Configuratie van Ons Ketenverkeer

Zorgdomein zal alleen informatie naar de API van Ons®versturen als er bevestigd is dat de koppeling werkt. Hiervoor dien je de actievatieprocedure van Zorgdomein te doorlopen:

• Open zorgdomein website en ga naar BeheerOrganisatie & PersonenActiveer koppeling.
• Er volgt nu een stappenplan wat je moet doorlopen om de koppeling te activeren.
• Stap 1: Selecteer Nedap Ons (staging) als informatiesysteem.
• Stap 2: Geef de klantcode op (in hoofdletters) bij de benodigde koppelgegevens.
• Stap 3: Bevestig de organisatienaam.
• Stap 4: Voer de verificatie code in. Deze vind je in de applicatie Ketenverkeer (via het hub-menu toegankelijk).
• De koppeling is nu actief.

Voor meer informatie over deze procedure, zie deze handleinding van Zorgdomein Support.

Uitschakelen

Wordt de koppeling met Zorgdomein uitgeschakeld? Informeer dan ook Zorgdomein hierover. Vanaf het moment van uitschakeling kan Zorgdomein geen berichten meer doorsturen. Informeer hen wat te doen met de berichten die niet meer bij Ons Ketenverkeer kunnen worden afgeleverd, doordat de koppeling is gedeactiveerd.

Labelbeheer van inkomende berichten

Dit gedeelte is opgedeeld in een gedeelte over het automatisch labelen van nieuw ontvangen items en een weergave optie voor organisatorische eendheidslabels.

• Automatisch locatielabels op basis van plaatsnaam aanmaken — Bij het ontvangen van een nieuw item wordt gekeken naar de stad van de ontvanger om er een label van te maken.
• Automatisch zorgclusternaam-label aanmaken — maakt automatisch een label met de display waarde van zd-cluster uit het bericht
• Automatisch zorgproduct-label aanmaken — kan meerdere labels aanmaken; indien aanwezig in het bericht:
  • maakt automatisch een label met de display waarde van zd-supplyelement aan
  • maakt automatisch een of meer labels aan met de display waarde van het aangevraagde zorgproduct

Organisatorische eenheid-label weergeven

Met deze instelling worden Organisatorische labels wel of niet weergegeven. 

Organisatorische labels worden gebruikt om ongekoppelde berichten te filteren op lokaties waar de gebruiker toegang tot heeft. Op deze manier kan een bericht door een specifieke afdeling worden afgehandeld. 

Decentraal verwerken via identificatienummers in locaties

Identificatienummers

Het is mogelijk om het locatie-identificatienummer van een locatie in Ons Administratie te koppelen aan een Zorgdomein-cluster. Zorgdomein-berichten worden dan met dit identificatienummer doorgestuurd naar Ons Ketenverkeer. Met behulp van het identificatienummer toont Ons Ketenverkeer het bericht vervolgens alleen aan de gebruikers met het autorisatierecht Ons Ketenverkeer niet aan een cliënt gekoppelde berichten voor mijn team beheren die daarnaast ook het autorisatiebereik hebben voor de Ons-locatie met hetzelfde identificatienummer. OP deze manier kun je ZorgDomein-berichten op teamniveau inzichtelijk maken.

Deze functionaliteit werkt aanvullend op de functionaliteit waarbij een organisatorisch eenheidslabel aan ongekoppelde berichten wordt toegewezen op basis van de organisatorische eenheid. Als het identificatienummer geen resultaten oplevert, valt de applicatie terug op deze organisatorische eenheid.

Je moet drie stappen uitvoeren om deze functionaliteit te gebruiken:

• Identificatienummers toevoegen aan locaties: Ga naar Beheer > Instellingen > Locatiegram en klik op een locatie om de eigenschappen ervan aan te passen. Naast de naam vind je in het veld Identificatie het identificatienummer dat bij de locatie hoort.
• Identificatienummer invoeren bij het cluster in ZorgDomein: Vul het identificatienummer in bij het cluster in ZorgDomein. Raadpleeg hiervoor de handleiding van ZorgDomein zelf over het inzien en beheren van clusters.
• Juiste autorisatie-inrichting medewerker: Zorg ervoor dat de medewerker de autorisatietaak Ons Ketenverkeer niet aan een client gekoppelde berichten voor mijn team beheren heeft. Maak hiervoor een nieuwe rol aan, of zet deze taak in een bestaande rol.

