Met Ons Notificaties voor cliënten kunnen SMS- of e-mailberichten verstuurd worden aan cliënten, waarin informatie over de afspraak met de behandelaar staat vermeld. De client wordt op deze manier eenvoudig aan de afspraak herinnerd, waarmee de functionaliteit kan bijdragen aan het verminderen van no-shows.
De functionaliteit richt zich vooralsnog op het versturen van notificaties over afspraken die in Ons Agenda zijn gemaakt. Op het moment dat voor de cliënt een afspraak wordt gemaakt of een afspraak wordt gewijzigd, wordt een SMS of e-mail gestuurd naar de cliënt met daarin de details over de afspraak.
Staat Ons Notificaties voor cliënten aan? Dan is het ook mogelijk om de functionaliteit in te laten bouwen in API-koppelingen door externe partijen, zoals bijvoorbeeld voor de afname van vragenlijsten door Roqua.
Hoe werkt het?
Ons Agenda kent twee soorten notificaties: Bevestigingen en aanpassingen en daarnaast Herinneringen. Onder de eerstgenoemde vallen het versturen van een bevestiging van de afspraak, berichten over het aanpassen (wijzigen), verwijderen (annuleren) van een afspraak en het verwijderen van een cliënt uit een afspraak (annuleren). Dit heeft tot doel om de ontvanger te laten weten wanneer de afspraak is en wat de details ervan zijn. Herinneringen worden gestuurd op een moment voordat de afspraak plaatsvindt, om de kans op no-shows te verkleinen.
Afhankelijk van het type notificatie, verschilt het bericht en de informatie die verstuurd wordt. Zo wordt bijvoorbeeld bij het aanmaken van een afspraak de locatie gestuurd en bij het verschuiven van een afspraak de oude en nieuwe tijden.
Berichten van het type Bevestigingen en aanpassingen bevatten zowel de afspraaktitel als de locatienaam. Berichten van het type Herinneringen bevatten nooit de afspraaktitel of locatienaam. Hieronder staat een aantal voorbeelden:
Er is een afspraak met u gemaakt op vrijdag 17 januari 2020 van 13:15 tot 14:15.
Uw afspraak op vrijdag 17 januari 2020 van 13:15 tot 14:15 is verplaatst naar vrijdag 17 januari 2020 van 14:15 tot 15:15.
Uw afspraak op vrijdag 17 januari 2020 is geannuleerd.
Uw herhalende afspraken op vrijdag 17 januari 2020 van 13:15 tot 14:15 en de daarop volgende zijn geannuleerd.
Voor notificaties van het type herinneringen worden de locatie en naam niet meegestuurd. Dit bericht bestaat enkel uit: U heeft een afspraak om {start_tijd}. Als er meerdere afspraken die dag zijn, worden alle starttijden genoemd.
In welke situaties ontvangt een cliënt een notificatie?
Bevestigingen en aanpassingen en herinneringen worden alleen verstuurd als:
de client op aanwezig staat bij een afspraak, en;
het versturen van notificaties bij de cliënt aanstaat, en;
de contactmethode is bevestigd, en;
het versturen van notificaties bij de organisatie aan staat.
De standaard staat van een cliënt (aan- of juist afwezig), is in te stellen bij de Agenda-instellingen. Afhankelijk van de staat ontvangt de cliënt notificaties voor de afspraak.
Wanneer worden notificaties verstuurd?
Bevestigingen en aanpassingen
Notificaties van bevestigingen en aanpassingen worden op de onderstaande momenten verstuurd:
Direct wanneer de afspraak is aangemaakt. Voorbeeldtekst: 'Er is een afspraak met u gemaakt op vrijdag 17 januari 2020 van 13:15 tot 14:15.'
Direct wanneer de afspraak is geannuleerd of gewijzigd. Voorbeeldtekst: 'Uw afspraak op vrijdag 17 januari 2020 is geannuleerd. Uw afspraak op vrijdag 17 januari 2020 van 13:15 tot 14:15 is verplaatst naar vrijdag 17 januari 2020 van 14:15 tot 15:15.'
Bovengenoemde teksten zijn voorbeelden. De daadwerkelijke teksten kunnen meer of minder informatie bevatten.
Herinneringen
Notificaties van Herinneringen worden op de onderstaande momenten verstuurd:
{instelbare tijd} van te voren als herinnering.
Dit is in te stellen via de optie Verstuur vroege herinnering. Het gaat dan om het aantal dagen van te voren en (bij benadering) het tijdstip van versturen.
Hoeveel notificaties worden er verstuurd?
Notificaties van bevestigingen en aanpassingen: 1 bericht per afspraak.
Notificaties van Herinneringen: 1 bericht per dag, ongeacht het aantal afspraken op die dag.
Zijn berichten in of uit te schakelen?
Notificaties van bevestigingen en aanpassingen: Als het versturen van notificaties ingeschakeld is, dan worden deze notificaties altijd gestuurd.
Notificaties van Herinneringen: Als het versturen van notificaties ingeschakeld is, dan is instelbaar of er wel of geen herinneringen verstuurd moeten worden.
Uitschrijven op e-mailberichten
Cliënten die de berichtgeving per e-mail niet op prijs stellen, kunnen zich hiervoor via het e-mailbericht uitschrijven. Deze optie is bij sms-berichten technisch niet mogelijk.
Begeleidende tekst
De tekst van het SMS-bericht dat voor of na deze meldingen zichtbaar is, kan naar wens via sjablonen aangepast worden.
Inzage in verstuurde berichten
Tot slot is het met de functionaliteit mogelijk om met behulp van een overzicht te bekijken op welk moment welke berichten zijn verstuurd.
Kosten per sms-bericht
Net zoals het geval is met authenticatiecodes die per SMS verstuurd worden, geldt ook voor deze functionaliteit dat de kosten voor het versturen van SMS-berichten conform het contract door Nedap worden doorbelast aan de zorgorganisatie. Voor het versturen van e-mailberichten worden geen kosten doorberekend.
