Veelgestelde vragen Ketenverkeer

Dat kan. Je kunt de Zorgmail-functionaliteit zelf inschakelen op je testomgeving via het configuratiescherm van Ons Ketenverkeer. Daarvoor moet wel eerst een Zorgmail-account worden geactiveerd. Ga naar Beheer > Instellingen > Dossier-instellingen > Zorgmail-instellingen.

Als je een Medvri-bericht vanuit Ons Ketenverkeer verstuurt, worden de gegevens uit het Zorgmail-adresboek overgenomen en als afzender in het bericht geplaatst. Ook de gegevens voor de geadresseerde worden uit het Zorgmail-adresboek gehaald.

Op dit moment bestaat deze functionaliteit nog niet. Je kunt een bericht beantwoorden door een nieuw bericht aan te maken. Je kan wel een nieuw bericht versturen als antwoord:

In Ons®Dossier:

• Maak een ketenrapportage aan en verstuur deze via de knop Zorgmail.

In Ons®Administratie:

• Verstuur een brief via het tabblad Documenten en klik op de knop Zorgmail.

Dat is afhankelijk van hoe Ons Ketenverkeer is geconfigureerd. Als een Medvri-bericht wordt ontvangen en het BSN komt precies overeen met 1 cliënt en het BSN is vergewist, dan doet Ons Ketenverkeer het volgende: 

• Als voor Medvri de optie Ketenrapportage op Automatisch staat. Dan wordt het bericht automatisch gerapporteerd in het dossier en gearchiveerd in Ons® Ketenverkeer.
• Als bij de signaleringsinstellingen een deskundigheid is ingesteld voor een Medvri bericht. Dan wordt er daarnaast een actie geplaatst voor deze deskundigheid in Ons® Dossier.

Medlab en Medvri berichten worden opgehaald uit het M.Center van Enovation.

Berichten moeten het juiste bestandsformaat hebben. Anders kan Ons® Ketenverkeer het bericht niet ophalen.

Bekijk de handleiding Koppeling Zorgmail in Ons® Dossier: configuratie en gebruiksopties (Medlab en Zoprgmailberichten versturen) voor meer informatie.

Wij adviseren om berichten te archiveren nadat ze zijn verwerkt. Wanneer het aantal berichten in de inbox oploopt, betekent dit meestal dat berichten niet worden verwerkt.

Wanneer je een overdrachtsbericht verstuurt, bepaalt de Ons® Suite welke ZIB’s aanwezig zijn in het dossier. Deze ZIB’s worden opgenomen in het bericht.

Als er na het versturen van het bericht extra informatie aan het dossier wordt toegevoegd, worden er geen nieuwe ZIB’s aan de overdracht toegevoegd.

Voorbeelden hiervan zijn nieuwe afspraken of extra allergieën.

De inhoud van de ZIB’s wordt pas bepaald wanneer de ontvangende organisatie de overdracht voltooit.

Als bestaande informatie in het dossier is aangepast tussen het versturen en ophalen van het bericht, wordt de nieuwe informatie meegestuurd.

Bijvoorbeeld wanneer een adres is aangepast.

De credentials voor het ophalen van een overdracht blijven één maand geldig. Een overdrachtsbericht kan daarom tot één maand na verzending worden opgehaald.

Dit kan relevant zijn wanneer een overdrachtsbericht ruim vóór de daadwerkelijke overdracht van de cliënt wordt verstuurd.

Het is mogelijk om een cliënt later opnieuw over te dragen door een nieuw overdrachtsbericht te versturen. De ontvangende organisatie kan de informatie uit dit nieuwe bericht koppelen aan de bestaande cliënt.

Op dit moment ondersteunt Ons® Ketenverkeer de volgende berichttypen

• Medvri berichten
• Medlab berichten

Andere berichttypen worden niet ondersteund. Deze berichten komen terecht in Uitval als onbekend bericht.

Het kan voorkomen dat een bericht niet verstuurd kan worden via Zorgmail. Dit heeft meestal één van de volgende oorzaken:

• De Zorgmail gegevens zijn niet correct ingesteld.
  • Controleer de Zorgmail gegevens via  Ons® Ketenverkeer en vervolgens naar Instellingen > Zorgmail.

    Klik vervolgens op Beheer Zorgmail accountgegevens. Je wordt doorgestuurd naar de dossier-instellingen waar je de Zorgmail instellingen kunt controleren. 

  • Als de Zorgmail gegevens niet correct zijn ingevoerd, is dit ook zichtbaar in het tabblad Modules. Selecteer hier de module Zorgmail en controleer de status van de inloggegevens.
• De cliënt heeft geen vergewist BSN.
  • Controleer bij de cliënt of het BSN is vergewist via Ons® Administratie of Ons® Dossier. Als het BSN niet is vergewist, verschijnt de melding BSN is nog niet vergewist. Voor meer informatie over het vergewissen van een BSN, bekijk de handleiding Identiteitsbewijs of BSN van een cliënt  vastleggen en vergewissen in Ons® Administratie.
• De geboortedatum van de cliënt ontbreekt.
  • Controleer ook of een geboortedatum is ingevuld. Bij de zoekresultaten van de cliënt in Ons Administratie of Ons Dossier wordt de geboortedatum direct weergegeven.Is de geboortedatum niet bekend, dan staat er Onbekende geboortedatum. Voor meer informatie over het toevoegen van een geboortedatum, bekijk de handleiding Cliëntpersonalia bewerken in Ons® Administratie.

Wanneer je geen Zorgmail berichten ontvangt, kan dit verschillende oorzaken hebben:

• De Zorgmail functionaliteit is uitgeschakeld.
  • Je kunt controleren of de Zorgmail functionaliteit is ingeschakeld via Ons® Ketenverkeer > Instellingen > Zorgmail.
• De Zorgmail gegevens zijn niet correct ingesteld.
  • Als de Zorgmail gegevens niet correct zijn ingevoerd, is dit zichtbaar in het tabblad Modules. Selecteer hier de module Zorgmail en controleer de status van de inloggegevens. Voor het aanpassen van de Zorgmail-gegevens, bekijk de handleiding Koppeling Zorgmail in Ons® Dossier: configuratie en gebruiksopties (Medklab en Zorgmailberichten versturen).
• De Zorgmail mailbox bij Enovation is vol.
  • Wanneer er meer dan duizend berichten in de Zorgmail mailbox staan, kan Ons® Ketenverkeer geen nieuwe berichten ophalen. Verwijder daarom oude of niet relevante berichten uit de mailbox. Medvri en Medlab berichten kunnen automatisch worden verwijderd vanuit Ons® Ketenverkeer. De configuratie hiervan staat beschreven in de handleiding Configuratie van Ons® Ketenverkeer.

Deze melding verschijnt wanneer het aantal berichten in de Zorgmail mailbox bijna duizend bereikt. Ons® Ketenverkeer kan maximaal duizend berichten ophalen uit de mailbox. Verwijder oude of niet relevante berichten om te voorkomen dat nieuwe berichten niet meer opgehaald kunnen worden.