Vervuiling overzicht

Momenteel zijn de teamnamen vaak leesbare namen die duidelijkheid bieden bij het bekijken van de ongekoppelde berichten. Het kan zo zijn dat door bovenstaande koppeling met ZorgDomein de teamnamen ook afkortingen of nummer gaan bevatten en het overzicht van ongekoppelde berichten vervuild raakt. Als dat het geval is, ga je in Ons Ketenverkeer naar de instellingen en schakel je de optie Teamlabel uit. De teamlabels worden vervolgens niet meer weergegeven.

Signalering van rapportages

Bij het maken van een ketenrapportage kan er gesignaleerd worden op basis van een deskundigheid of deskundigheidsgroep. Deze is dan vervolgens zichtbaar op het dashboard van de medewerker in Ons Aministratie.

Automatiseren van kopieberichten

Voor berichten die verstuurd zijn via de pagina van Zorgdomein door in te loggen met de Single Sign-On koppeling, ontvangt Ons Ketenverkeer zogenaamde kopieberichten. Dit is een soort afschrift waarbij we de ontvangst veelal kunnen automatiseren met de instellingen hier.

• Automatisch rapporteren - Er wordt een ketenrapportage gemaakt van de inhoud van het bericht dat in het dossier van de cliënt terechtkomt. Dit type rapportage wordt niet meegenomen naar Caren. Deze functionaliteit kon door middel van het schuifje aan of uitgezet worden.
• Berichttypen - De zorgdomein berichttypen die hier aangezet worden krijgen de automatische verwerken van
  • het in behandeling nemen
  • het koppelen met een bestaande cliënt
  • het opnement van de bijlage in de cliëntdocumenten
  • het optioneel rapporteren van de berichtinhoud op basis van de instelling automatisch rapporteren
  • het archiveren
• Labelbeheer van kopieberichten - het is hier mogelijk een andere inhoud te geven aan het kopie-label dat gekoppeld wordt aan elk kopiebericht.

Documentenbeheer

Dit gedeelte van de configuratie staat toe om de zichtbaarheid van documenten opgenomen in het dossier te voorzien van:

• toegang voor iedereen, die toegang heeft tot de cliënt
• toegang voor de deskundigheidgroep van de huidige gebruiker
  • De juiste selectie wordt bepaald op basis van de deskundigheidsgroepen en profielen van de medewerker.
    • Als de medewerker deskundigheidsgroepen heeft, wordt deze toegevoegd 
    • Als de medewerker deskundigheden heeft, wordt opleiding toegevoegd
    • Als de medewerker geen deskundigheidsgroepen of deskundigheden heeft, wordt de toegang tot de medewerker beperkt.

Tekstlabels

Vervolgens kunnen er tekstlabels worden toegevoegd aan de bijlages van bepaalde berichttypen zodat deze tot uitting komen in Ons Administratie

Aandachtspunten bij deze instellingen

• In testomgevingen wordt de Zorgmail-instelling genegeerd vanwege het risico dat er onbedoeld productieberichten worden verwijderd uit de Zorgmail-box door eventueel gedeelde accountgegevens.
• Deze instelling is aan- en uit te zetten door een applicatiebeheerder die beschikt over de autorisatietaak Ons Ketenverkeer Configureren. Wordt de instelling uitgezet? Dan krijgt de appliatiebeheerder wel een waarschuwing alvorens door te gaan. Het uitzetten heeft namelijk gevolgen voor de menustructuur. Zo zullen de menu-items Concepten, Outbox en Verzonden niet zichtbaar zijn zonder deze instelling. Ook de knop Nieuw bericht opstellen is niet zichtbaar. De zichtbaarheid van deze knop is namelijk afhankelijk van het aanstaan van Zorgmail én Medvri én de rechten van de gebruiker (Ons Ketenverkeer Berichten van [Cliënten] opstellen).
• Let op: Wanneer deze instellingen veranderen (met name Medvri), worden berichten die nog in de externe mailbox van Enovation staan opnieuw verwerkt of genegeerd. Het kan dus zo zijn dat bij het het inschakelen van deze instelling(en), er ineens wat oude berichten in de inbox verschijnen. Dit heeft te maken met het volgende: Wanneer er bericht id's worden opgehaald uit de Zorgmail box dan krijgen deze id's een status die ervoor zorgt dat we ze niet opnieuw ophalen als we ze bijvoorbeeld niet ondersteunen of de instelling ervoor uitstaat. Bij wijziging van deze instellingen wordt de status van onverwerkte id's weer op nieuw gezet waardoor Ons Ketenverkeer de berichten opnieuw probeert te verwerken. Dat betekent dus dat, wanneer bijvoorbeeld MedVri wordt aangezet, je ook oude MedVri berichten die nog bij Zorgmail stonden, in de inbox te zien krijgt.

