Benodigde autorisaties:
Taak: Caren-koppelingen en -uitnodigingen [van een cliënt] bekijken: met deze taak kan de gebruiker de Carenstatus in Ons Administratie en Ons Cliënt bekijken.
Taak: Caren-koppelingen en -uitnodigingen [van een cliënt] bewerken: met deze taak kan de gebruiker accounts ontkoppelen en uitnodigingen annuleren.
Taak: Carenuitnodigingen [voor een cliënt] aanmaken: met deze taak kan de gebruiker uitnodigingen aanmaken.
Taak: Bulkberichten sturen naar zorgnetwerken in Caren: deze taak is benodigd om gebruik te kunnen maken van de functionaliteit om in bulk berichten naar Caren-gebruikers te kunnen sturen.
Benodigde bereik-instellingen
Voor het inzien en versturen van locatieberichten (bulkberichten) geldt dat er alleen bulkberichten ingezien en uitgestuurd kunnen worden naar locaties die binnen het bereik van de gebruiker vallen en waar de gebruiker derhalve voor geautoriseerd is om deze in te zien. Een bulkbericht kan alleen verstuurd worden als een van de communicatie-opties in de Caren-omgeving aanstaat.
Navigatie
Via het tabblad Cliëntnetwerk bij een cliënt: Ga in Ons Administratie naar de cliënt, klik op het tabblad Cliëntnetwerk en klik vervolgens op Caren om deze cliënt in Ons Cliënt te openen.
Via het locatiegram: Ga naar . Klik op het tabblad . Klik de locatie aan waarvoor je inzage in Caren-koppelingen wil krijgen. Bij het locatiegram vind je vervolgens het linkje .
Standaard opent het dashboard op de pagina met detailgegevens van de cliënt waarvan de Caren-link aangeklikt is (bij openen via Personalia) of op de locatiepagina van de locatie die via het locatiegram geopend is (via het locatiegram). Klik op het Home-icoontje of op de tekst Dashboard om naar de homepage van het Dashboard te gaan.
Ons Cliënt dashboard
Op het dashboard is allerlei informatie en functionaliteit verzameld. Je vindt hier:
Totaalcijfers over aangesloten cliënten, locaties en verstuurde (bulk)berichten
Een overzicht van alle cliënten die bij de organisatie aangesloten zijn met de status van de Caren koppeling
Het locatiegram, met de mogelijkheid om direct door te klikken naar Caren-informatie per locatie.
Via het navigatiemenu zijn de onderdelen Locatieberichten en Locaties te benaderen. Ook is het via de Home-knop terug te navigeren is naar het dashboard. De genoemde onderdelen worden hieronder apart toegelicht.
Locatieberichten
Dit onderdeel toont een overzicht van alle bulkberichten die zijn uitgestuurd. Ook kunnen hier bulkberichten aan alle cliënten uitgestuurd worden.
Details en inhoud van uitgestuurde locatieberichten zien
Om details en inhoud van uitgestuurde locatieberichten te zien:
Klik op de tekst van het bericht onder het kopje Bericht.
De details van het bericht zijn rechts op het scherm in te zien.
Een locatiebericht aan alle cliënten sturen
Om een locatiebericht aan alle cliënten te sturen:
Klik op de knop Verstuur bericht.
Een pop-up scherm verschijnt.
Vul hier het bericht in. De tekst mag maximaal 64.000 karakters lang zijn.
Klik op Opslaan.
Het bericht verschijnt bij alle cliënten in een blauw kader.
Cliënten ontvangen ook een notificatie per e-mail.
Navigeren naar Caren-informatie per locatie
Klik op een locatienaam-linkje onder het kopje Locatie om direct doorgeleid te worden naar de pagina van deze locatie in het onderdeel Locaties. Dit is alleen mogelijk als het een specifieke locatie betreft. Hier vind je een overzicht van alle cliënten die horen bij de locatie, met de status van de Caren-koppeling vermeld.
Locaties
Dit onderdeel toont een locatiegram. Via het zoekveld op de hoofdpagina Locaties is te zoeken op namen van specifieke locaties.
