Op 4 april 2024 heeft door de minister van VWS, besluitvorming plaatsgevonden over een nieuwe vaccinatieronde COVID-19 in het najaar van 2024. Hiervoor is een nieuw meetinstrument beschikbaar gesteld. Samen met het RIVM hebben we ook gekeken naar een nieuwe aanleverroute. In deze handleiding lees je meer over deze aanleverroutes.
Aanleverbestanden genereren
Aanlevering deadline
Voor de aanlevering van de COVID-19-registraties van 2024 zijn de volgende twee momenten vastgelegd:
- Eerste ronde aanlevering vindt uiterlijk maandag 28 oktober 2024 plaats. Bij het maken van de export kies je als vanaf-datum de eerste datum waarop deze vaccinatieronde gevaccineerd is. Als tot-datum kies je uiterlijk 28-10-2024.
- Tweede ronde aanlevering vindt uiterlijk vrijdag 3 januari 2025 plaats. Bij het maken van de export kies je als vanaf-datum 29-10-2024 en tot-datum uiterlijk 3-1-2025.
De COVID-19-vaccinaties zijn in Ons® Klinimetrie geregistreerd in een meetinstrument. Voor de aanlevering moet je zelf de bestanden genereren en versturen. Hiervoor kan je een Excel-rapport genereren met daarin de COVID-19-vaccinatieregistraties. Hieronder leggen we stap voor stap uit wat de vereiste acties zijn:
- Raadpleeg de handleiding Excel-rapport van meetinstrumenten maken in Ons® Klinimetrie voor het genereren van Excel-rapporten.
- Selecteer het COVID-19 RIVM-aanleverbestand, kies de juiste periode en start een download.
- Sla dit bestand op op je computer. Dit is een zip-bestand
- Ga naar de map met het zip-bestand en pak het bestand uit. PAS DE BESTANDSNAMEN NIET AAN!
- Dit zip-bestand bevat twee of drie bestanden:
- Een bestand dat je moet aanleveren. Dit is een csv-bestand. Dit bestand ga je aanleveren.
- Een txt-bestand. Dit bestand bevat een uitvallijst. Dit bestand is een controlebestand. Dit bestand lever je ook niet aan. Controleer dit bestand voordat je de andere csv-bestanden gaat aanleveren.
- En eventueel nog een csv-bestand met de anonieme aanlevering. Dit bestand ga je aanleveren.
Uitvallijst
Voordat de aanlevering gedaan kan worden moet de uitvallijst gecontroleerd worden. De volgende onderdelen zijn verplicht:
- Cliëntgegevens: voornaam, achternaam, postcode, huisnummer, geboortedatum, bsn.
- AGB-code: de hoofdlocatie van de cliënt moet gekoppeld zijn aan een AGB-code. Als dat niet het geval is, moet een bovenliggende locatie gekoppeld zijn aan een AGB-code.
- Vaccinatie gegevens: vaccinnaam, batchnummer, vaccinatiedatum (datum mag niet in de toekomst liggen).
Voor de anonieme aanlevering zijn alleen de geboortedatum, de vaccinnaam, het batchnummer en de vaccinatiedatum (datum mag niet in de toekomst liggen) verplicht.
Aanleverroutes
Er zijn twee aanleverroutes opgezet door het RIVM. Als organisatie kies je zelf een aanleverroute.
- Aanleveren via Zorgmail: Heb je als organisatie een eigen Zorgmail-account? Dan kan je de csv-bestanden ook aanleveren via Zorgmail. Het Zorgmail-adres van het RIVM is [email protected] (ontvanger: RIVM-DVP CIMS). Pas de bestandsnamen van de bestanden die je gaat versturen niet aan.
- Voor organisaties die geen gebruik maken van Zorgmail is er de mogelijkheid om aan te leveren via BRBA.nl: BRBA is in principe ook bedoeld voor instellingen zonder medische dienst die geen gebruikmaken van een EPD/EVS/ECD applicatie. RIVM raadt aan deze optie alleen als je de COVID-19 vaccinaties individueel invoert.
- Als je in bovenstaande aanleverroutes tegen problemen aanloopt, dan kun je een ticket inschieten. (Wij zullen je in contact brengen met de juiste contact persoon bij het RIVM die jullie een alternatieve aanleverroute zal bieden.)
