De Ons-Ysis koppeling is ontwikkeld om gegevens tussen Ons en Ysis uit te wisselen. Anders dan overige Koppelingen met Ons, is deze koppeling mede door Nedap ontwikkeld.
Koppeling inrichten
Gegevenskoppeling tot stand brengen
Net zoals de overige koppelingen is de Ons-Ysis-koppeling met een certificaat beveiligd.
Inrichting in Ons
Medewerker
Het is nodig dat er een medewerker wordt gemaakt van het type onderaannemer. Zie ook: Registreren met onderaannemers
Het identificatienummer van deze onderaannemer moet 'ysis.onderaannemer' zijn (zonder apostrof).
Voor een goede herkenbaarheid raden we aan om in de achternaam van de medewerker het begrip 'ysis' op te nemen.
De medewerker moet toegekend zijn aan een team. Welk team dit is, maakt voor de koppeling niet uit. De datum van het teamlidmaatschap van de medewerker moet 1 januari zijn van het jaar waarin de Ons-Ysis-koppeling gebruikt wordt. Zie ook: Medewerkers aan een team toewijzen.
Gebruiker
Maak een gebruiker aan met de gebruikersnaam 'ysis' (zonder apostrof). Zie ook: Inlogaccount aanmaken en aanpassen voor een gebruiker.
Log in als deze gebruiker. Kies hierbij een nieuw wachtwoord.
Als deze stap wordt overgeslagen, dan zal het tijdelijke wachtwoord na 100 dagen vervallen. Daardoor wordt het inlogaccount inactief en werkt de koppeling deels niet meer.
Cliënt
Voor de uitwisseling van cliëntgegevens dient de cliënt over een geldig BSN te beschikking. Op basis van het BSN is bij de koppeling bekend voor welke cliënt de gegevens bestemd zijn. Als geen BSN bekend is, worden geen gegevens over de betreffende cliënt uitgewisseld.
Testomgeving
Om de koppeling te testen op een testomgeving dient naast alle bovenstaande voorwaarden, ook voldaan te zijn aan de instelling dat de ysis-gebruiker toegang heeft om in te loggen in een testomgeving.
Gegevensuitwisseling
Onderstaande gegevens kunnen uitgewisseld worden. Geef bij de aanvraag voor het inschakelen van de koppeling bij Nedap aan welke gegevens uitgewisseld moeten worden (gebruik de hieronder vetgedrukte begrippen).
DBC Import
Registraties van DBC's, in minuten bij de betreffende cliënten.
BOPZ
Juridische status en wils(on)bekwaamheden.
BOPZ-VBM
Vrijheidsbeperkende maatregelen (oude (tot 2022) koppelvlak voor maatregelen).
Komt alleen mee als BOPZ-gegevenskoppeling ook ingeschakeld is.
WZD
Vrijheidsbeperkende maatregelen / aanzeggingen (nieuwe (sinds 2022) koppelvlak voor maatregelen).
Komt alleen mee als BOPZ-gegevenskoppeling ook ingeschakeld is.
Report
Dossierrapportages
Treatment plan
Ysis kent een behandelplan, dat bedoeld is voor de diverse disciplines die in Ysis vertegenwoordigd zijn. Dit behandelplan wordt in Ons® opgeslagen onder de documenten van de cliënt. De naam van het document is ysis_behandelplan aangevuld met nummer en revisienummer. Oude behandelplandocumenten worden automatisch gearchiveerd in Ons® wanneer een nieuw document vanuit Ysis wordt aangeboden en toegevoegd.
Rapportage bij wijziging in behandelplan
Als er in Ysis een behandelplan wordt gewijzigd, dan wordt in Ons bij de cliënt een rapportage getoond. In deze rapportage staat dat het behandelplan is gewijzigd en wordt er verwezen naar de documentnaam van het meest recente behandelplan.
Behandeladviezen
Elk nieuw of bijgewerkt advies in Ysis zorgt ervoor dat een bericht naar Ons® wordt gestuurd. We verwerken adviezen nu individueel en maken voor elk advies een apart document aan.
Elk document krijgt de naam van het advies in de titel.
Alleen adviezen die nieuw zijn of zijn bijgewerkt, krijgen een nieuw document in Ons®. Bestaande adviezen zonder wijzigingen, genereren geen nieuwe documenten.
