Groepszorg draait om groepen. Deze handleiding beschrijft hoe groepen aangemaakt en aangepast kunnen worden
Groepen inzien
Als je inlogt in Groepszorg opent automatisch het tabblad Planning. Hierop zijn de bestaande groepen zichtbaar:
Door op de naam van een groep te klikken kun je het overzicht van die groep bekijken:
De Groepoverzichtspagina toont verschillende informatie.
Onder het tabblad 'Planning' is te zien welke deelnemers op de betreffende dag / week / maand (afhankelijk van de keuze rechtsboven) op de groep zijn ingepland. In het geval een cliënt als afwezig is gemeld (bij de afwezigheid van de cliënt, en dus niet bij het afwezig registreren) zal dit worden getoond achter de naam van de cliënt. Bij de weekweergave wordt in dat geval de cliëntnaam alleen in het grijs getoond.
In het 'Groepsoverzicht' zijn de 25 laatste groepsrapportages te vinden die op deze groep zijn aangemaakt.
Het tabblad 'Deelnemerslijst' toont deelnemers aan de groep met actieve afspraken op de huidige dag (zie de afbeelding hieronder).
Groepen aanmaken
Klik op de knop Groep toevoegen. Het scherm om een groep aan te maken verschijnt:
Vul onder het kopje 'Groep' de gegevens in.
De naam van de groep kan vrij gekozen worden.
De locatie kan geselecteerd worden uit het locatiegram.
Capaciteit is optioneel in te vullen, dit wordt gebruikt voor notificaties.
Pilotfunctionaliteit (en daamee alleen in dat geval beschikbaar): De mogelijkheid om in Ons Agenda te registreren kan worden ingeschakeld.
Vul onder 'Medewerkers' de medewerkers in die aan de groep gekoppeld zijn. Dit zijn de medewerkers die informatie van de groep kunnen bekijken.
- Is binnen Ons Groepszorg ingesteld dat de autorisatie voor medewerkers op een groep per groep ingevuld wordt? Dan is het veld 'Medewerker' aanwezig. Zoek en selecteer via dit veld de medewerkers die bij deze groep toegevoegd moeten worden. Er kunnen meerdere medewerkers toegevoegd worden.
- Is binnen Ons Groepszorg ingesteld dat de autorisatie voor medewerkers op een groep gebaseerd moet zijn op de standaard toegekende locatie-autorisaties van een medewerker? Dan is het mogelijk om handmatig gebruikers toe te voegen, maar er kan in plaats daarvan ook via een schuifje ingesteld worden dat medewerkers op grond van hun locatie-autorisatie toegang hebben. Medewerkers die toegang hebben tot de locatie waar de groep onder valt, hebben dan automatisch toegang tot deze groep.
Invullen van het team is optioneel. Wanneer de registraties naar Ons Administratie worden verzonden, zal Ons Administratie de kostenplaatsbepaling baseren op de team-instellingen vanuit het Organigram. Wanneer in het Organigram (in Ons Administratie) is ingesteld dat de locatie van de cliënt de kostenplaats moet zijn, dan zal de (hoofd)locatie van de cliënt de kostenplaats worden, ook al stel je een team in in Ons Groepszorg.
De standaardinstellingen zijn optioneel in te stellen:
Uursoorten: de uursoorten die je hier kiest worden automatisch ingevuld bij het inplannen van een cliënt. Dit kan later bij de cliënt weer aangepast worden.
Start- en eindtijd: Deze tijden worden automatisch ingevuld bij het plannen van een cliënt.
Klik op Opslaan om de nieuwe groep op te slaan.
De nieuwe groep is nu zichtbaar in het overzicht op het tabblad 'Planning'.
Groepen aanpassen
Groepen kunnen aangepast worden op de volgende manier:
Klik in het tabblad Planning op de naam van de groep die je wil aanpassen. Je komt in het overzicht van de groep terecht:
Klik rechtsbovenin op Wijzigen.
In het bovenste gedeelte staan de instellingen van de groep (Groep, Medewerkers en Standaardinstellingen). Dit zijn dezelfde instelling als bij het aanmaken van een groep, zie hierboven.
Het onderste gedeelte is alleen zichtbaar bij het bewerken van een groep en bestaat uit de volgende twee onderdelen:
Onbeschikbaarheden van groepen toevoegen
Het is mogelijk om een onbeschikbaarheid van een groep vast te leggen. Wanneer je een groepsonbeschikbaarheid aangeeft, kan dit gelden voor een dag (bijvoorbeeld. een feestdag) of juist een periode (bijvoorbeeld voor een vakantie). Bij een onbeschikbaarheid van een groep zal deze alle afspraken als 'afwezig' kenmerken en komen de registraties niet terug in het overzicht wat je nog moet registreren. Dit voorkomt dat je veel afwezigheidsregistraties bij cliënten moet maken, terwijl de groep er niet is.
Klik op Nieuwe onbeschikbaarheid om een dag of periode toe te voegen. Je kunt een begin en einddatum van de onbeschikbaarheid kiezen.
Als je de datums gekozen en opgeslagen hebt is de onbeschikbaarheid in het overzicht zichtbaar:
Klik op het potloodje om de groep te bewerken, of op de rode archiveer-knop om de onbeschikbaarheid te archiveren.
Groepen archiveren of archiveringen opheffen
Het is mogelijk om een bestaande groep te archiveren. Voer in het datumveld de gewenste datum in en klik op Archief. Alle afspraken vanaf die datum worden verwijderd, tenzij de afspraken al gefiatteerd zijn.
Als een groep is gearchiveerd, verschijnt de optie om de archivering op te heffen:
Klik op Dearchiveren om de archivering op te heffen. De groep komt dan opnieuw beschikbaar. De eerder gemaakte afspraken binnen deze groep blijven wel verwijderd.
