Aloha: cliëntvragenlijsten (PREM Wijkverpleging)

Via taakticket voor Functionaliteit aanvragen lever je een lijst aan met alle cliëntnummers van de cliënten naar wie de uitvraag moet worden gestuurd.

Tickets worden in principe de volgende werkdag opgepakt en hoeven niet ruim van tevoren worden ingediend. We raden aan kort voor aanvang van het uitvragen van de PREM een ticket aan te maken, zodat je de meest actuele lijst met cliënten en cliëntnummers meestuurt.

Van die cliënten hebben we het volgende nodig:

• Cliëntnummers: Via RapportenCliëntenDetailgegevens per cliënt draai je eenvoudig een lijst met alle cliënten of alle cliënten per locatie uit met daarin alle cliëntnummers

• Naam van ZorgkaartNederland-locatie: Zoek op ZorgkaartNederland de juiste naam en/of URL van de locatie. Vallen alle cliënten onder dezelfde locatie? Geef dan eenmaal per document aan om welke locatie op ZorgkaartNederland het betreft. Als de cliënten onder meerdere locaties vallen, voeg dan per cliënt de juiste locatienaam toe. Je kunt dus de aanvraag voor cliënten voor meerdere ZorgkaartNederland-locaties in een document doen.

Het via Rapporten > Cliënten > Detailgegevens per cliënt gegenereerde bestand moet een beetje opgeschoond worden. Dit kan het makkelijkst met Excel. Verwijder alle cliënten die niet in aanmerking komen voor de PREM Wijkverpleging en alle kolommen behalve het cliëntnummer. Sla het bestand vervolgens op als .csv-bestand. Het bestand ziet er als volgt uit:

Download hier het .csv-voorbeeldbestand. Het .csv bestand kun je in Excel openen om te bekijken hoe je de data moet structureren. Zorg dat je bij het aanleveren van de data de structuur uit de voorbeeldafbeelding aanhoudt. Het voorbeeldbestand is kommagescheiden en kan over één regel in de kolom weergegeven worden. Scheid in dat geval de kolommen handmatig en structureer de data zoals aangegeven. Sla vervolgens het bestand op als CSV (kommagescheiden).

Aanvraag via ticket

Je doet de daadwerkelijke aanvraag aan ons via het ticket Functionaliteit aanvragen.

Het ticket bevat de volgende velden voor de configuratie van de PREM Wijkverpleging, waarvan twee verplichte velden:

• AGB-code van de organisatie (verplicht)

• KvK-nummer van de organisatie (verplicht)

• ZorgkaartNederland-locatie (optioneel) als er maar één locatie gekoppeld hoeft te worden

• Telefoonnummer van de organisatie (optioneel)

• De uitnodigingsopties. Mogelijkheden zijn: ..

  • Caren & brief

  • Caren & papieren vragenlijst

  • Alleen Caren

  • Alleen brief

  • Alleen papieren vragenlijst

Verder moet uiteraard het bestand met cliëntnummers uit stap 1 worden toegevoegd.

Bij het aanmaken van het ticket word je gewezen op de kosten van gebruik. Deze dienst wordt verder aangeboden onder dezelfde voorwaarden als het contract dat je organisatie heeft met Nedap Healthcare voor het leveren van het Ons EPD.

Controle van logo

Op de uitnodiging drukken wij het logo van jullie organisatie. In het ticket vragen we te controleren of het logo van jullie organisatie in Ons juist is. Hierover vind je meer informatie in Organisatielogo aanpassen.

Het opgegeven telefoonnummer vermelden we in de brief, zodat de cliënt contact kan opnemen in geval van vragen. Vul je in het ticket geen telefoonnummer in, dan gebruiken we het algemene telefoonnummer van jullie organisatie, zoals dat in Ons bekend is.

Als de PREM Wijkverpleging door een extern bureau wordt afgehandeld, moet soms voorafgaand aan de cliënt worden gevraagd of persoonlijke gegevens met het bureau mogen worden gedeeld. Omdat Nedap jullie EPD-leverancier is, is dat in dit geval niet nodig.

Op basis van het ticket configureren wij de uitvraag van jullie organisatie. Dit kan enkele werkdagen duren. Wil je dat de uitvraag op een specifiek moment in de toekomst wordt gedaan? Dan kun je dit aangeven in het ticket. Bij het instellen wordt automatisch gecontroleerd of een cliënt een (gekoppeld) Caren-account heeft. Is dit het geval? Dan versturen we de uitnodiging via Caren. In de praktijk zien we dat dit een aanzienlijk hoger reactiepercentage geeft dan uitnodigingen via een brief. Is er geen Caren-account, dan wordt de uitnodiging per brief verstuurd. Hiervoor is een geldig adres in Ons nodig. Hiervoor wordt het correspondentieadres of woonadres (BRP) (in deze volgorde) gebruikt. Wil je alleen uitnodigingen via Caren (of per brief) versturen? Dan kun je dit aangeven in het commentaarveld van het ticket.