Per locatie opent een aparte pagina, met daarop een overzicht van alle cliënten die horen bij de locatie, met de status van de Caren-koppeling vermeld. Via het zoekveld op de locatie-specifieke pagina zijn cliënten van de desbetreffende locatie op te zoeken. Hierin kan gezocht worden op cliëntnaam, cliëntnummer en BSN.
Locatiebericht aan cliënten van een specifieke locatie toesturen
In het onderdeel Locaties is het mogelijk om een bulkbericht naar een specifieke locatie uit te sturen via de knop Verstuur bericht. Deze knop is op elke pagina van een specifieke locatie beschikbaar. De knop is niet beschikbaar op de de overzichtspagina van het onderdeel Locaties.
Om een bulkbericht aan een specifieke locatie te sturen:
Klik op de knop Verstuur bericht.
Een pop-up scherm verschijnt.
In de toelichting op het scherm staat de locatie vermeld waarvan alle cliënten en gebruikers het bericht zullen ontvangen.
Vul hier het bericht in. De tekst mag maximaal 64.000 karakters lang zijn.
Klik op Opslaan.
Het bericht verschijnt bij alle cliënten in Caren zelf in een blauw kader.
Cliënten ontvangen ook een notificatie per e-mail.
Gegevens per cliënt inzien
Zoek de cliënt op op via het zoekveld in het Dashboard van Ons Client of in het onderdeel Locatie in Ons Client. Een overzichtspagina verschijnt. Hier is informatie beschikbaar over (verlopen) uitnodigingen en zijn verschillende acties mogelijk.
Persoonlijke info en status koppeling inzien
Om persoonlijke informatie over de cliënt en de status van de Caren koppeling te zien:
Klik op de knop met de naam van de cliënt, rechtsbovenin het scherm.
Een pop-up verschijnt met informatie over de cliënt en informatie over de status van de koppeling.
Bij een actieve Caren-koppeling staat hier een groen veld met 'Actieve koppeling'.
Is de cliënt niet gekoppeld? Dan toont het scherm een rood veld met Geen koppeling'.
Is er sprake van een lopende uitnodiging? Dan toont het scherm een oranje veld met 'Uitnodiging verstuurd'.
Cliënt uitnodigen voor Caren
Om cliënten uit te nodigen voor Caren:
Klik na de cliënt opgezocht te hebben, in de overzichtspagina bij de cliënt op Uitnodigen.
Onder Verstuurde uitnodigingen verschijnt informatie over de gegenereerde uitnodiging. Deze is te downloaden. Ook is de uitnodiging in te trekken.
De Carenstatus van de cliënt verandert automatisch van Niet gekoppeld naar Uitgenodigd.
Caren-account ontkoppelen en eventueel opnieuw koppelen
Om een Caren-account te ontkoppelen:
Klik op de knop Ontkoppel account.
Een pop-up toont een waarschuwing met informatie over het effect van het verbreken van de koppeling.
Is dit effect gewenst? Geef dan de reden voor ontkoppeling en bevestig de actie dan via de knop Ontkoppel account. De actuele koppeling wordt nu 'zacht' ontkoppeld. Dit betekent dat de bestaande koppeling verbroken wordt. De historie bij de cliënt blijft behouden.
De status bij de cliënt verandert naar 'Niet gekoppeld'. Nu is het mogelijk om een hernieuwde uitnodiging te genereren om de cliënt aan een ander account te koppelen. Klik hiervoor op Uitnodigen.
Inzage koppeling per cliënt in Ons Administratie
Ga bij de cliënt naar het tabblad Cliëntnetwerk en klik op de header Caren. Vervolgens wordt Ons Cliënt voor deze cliënt geopend en vind je de status:
Actieve koppeling: er is op dit moment sprake van een actieve koppeling tussen de cliënt en een Caren-account
Niet gekoppeld: er is op dit moment geen sprake van een actieve koppeling tussen de cliënt en een Caren-account. Ook is er geen sprake van een openstaande uitnodiging.
Uitnodiging is nog [aantal] dagen geldig: er is op dit moment geen sprake van een actieve koppeling tussen de cliënt en een Caren-account. Wel staat hiervoor een uitnodiging open.
Onbekend: bij deze cliënt is geen informatie over een Caren koppeling bekend. Dit gebeurt als Caren niet bereikbaar is, of wanneer de zorgorganisatie geen Caren gebruikt.
