Via dit nieuwsbericht willen we je erop attenderen dat bepaalde zaken in Ons® Administratie en Ons® Plannen & Roosteren geen associatie hebben met het weeknummer, waar dit mogelijk wel verwacht wordt. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden indien medewerkers afspraken hebben die gekoppeld zijn aan even of oneven weeknummers. Mogelijk is dit binnen jullie organisatie al gezien, omdat het gevolgen kan hebben op jullie processen.
Toelichting
In de Ons® Suite worden kalenderjaren en weeknummers weergegeven en gebruikt volgens de internationale standaard. Dit betekent dat kalenderjaren altijd in 52 weken worden verdeeld. Dit zorgt er echter voor dat er jaarlijks slechts 364 kalenderdagen zijn, waardoor er eens in ongeveer zes jaar een 53e week aanwezig is die het verschil weer rechttrekt.
Normdagen in Ons® Administratie
Medewerkers die een meetperiode periode van langer dan één week hebben en die meetperiode associëren met het weeknummer, kunnen verrast worden door deze extra week. Het doorbreekt namelijk het vaste patroon. Mogelijk is er dus een aanpassing nodig in de meetperiode rondom week 53 om het vaste patroon te kunnen blijven behouden in 2027.
Voorbeeld: Een medewerker met een meetperiode van twee weken verwacht mogelijk dat de meetperiode start in de even week en eindigt in de oneven week. Vanwege week 53, gevolgd door week 1, zijn er twee oneven weken. Hierdoor klopt deze verwachting niet meer.
(On)beschikbaarheden met meerwekelijks herhaalpatroon in Ons® Plannen & Roosteren
Het kan voorkomen dat medewerkers een (on)beschikbaarheidspatroon hebben die meerwekelijks herhaald worden. Als deze patronen een verband hebben met het weeknummer, dan kan weeknummer 53 er ook voor zorgen dat het herhaalpatroon onverwachts verschuift. In Ons® Plannen & Roosteren heeft het herhaalpatroon echter geen verband met het weeknummer en kan het nodig zijn dat het patroon moet worden aangepast vanaf week 53 of week 1.
Voorbeeld: Een medewerker heeft een onbeschikbaarheid in de weekenden die tweewekelijks herhaald wordt, welke altijd in een oneven week valt. Door week 53, gevolgd door week 1, zou de eerstvolgende onbeschikbaarheid in 2027 onverwacht in het weekend van een even week (week 2) vallen.
Tweewekelijkse zorgarrangementen in Ons® Plannen & Roosteren
Net zoals bij (on)beschikbaarheden kan het ook voorkomen dat zorgmomenten bij cliënten die niet-wekelijks voorkomen ook voor onverwachte verrassingen kan zorgen bij cliënten.
Voorbeeld: Een cliënt ontvangt iedere twee weken huishoudelijke hulp, welke altijd in een even week valt. Door week 53, gevolgd door week 1, zou het eerstvolgende zorgmoment in 2027 onverwacht in een oneven week (week 1) zijn.
Het Basisrooster
Ons® Basisrooster werkt op basis van een vier wekelijkse periode. Het toepassen van het basisrooster aan het begin van periode 13 zorgt er standaard voor dat week 53 niet gevuld wordt. Indien dit gewenst is, dan vereist dat een extra handeling. Naast het basisrooster kan ook de kopieerfunctie in de gereedschapskist ook hetzelfde effect hebben.
Voorbeeld: Het basisrooster toepassen vanaf week 49 maakt dat week 53 nog leeg blijft. Door het rooster nogmaals toe te passen vanaf week 50 wordt ook week 53 gevuld.
Tot slot
We hopen dat het nieuwsbericht jullie helpt tijdig actie te ondernemen als dat nodig is. We willen benadrukken dat dergelijke herhaalpatronen geen verband hebben met een weeknummer. Het systeem kan dus niet weten voor welke medewerkers/cliënten deze verschuivingen relevant zijn en wat de gewenste situatie zou moeten zijn. Aanpassingen in deze herhaalpatronen dienen dus door de zorgaanbieder handmatig uitgevoerd te worden. Nedap Ons® kan hierin geen verdere ondersteuning bieden.
De komende jaren die ook een 53e week bevatten zijn 2032, 2037, 2043, 2048 en 2054.