Zorgmail

Noodzakelijke voorwaarde Deze instelling is alleen te gebruiken als er een koppeling ingesteld staat met Zorgmail. Deze koppeling is in te stellen op deze plek: de Zorgmail-instellingen uit Ons Administratie. Klik op de link 'Accountgegevens' in Ons Ketenverkeer om direct naar deze instellingen te gaan om deze in te zien of te wijzigen.

Instellingsopties

De overkoepelende instelling Zorgmail bepaalt of Ons Ketenverkeer actief gaat controleren of er nieuwe edifactberichten in de Zorgmail-mailbox te vinden zijn. Wordt het vinkje Zorgmail aangezet? Dan verschijnen de onderstaande opties MedVri, MedVri auto report en Verwijderen.

Medvri-berichten ontvangen

Wanneer medvri wordt ingeschakeld, worden er een aantal instellingen beschikbaar. Het is hierdoor mogelijk voor een applicatiebeheerder om verschillende stappen aan te bieden en zelfs automatisch te laten uitvoeren.

• uit: hiervoor wordt geen knop aan het item toegevoegd
• handmatig: de gebruiker krijgt een knop
• automatisch: als de precondities in orde zijn wordt de stap vanzelf uitgevoerd

Automatisering

Wanneer ervoor gekozen wordt om alles op automatisch te zetten krijg je de situatie waarbij:

1. Een item ontvangen wordt in Ons Ketenverkeer inbox
2. Het item in behandeling wordt genomen
3. Een cliënt adhv BSN wordt gevonden en bevestigd
4. Dit inhoud van het item wordt gerapporteerd
   -Optioneel wordt er een deskundigheid of deskundigheidsgroep gesignaleerd met een rapport actie.
5. Het item wordt gearchiveerd
6. Het item wordt uit de externe zorgmailbox verwijdert

Hierdoor krijgt een medewerker met de juiste deskundigheid het bericht meteen in het dossier te zien.

MedLab-berichten ontvangen

Wordt dit schuifje geactiveerd? Dan haalt Ketenverkeer ook labuitslagen van MEDLAB op uit de Zorgmail-mailbox. Meer informatie over deze functionaliteit is te vinden in Koppeling Zorgmail: configuratie en gebruiksopties (MEDLAB en Zorgmailberichten versturen)

Automatiseringsstappen

Eenmaal geactiveerd is het mogelijk om via diverse extra inrichtingsopties (die pas verschijnen als de eerdergenoemde instelling aan staat) verschillende stappen in het proces in te stellen. Zo kan bijvoorbeeld ingesteld worden of de labresultaten ook doorgezet moeten kunnen worden in het dossier en of er een ketenrapportage van het labresultaat aangemaakt moet kunnen worden. Op die manier kan er een uitgebreid of juist een eenvoudig proces ingericht worden,dat past bij de organisatie. Het proces zal altijd de volgorde doorlopen van de inrichtingsopties die hier vermeld staan.

Bovendien kan per stap in het proces aangegeven worden of dit automatisch moet gebeuren. Deze automatische verwerking vindt alleen plaats als alle gegevens daarvoor beschikbaar zijn. Zo wordt een bericht alleen automatisch aan een client gekoppeld als het BSN-nummer bij het bericht overeenkomt met een geverifieerd BSN bij een client, en als alle gegevens van het bericht en van de client met elkaar matchen.

Vooral in de 'automatisch' stand (de aanbevolen optie) gaat de verwerking meteen naar het ECD. De gekozen deskundigheid of deskundigheidsgroep krijgt een melding via rapportages bij een nieuw labresultaat.

Bij het opnemen in Ons® worden de resultaten gepresenteerd in het dossier bij de cliënt.