Oude documenten worden automatisch gearchiveerd.
Je krijgt notificaties in de vorm van dossierrapportages. Je krijgt een dossierrapportage wanneer er een nieuw behandeladvies beschikbaar is, een behandeladvies bijgewerkt is of een behandeladvies gearchiveerd is.
Basic medical data
Medische basisgegevens en beleid: allergieën en overgevoeligheden, diagnoses (voorgeschiedenis), episodes en medisch beleid (proactieve zorg).
DBC
Momenteel wordt alleen de DBC productie vanuit Ysis overgenomen. Deze wordt als reguliere minuten bij de juiste cliënten gezet. Het registreren van de Zorgtrajecten en sub-trajecten wordt niet via de koppeling geregeld. Net als gewone registratieregels moeten de regels gefiatteerd worden en daarna geëxporteerd worden. Het fiatteren kan via het team waaraan de Ysis.onderaannemer is toegewezen. Bij het overnemen van de productie gaat de informatie van welke behandelaar de registratie gemaakt heeft verloren. Het is nog wel steeds mogelijk om een agb-code van een specialist door te sturen naar de grouper. In Ons® is dit te vinden onder de informatie van het zorgtraject zelf. Correcties en verwijderde regels komen via de koppeling gewoon door. Echter als de uren gefiatteerd zijn dan kunnen wijzigingen niet meer door de koppeling worden doorgevoerd. Dit moet dan vanuit Ons® worden gedaan (corrector rol). Na fiatteren kunnen nog wel nieuwe regels via de koppeling doorkomen. Het is belangrijk om te weten dat achteraf in Ons® altijd de regels gecorrigeerd kunnen worden, onafhankelijk van de koppeling. Het sluiten en heropenen van een sub-traject wordt ook door de koppeling geregeld. Wanneer een sub-traject wordt gesloten in Ons® en er zijn productie regels overgekomen dan wordt het sub-traject automatisch gesloten in Ysis. Let wel op dat de productie regels alleen s nachts over komen. Subtrajecten kunnen in Ons® heropend worden wanneer de eind-datum van het sub-traject wordt verwijderd. Als de koppeling ook het sub-traject eerder heeft gesloten in Ysis, dan zal de koppeling deze ook weer openen.
Aanbevolen DBC-proces
Bij gebruik van de koppeling is het moment van sluiten van sub-trajecten van belang. Vroegtijdig invullen van einddatum van sub-traject blokkeert het verder invoeren en corrigeren van registraties op dit sub-traject aan Ysis kant. Aan te raden is dus om trajecten pas te sluiten als er daadwerkelijk minimaal 42 dagen verlopen zijn sinds de laatste behandeling/registratie. Als er daarna nog correcties of aanvullingen komen, loopt de betreffende behandelaar erg achter en is het dus terecht dat er extra inspanning nodig is om deze registratie alsnog toe te voegen / te corrigeren. Fiatteren kan het beste in een wekelijks ritme gebeuren, maximaal 1 week na afloop (dus bv op vrijdag de voorgaande week fiatteren). Medewerkers hebben dan een week de tijd gehad om nog correcties en aanvullingen op de voorgaande week door te voeren. Eenmaal gefiatteerde uren kunnen niet meer gecorrigeerd worden. Wel zijn aanvullingen in gefiatteerde periodes nog mogelijk. De betreffende week komt dan opnieuw tevoorschijn voor fiatteren.
Problemen met de koppeling
Het is goed om te weten dat de koppeling gegevens twee kanten op kan sturen: ofwel van Ons naar Ysis, ofwel van Ysis naar Ons. In het eerste geval is Ons het bronsysteem en Ysis het doelsysteem, in het tweede geval is Ysis het bronsysteem en Ons het doelsysteem.
Omdat bij het onderzoeken van problemen het voor Nedap of Gerimedica niet mogelijk is om bij de andere partij te kijken of gegevens over zijn gekomen, is de stelregel: ga naar de partij waar de gegevens niet aankomen (het doelsysteem):
Komen gegevens vanuit Ysis niet in Ons aan; neem dan contact op met Nedap.
Komen gegevens vanuit Ons niet in Ysis aan; neem dan contact op met Gerimedica.
