Zie Ons Capaciteitsmanagement: toegelicht voor meer informatie over dit onderwerp.
Benodigde autorisaties
Ons Capaciteitsmanagement kent momenteel de volgende taken:
Volledige toegang tot Ons Cap. | Inzage in Ons Cap. | Beperkte inzage in Ons Cap. | |
Inzage van rapportages | Toegang | Toegang | Toegang |
Inzage rapportages details (cliënten, medewerkers en diensten) | Toegang | Toegang | Geen toegang |
Beheren van instellingen en composities | Toegang | Geen toegang | Geen toegang |
Uitsluiten van cliënten/medewerkers en diensten | Toegang | Geen toegang | Geen toegang |
Capaciteitsprofielen in Ons Administratie
Aanvullende autorisaties
De volgende taken geven alleen toegang tot het inrichten van de profielen in Ons Administratie voor Ons Capaciteitsmanagement. Je hebt dus ook een van de bovenstaande taken nodig voor volledige toegang/inzage/beperkte inzage.
Urenopbouwprofielen aanmaken
Urenopbouwprofielen inzien
Urenopbouwprofielen toekennen
Urenopbouwprofielen verwijderen
Urenopbouwprofielen wijzigen
Het is noodzakelijk om Capaciteitsprofielen in Ons Administratie in te richten. Voordat je de profielen kunt inrichten, moet je de functionaliteit aanzetten. Ga hiervoor naar . Ga vervolgens naar .
Capaciteitsprofielen worden gebruikt om de zorgvraag voor cliënten te bepalen. Dit ziet er als volgt uit: per product kan worden bepaald hoeveel minuten per week of per deskundigheid/deskundigheidsgroep besteed mogen worden.
Voorbeeld:
ZZP VV5: 300 minuten per week Verzorging, 120 minuten per week Verpleging.
ZZP VV6: 360 minuten per week Verzorging, 160 minuten per week Verpleging.
Je kunt verschillende profielen aanmaken. Het is dus bijvoorbeeld mogelijk om een profiel te maken voor de gehele organisatie of voor bijvoorbeeld een specifieke afdeling nadruk op verpleging, of om een profiel met de NZA-normen te maken.
Composities maken
Binnen Ons Capaciteitsmanagement kan op ieder niveau een capaciteitsberekening gemaakt worden. Zo kun je bijvoorbeeld een berekening maken voor een hele locatie, maar ook voor een individuele afdeling. Ons Capaciteitsmanagement combineert de locaties vanuit Ons Administratie en de teams vanuit Ons Planning. Het niveau waarop je de berekening maakt, wordt opgeslagen in een zogenaamde compositie. Het maken en beheren van composities gebeurt binnen de applicatie Ons Capaciteitsmanagement.
Ga naar Ons Capaciteitsmanagement. Op de startpagina staat rechts bovenin Nieuwe compositie. Je kunt de compositie een naam geven en aangeven of je de compositie alleen voor jezelf wil maken of met de gehele organisatie wilt delen.
Per compositie moet je een capaciteitsprofiel selecteren (zie Capaciteitsprofielen in Ons Administratie hierboven). Als je ervoor hebt gekozen om voor de hele organisatie een profiel te maken, kun je die hier selecteren. Als er op deze locatie specifieke zorg wordt verleend, is het ook mogelijk om een specifieker capaciteitsprofiel te selecteren.
Als laatste stap moet je een selectie van teams en locaties maken. Hiervoor wordt het locatiegram uit Ons Administratie en het organigram uit Ons Planning opgehaald. Ons Capaciteitsmanagement kan zelf worden ingericht (tot een maximum van 1000 cliënten/medewerkers binnen een en dezelfde compositie).
Hiërarchie van deskundigheden
Wanneer er meerdere deskundigheden bij een medewerker zijn ingericht, wordt het hoogte deskundigheidprofiel meegeteld. De hiërarchie van deskundigheden wordt bepaald op basis van de deskundighedenboom in Ons Planning. Let erop dat deze daarom goed moet worden ingericht. Zie Hiërarchie van deskundigheden voor meer informatie.