Lees hieronder meer informatie over de instellingen voor het tabblad Algemeen.

Labelbeheer van alle berichttypes

Labels kunnen worden toegevoegd aan berichten of worden verwijderd. Zo kun je berichten voorzien van extra informatie, zodat ze beter vindbaar zijn. Deze labels kan je ook gebruiken om berichten te filteren.

Label toevoegen: 

Label bewerken of verwijderen:

BSN validatie

Soms kunnen we niet vaststellen wie de cliënt is. Dit gebeurt in crisiszorg binnen de GGZ als een cliënt wordt aangemeld via bijvoorbeeld politie, scholing, bemoeizorg.

In zulke situaties heeft de instelling vaak een eigen systeem om te bevestigen dat het om de juiste cliënt gaat en verwisseling te voorkomen.

In deze gevallen kan met deze instelling de BSN-verificatie uitgezet worden, waardoor deze controle niet meer plaatsvindt in de technische koppelingen tussen Ons Ketenverkeer, Ons Administratie, Ons Dossier en Zorgmail.

Lees hieronder meer informatie over de aandachtspunten voor het inrichten van eOverdracht.

Nuts inrichting

Om informatie te kunnen sturen en ontvangen dient een zorginstelling aangemeld te worden binnen het Nuts-netwerk. Vooralsnog is hier in vast te leggen wat de naam en locatie van een zorginstelling zijn. Deze informatie wordt door Nedap gepubliceerd binnen het Nuts-netwerk aan de hand van wat er binnen de omgeving is ingericht. Let op: Gebruikt jullie organisatie meerdere test-omgevingen waarbij meerdere omgevingen aangemeld dienen binnen het Nuts-netwerk? Houd dan rekening met unieke naamgeving van de omgeving. 

De naam en plaats van de organisatie is in te richten binnen Ons Administratie onder beheer → instellingen → overige instellingen → zorginstellinggevens. Hierbij dienen ten minste de naam van de organisatie en een plaats gevuld te zijn. Als de naam of plaats gewijzigd zijn moet dit (op dit moment) nog gemeld worden met een support-ticket, zodat het opnieuw gepubliceerd kan worden.

Externe zorgleverancier categorie

Om alle gegevens uit een eOverdracht goed te verwerken zijn extra instellingen nodig. Een externe zorgleverancier categorie is nodig voor de professionele contacten zonder AGB code. Middels de AGB code kan automatisch de correcte zorgleverancier categorie bepaald worden, maar de AGB code wordt niet altijd meegestuurd. Om deze professionele contacten dan ook over te nemen bij de cliënt, is een extra categorie nodig. Deze externe zorgleverancier categorie moet "Extern" heten. De nieuwe categorie is aan te maken binnen Ons Administratie onder beheer → instellingen → overige instellingen → externe zorgleveranciers. Hierbij wordt AZR niet aangevinkt.

Ons Tags functionaliteit

Bij het versturen van een eOverdracht wordt ook automatisch een overdrachtsdocument gegenereerd. Hiervoor is een systeemsjabloon aangemaakt binnen Ons Tags en het heet "eOverdracht_Overdrachtsdocument.docx". Dit sjabloon komt automatisch beschikbaar als de functionaliteit voor Ons Tags aan staat. Het is dus nodig om de functionaliteit voor Ons Tags aan te vragen, als dit nog niet beschikbaar is.

Meer informatie over Ons Tags is hier te vinden.

Metingen ook bij de rapportages tonen

Bij het verzamelen van de gegevens voor een eOverdracht wordt naar de laatste metingen gezocht binnen zowel Klinimetrie als de rapportages. Bij het verwerken van een eOverdracht worden de metingen weggeschreven op de tijdlijn binnen Klinimetrie. Als Klinimetrie niet actief wordt gebruikt, dan deze instelling het resultaat ook op andere plekken tonen, zodat de gegevens wel zichtbaar worden.

Cliënt- en medewerkernummering

Binnen een eOverdracht is geen informatie beschikbaar voor een cliëntnummer. Cliënten worden middels één actie automatisch aangemaakt in Ons Administratie. Daarbij is het noodzakelijk om automatische cliëntnummering in te schakelen. Cliënten krijgen zodoende automatisch een cliëntnummer toegewezen. Op deze pagina staat beschreven hoe dit in te stellen.