Dit artikel geeft uitleg over hoe apparaten en Ons-applicaties omgaan met het opslaan van documenten.
Inleiding
In de Ons-applicaties worden gegevens opgeslagen die vervolgens door gebruikers worden geraadpleegd. Deze gegevens worden vanuit een webapp via de browser, of via een mobiele app bekeken. Dit kunnen gegevens zijn die in een database zijn opgeslagen, maar ook gegevens in de vorm van documenten. Bijvoorbeeld PDF-bestanden die zijn opgeslagen bij de documenten van een cliënt, maar ook bestanden die door de applicatie gegenereerd worden, zoals Excel-rapporten of PDF-bestanden van looplijsten.
De toegang tot gegevens uit de database (dus een cliëntnaam die zichtbaar is in een mobiele app, of een rapportage in het dossier van een cliënt) is goed af te schermen. Heeft een persoon geen toegang tot (een deel van) een applicatie; dan zijn de gegevens niet zichtbaar. Bij documenten werkt het echter iets anders.
Documenten op apparaten
Hoe kunnen documenten bekeken worden?
Voordat documenten bekeken kunnen worden, moeten deze eerst door het apparaat en programma/app gedownload worden. Dit betekent dus ook: wil je een document in je browser bekijken? Dan wordt het document eerst gedownload op het apparaat (zoals een computer, telefoon of tablet). Je browser opent indien mogelijk en vervolgens zelf het document. Het lijkt dus alsof je het document enkel bekijkt, maar in feite wordt het document eerst opgeslagen op het apparaat.
Wat is hiervan het probleem?
Als een gebruiker ten onrechte denkt dat er op zijn of haar apparaat geen gevoelige informatie staat, dan is dat een beveiligingsrisico.
Voor welke documenten geldt dit?
Dit geldt voor alle documenten die je met een browser op het apparaat bekijkt, mits dit zonder Office-integratie wordt gedaan.
Hoe kan je hier zorgvuldig mee omgaan?
Er zijn twee middelen die je hiervoor kunt gebruiken. Je kunt ook een combinatie van beide gebruiken:
Beleid, procedures en awareness
Het is aan jullie als zorgorganisatie om hiervoor procedures en maatregelen te treffen, zodat veilig en verantwoord met deze documenten/bestanden wordt omgegaan. Wij kunnen hiervoor helaas geen ondersteuning of advies bieden.
Office 365-integratie
De Office 365-integratie biedt de mogelijkheid om documenten/bestanden die onder de Microsoft Office suite vallen, in te zien en te bewerken. De Office-integratie werkt alleen voor de volgende documenten/bestanden:
- Documenten/bestanden onder het tabblad "Documenten" in het dossier.
- Documenten/bestanden die onder de Microsoft Office suite vallen: Excel, Word, Powerpoint.
Voor deze documenten/bestanden voorziet de integratie in het online inzien en bewerken. In alle andere gevallen worden de documenten/bestanden alsnog gedownload op het apparaat.