Overnemen van cliënten uit Ons Administratie
Ons Capaciteitsmanagement neemt niet zomaar van elke locatie alle cliënten over uit Ons Administratie. Er is een aantal criteria waar de cliënt aan moet voldoen, omdat je bijvoorbeeld geen cliënten op een wachtlijst wilt meenemen in je capaciteitsberekening.
Cliënten moeten aan het volgende voldoen om uit Ons Administratie te worden overgenomen:
De cliënt moet een geldige zorglegitimatie hebben
Momenteel ondersteunen we de financieringsstromen WLZ, ZVW, WMO en JW. Binnen een van deze stromen moet de cliënt een geldige zorglegitimatie hebben.
Als een cliënt een MPT heeft, wordt deze niet getoond in capaciteitsmanagement. De reden hiervoor is dat capaciteitsmanagement momenteel is gericht op intramurale situaties.
De cliënt moet een geldige declaratie hebben
Cliënten moeten een geldige declaratie hebben om te voorkomen dat we cliënten meetellen die bijvoorbeeld op een wachtlijst staan.
De zorglegitimatie en declaratie moeten aan elkaar gekoppeld zijn
Het is belangrijk dat de geldige zorglegitimatie en declaratie aan elkaar zijn gekoppeld. Hieronder zie je een voorbeeld van een geldige legitimatie:
Wanneer je vervolgens bij de details van de declaratie kijkt, zie je dat deze gekoppeld is aan de legitimatie.
Let erop dat de datums gelijk en geldig zijn.
De cliënt moet 'in zorg' zijn (actieve zorgopname)
Alleen cliënten die in zorg zijn, worden overgenomen. Zijn cliënten pas in zorg vanaf of tot een bepaalde datum, dan neemt Ons Capaciteitsmanagement die data ook over. De cliënten worden dan alleen meegeteld voor de periode waarin ze daadwerkelijk actief in zorg zijn.
De cliënt moet een geldige locatiekopeling hebben
Cliënten moeten een actieve locatiekoppeling hebben. Als cliënten verhuizen en de locatiekoppeling hierdoor een vanaf- of tot-datum krijgt, neemt Ons Capaciteitsmanagement die data ook over. De cliënten worden dan alleen meegeteld voor de periode waarin ze daadwerkelijk op de locatie wonen.
Cliënten met meerdere locatiekoppelingen
In Ons Administratie kan een cliënt een Hoofdlocatiekoppeling en (meerdere) Algemene locatiekoppelingen hebben. In Ons Capaciteitsmanagement worden al deze koppelingen met hun eigen begin- en einddatum overgenomen. In bepaalde situaties kan het dan voorkomen dat cliënten voor een andere periode worden meegeteld dan verwacht.
Hieronder staat een voorbeeld van hoe dat eruit kan zien en twee mogelijkheden om te voorkomen dat je een bepaalde locatie niet in de capaciteitsberekening meeneemt.
Voorbeeld
Stel dat de locatiegram er als volgt uit ziet:
Een voorbeeldcliënt heeft een locatiekoppeling voor Woonzorg Bloemenhof en Kamer 1 vanaf 01-01-2020. De cliënt is echter op 01-06-2020 verhuisd naar kamer 4. In dit geval wordt vaak alleen de locatiekoppeling van Kamer 1 aangepast naar Kamer 4.
Vervolgens heeft de cliënt de volgende twee locatie koppelingen:
Woonzorg Bloemenhof: geldig vanaf 01-01-2020
Kamer 4: geldig vanaf 01-06-2020.
Maak je vervolgens in Ons Capaciteitsmanagement een compositie voor de locatie Woonzorg Bloemenhof aan:
Dan wordt bij de cliënt de volgende melding weergegeven:
In dit voorbeeld wordt de cliënt vanaf 01-01-2020 meegeteld in de capaciteitsberekening.
Oplossing
Als het gedrag uit het voorbeeld niet gewenst is, kan dit op twee manieren worden aangepast:
Door binnen de compositie alleen de individuele kamers te selecteren. Let er dan wel op dat cliënten die alleen een koppeling hebben op de hoofdlocatie (Woonzorg Bloemenhof), niet meer worden meegeteld.
Door de datums van de locatiekoppelingen gelijk te trekken. Zie Locaties en kamers bij cliënten toevoegen of bewerken voor meer informatie.
