Benodigde autorisaties en voorwaarden
Om te kunnen registreren in Ons Medewerkerportaal moet de gebruiker over de onderstaande autorisaties beschikken.
- Taak: Toegang tot het Medewerkerportaal
- Taak: iO Me-zorgregels corrigeren
- Taak: Zorgregels bewerken via Ons Medewerkerportaal
- Taak: Basisinformatie van [van een cliënt] inzien
Daarnaast moet in het weekkaartprofiel van de medewerker ingesteld zijn dat diegene tijd mag registreren. Uitleg hierover is te vinden in Weekkaartprofielen configureren in Ons Administratie en Weekkaartprofiel aan medewerkers koppelen in Ons Administratie.
Werkstaat
De werkstaat is ingedeeld in vier tabbladen.
Op de dagstaat wordt per dag een overzicht gegeven van de geregistreerde tijd. Hier wordt onderscheid gemaakt in werktijd en cliënt-uren.
Werktijd
Werktijd is indirecte tijd, wat inhoudt dat deze tijd alleen gebruikt wordt voor verloning. Voorbeelden van werktijd zijn Scholing, Vakantie of Ziekte.
Afhankelijk van de inrichting kan het zijn dat deze optie niet getoond wordt.
Cliënt-uren
Cliënt-uren worden gevuld als er zorg is geleverd aan een cliënt. Deze uren worden gebruikt voor zowel de verloning van de medewerker als de declaraties en facturatie aan de cliënt.
Op het weekoverzicht zie je het totaal van de geregistreerde tijd, gesorteerd per dag. Ook wordt op deze plek de kilometer-registratie getoond.
Het weekoverzicht komt overeen met de weekkaart van de medewerker in Ons Administratie.
De dagstaat uren zijn niet op de weekkaart in te vullen, maar op de dagstaat. Wel worden de dagstaat uren weergegeven.
Als de medewerker vakantieuren kan invoeren, is dit hier zichtbaar. Het invullen van vakantieuren betekent dat de medewerker op de betreffende dag een aantal vakantieuren opneemt.
Indirecte uren, zoals werkoverleg kunnen ook gedefinieerd en ingevoerd worden. De pauze kan ingevoerd worden, indien dit is ingesteld.
De bereikbaarheid kan ook, mits ingesteld, ingevoerd worden. De bereikbaarheid wordt deels berekend in de totalen (zie voor meer uitleg de navolgende stappen).
Kilometerdeclaraties zijn in te voeren per vervoermiddel.
Invoeren en wijzigen
In de cellen is de gewenste waarde in te voeren.Is een waarde verkeerd, of per ongeluk op de verkeerde plek ingevoerd, dan is het mogelijk om deze te verwijderen. Klik daarvoor de betreffende cel aan en haal de waarde weg, of vul 0 in. Sla tot slot de wijzigingen op. Zie voor meer informatie over het registeren van kilometers de handleiding Registreren van vervoer in Ons Medewerkerportaal.
Bereikbaarheidsdienst
Indien de bereikbaarheidsdienst is ingesteld, kan daar de tijd van de bereikbaarheidsdienst worden ingevoerd. Stel dat de medewerker bereikbaarheidsdienst had van 19:30 tot 23:30 uur, dan vult de medewerker 4:00 uur in. In de totalen van de weekkaart wordt geen 4 uur meegeteld. Afhankelijk van de cao van de medewerker, wordt de uit te betalen tijd, in de totalen opgeteld. Dit kan bijvoorbeeld 1/18e deel zijn. In dat geval betreft het dus 13 minuten die uitbetaald wordt. Per regel wordt het aantal bereikbaarheidsuren getoond. Bij de totalen de totale werktijd die wordt gebruikt t.b.v. verloning.
Wanneer de zorgregels gefiatteerd zijn, dan is dit d.m.v. een stempel 'Gefiatteerd' te zien voor de medewerker.
Registreren van tijd
Het Medewerkerportaal vormt voor de zorgmedewerkers het overzicht met geregistreerde werkzaamheden. De registraties zijn in de werkstaat zichtbaar. In de meeste situaties zijn registraties afkomstig uit andere bronnen en wordt het Medewerkerportaal vooral gebruikt voor het doorvoeren van correcties.
Weekkaartprofiel
Via een weekkaartprofiel wordt ingesteld wat een medewerker mag registreren. Zie ook Weekkaartprofielen configureren in Ons Administratie.
Invoeren in verleden en toekomst
Zorgregels zijn in het verleden aan te passen (conform instellingen in het weekkaartprofiel), en kunnen tot maximaal 12 uur ten opzichte van het huidige tijdstip in de toekomst ingevoerd worden.
ORT-uren
Als de medewerker in een tijdstip werkt waarover onregelmatigheidstoeslag moet worden uitbetaald, dan is dit aangegeven met een ORT-icoon. Over welke momenten en hoeveel ORT wordt uitgekeerd, is afhankelijk van de cao.
Bij de medewerkers wordt alleen de ORT over werktijd-uursoorten getoond.
Zodra met de muis stilgestaan wordt op het ORT-icoon verschijnt uitleg over de berekening van de ORT regel. Hierin wordt weergegeven over welke tijdstippen welk percentage wordt toegepast. Vervolgens worden de totalen per percentage opgeteld zodat de ORT per regel getoond wordt. De totalen van de ORT worden niet opgeteld in de duur van de zorgregel, maar zijn dus aanvullend. De totale ORT van de week is te zien op de Bon.
Splitsing van cliënt- en werktijd
Als gebruik gemaakt wordt van splitsing van cliënttijd en werktijd (in te stellen in het weekkaartprofielen), kunnen medewerkers (bijvoorbeeld DBC behandelaren) enerzijds de cliënturen invoeren (die meetellen voor declaratie naar cliënt / zorgverzekeraar), en anderzijds diens gewerkte tijd invoeren.
Zodra deze functionaliteit is ingeschakeld, is het voor de correcte doorverwerking nodig dat consequent zowel de cliënturen alsook de gewerkte uren worden ingevoerd. Gebeurt een van beide niet is ofwel de verwerking van de declaratie van de zorg van de cliënt onjuist, of is de verwerking van de verloning van de medewerker onjuist.
De ingevoerde cliënturen worden in het geval gebruik gemaakt wordt van de splitsing niet als zodanig op de weekkaart (en ondertekenen en bon -pagina's) weergegeven. Daar wordt alleen de gewerkte tijd getoond.
Voorbeeld
In dit voorbeeld is de splitsing ingeschakeld. Onder het kopje werktijd is de werktijd ingevoerd. Onder het kopje cliënturen, de cliënturen. Te zien is dat er 35 minuten meer is gewerkt dan dat er directe zorg is geleverd.