Op het moment van uitnodigen controleren wij of de cliënt is overleden. Dit voorkomt zo veel mogelijk dat nabestaanden nog post krijgen. Helaas is dit niet 100% betrouwbaar, bijvoorbeeld omdat het overlijden niet direct in ONS is geregistreerd of omdat er tijd zit tussen het versturen en ontvangen van de uitnodiging.

Nedap benadert de cliënten op basis van de gegevens uit de Ons-applicaties, op de wijze die in het taakticket is aangegeven. De volgende mogelijkheden bestaan:

Caren & brief

De cliënt ontvangt via Caren een uitnodiging. Heeft de cliënt geen Caren-acount? Dan ontvangt de cliënt een brief. In de brief staan instructies en een koppelcode die de cliënt online op www.nedap-aloha.nl moet invullen. Voor beide situaties geldt dat de vragenlijst door de cliënt online ingevuld wordt.

Caren & papieren vragenlijst

De cliënt ontvangt via Caren een uitnodiging. Als de cliënt dit heeft, vult deze de vragenlijst online in.

Heeft de cliënt geen Caren-acount? Dan ontvangt de cliënt een papieren vragenlijst die deze na invulling met bijgesloten antwoordenvelop retour kan sturen. Deze gegevens worden vervolgens automatisch gescand en digitaal verwerkt.

Alleen Caren

Alleen cliënten met een Caren-acount ontvangen via Caren de uitnodiging. Als de cliënt dit heeft, vult deze de vragenlijst online in. Cliënten zonder Caren-account zullen dus geen uitnodiging ontvangen.

Alleen brief

Alle cliënten ontvangen een uitnodiging per brief. In de brief staan instructies en een koppelcode die de cliënt online op www.nedap-aloha.nl moet invullen. Vervolgens wordt de vragenlijst door de cliënt online ingevuld.

Alleen papieren vragenlijst

Alle cliënten ontvangen een papieren vragenlijst. Na invulling stuurt de cliënt deze met bijgesloten antwoordenvelop retour. Deze gegevens worden vervolgens automatisch gescand en digitaal verwerkt.

Je kunt ervoor kiezen om na enkele weken een herinnering te sturen om zo het aantal reacties te verhogen. Dit doe je door het originele ticket te heropenen en dit aan te vragen. Herinneringen worden enkel verstuurd naar cliënten die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld.

Wij geloven dat een cliënttevredenheidsonderzoek primair zou moeten gaan om het verbeteren van de zorg. Veel organisaties zien de huidige PREM Wijkverpleging als een verplichting: het wordt gedaan omdat de zorgverzekeraar het eist en de resultaten worden intern niet of nauwelijks gebruikt om cliënttevredenheid te beoordelen.

De meest waardevolle feedback, zowel positief als negatief, geven cliënten altijd persoonlijk. Een schriftelijke vragenlijst kan een waardevolle toevoeging hiervoor zijn, maar moet niet gebruikt worden om een ééndimenisionale score voor een organisatie te genereren. We zetten ons in om dit te verbeteren, zowel door betere functionaliteit in Aloha als in overleggen met de betreffende instanties.

De resultaten van de PREM Wijkverpleging worden gepubliceerd op de website van ZorgkaartNederland en worden verzameld door Mediquest voor vergelijkend onderzoek. In de vragenlijst geven cliënten aan of ze hiervoor toestemming geven. Elke ingevulde vragenlijst (met toestemming) wordt direct na afronden digitaal naar ZorgkaartNederland verstuurd.

Bij Mediquest leveren wij de resultaten in bulk aan bij het afronden van de meetperiode (normaal gesproken in januari van het jaar na de meetperiode). Hiervoor is het van belang dat je bij Mediquest toestemming hebt gegeven deze gegevens te verwerken. Mediquest stuurt hiervoor gedurende het jaar een bericht met uitleg.

Uitnodiging via Caren

Uitnodiging per brief

Wil je het logo op de uitnodigingen via Aloha wijzigen? Zie dan Organisatielogo aanpassen voor meer informatie.

De inhoud van de online vragenlijst en de papieren vragenlijst is hetzelfde.

Digitale / online vragenlijst

Papieren vragenlijst