Starten met Ons® Medicatie

Vraag Ons Medicatie aan via Ons® Diensten: Ons Diensten > Abonnementen > Producten.

We raden aan om Ons Medicatie eerst op jullie testomgeving te activeren en daarna op de productieomgeving. Hebben jullie geen testomgeving? Vraag Ons Medicatie dan direct aan voor de productieomgeving.

Testomgeving

Op een testomgeving kun je Ons Medicatie kosteloos activeren en de functionaliteit testen.

Houd rekening met het volgende:

• Je kunt geen koppeling met een echte apotheek maken.
• Je kunt wel fictieve toedienschema’s inladen via een fictieve testbron.

Bekijk de handleiding Testomgeving voor Ons Medicatie inrichten voor de benodigde stappen.

Productieomgeving

Op de productieomgeving kun je Ons Medicatie kosteloos inrichten. Er worden pas kosten in rekening gebracht zodra jullie medicatie gaan aftekenen bij één of meerdere cliënten.

Heb je vragen over de aanvraag? Neem contact op met je accountmanager of mail naar ons-medicatie@nedap.com.

Breng in kaart welke teams en locaties met Ons Medicatie gaan werken, om welke cliënten het gaat en welke apotheken hun medicatie leveren. Leg per betrokken apotheek de naam, contactgegevens en AGB-code vast. Controleer de AGB-code via Vektis: deze code wordt gebruikt om de juiste apotheek te koppelen. Bepaal ook of jullie in één keer starten of Ons Medicatie stapsgewijs per team of locatie invoeren. Gebruik deze inventarisatie om de apotheken te benaderen en de uitrol te plannen.

Activeer de AIS-koppeling

Veel apotheken hebben al een actieve koppeling tussen hun apotheekinformatiesysteem (AIS) en Ons Medicatie.

Wil je weten of jullie apotheken al een actieve koppeling hebben? Mail een overzicht van de apotheken met hun AGB-codes naar ons-medicatie@nedap.com. Je kunt via dit adres ook een voorbeeldmail aanvragen om de apotheken te benaderen.

Heeft een apotheek nog geen actieve koppeling? Verwijs de apotheker dan naar ons-medicatie.info. Daar staat hoe de apotheek de koppeling activeert en welke stappen bij de AIS-leverancier nodig zijn. De werkwijze verschilt per leverancier.

Nedap brengt hiervoor geen kosten in rekening en het activeren kost de apotheker doorgaans minder dan 30 minuten. Voor ondersteuning kan de apotheek mailen naar support-apotheken@nedap.com.

Zorg dat de cliëntgegevens, autorisaties en werkafspraken op orde zijn voordat jullie gaan testen.

Cliëntgegevens en apotheekkoppeling

Ons Medicatie gebruikt het geverifieerde BSN van de cliënt en de AGB-code van de apotheek om de juiste toedienlijst op te halen of te ontvangen.

Controleer daarom of:

• De cliëntgegevens voldoen aan de voorwaarden voor Ons Medicatie.
• Het BSN van de cliënt is geverifieerd.
• De juiste apotheek met de juiste AGB-code aan de cliënt is gekoppeld.
• De toestemming van de cliënt is vastgelegd. De zorgorganisatie is hiervoor verantwoordelijk.

Koppel de apotheek via Ons Administratie > Cliënt > Cliëntnetwerk > Professionele contacten.

Bekijk de handleidingen Inrichting van Ons Medicatie en Apotheken configureren in Ons Medicatie.

Autorisaties en stapsgewijze uitrol

Richt in Ons Autorisatie één of meerdere rollen in voor Ons Medicatie. Stem de autorisaties af op de deskundigheid van medewerkers en de keuzes van jullie organisatie.

Willen jullie stapsgewijs starten? Ken de rollen dan per team toe, passend bij de geplande uitrol.

Bekijk de handleiding Autorisaties in Ons Medicatie voor meer informatie.

Medicatiecontrole

Bepaal vóór de inrichting van Ons Medicatiecontrole hoe jullie het controleproces willen organiseren. Mogelijkheden zijn:

• Lokaal controleren door de cliënt of mantelzorger.
• Lokaal controleren door een collega die meekijkt. 
• Een controle klaarleggen voor een collega die deze later uitvoert.
• Medicatiecontrole op afstand.

Bij controle op afstand kunnen jullie de afhandeling organiseren binnen het team, binnen de organisatie met achterwachten of via een interne zorgcentrale. Ook kunnen jullie een externe zorgcentrale inzetten als achterwacht of alle controles daar laten afhandelen. Leg vast wie controles uitvoert, wie als achterwacht beschikbaar is en hoe medewerkers deze werkwijze gebruiken.

Beheer Eigen Medicatie (BEM)

Voor Beheer Eigen Medicatie kunnen jullie de geïntegreerde BEM-vragenlijst in Klinimetrie gebruiken. De gekozen categorie wordt standaard als banner op de toedienlijst van de cliënt getoond. Spreek af wie de vragenlijst invult en actueel houdt. Meer informatie staat bij Aanvullende opties op de toedienlijst.

Toedieninstructies

Bij zorgplannen volgens Omaha haalt Ons Medicatie standaard de actiecommentaren op onder het gebied Medicatie en de actie Medicatietoediening. Gebruiken jullie een andere zorgplansystematiek? Stel dan via de instellingen in welke acties als toedieninstructie worden gebruikt. Controleer of de instructies op de toedienlijst verschijnen.

Herhaalbestellingen

De apotheek bepaalt of zij herhaalbestellingen via Ons Medicatie wil ontvangen. Op de toedienlijst van de cliënt is zichtbaar of dit mogelijk is. Stem met de apotheek af hoe jullie herhaalbestellingen gebruiken. Een bestelling komt direct in het systeem van de apotheek terecht. Bij de bestelling kan geen reactie worden geplaatst; jullie kunnen wel een rapportage in het cliëntdossier maken.

De AIS-koppeling kan alleen op de productieomgeving worden getest. Gebruik de testomgeving om de functionaliteit te verkennen en de productieomgeving om de daadwerkelijke koppeling te controleren.

Test de koppeling met een fictieve cliënt

Doorloop samen met de apotheek onderstaande stappen.

1. Apotheek: plaats de fictieve cliënt in de juiste distributiegroep(en).
2. Apotheek: maak een fictieve toedienlijst en exporteer deze via de AIS-koppeling.
3. Apotheek: geef het test-BSN van de fictieve cliënt door aan de zorgorganisatie.
4. Zorgorganisatie: maak de fictieve cliënt aan in de productieomgeving met het ontvangen test-BSN.
5. Zorgorganisatie: koppel de apotheek aan de fictieve cliënt via Ons Administratie > Cliënt > Cliëntnetwerk > Professionele contacten.
6. Zorgorganisatie: controleer of de toedienlijst zichtbaar is in Ons Medicatie.

Zorg dat medewerkers vóór de start weten hoe zij Ons Medicatie gebruiken en welke werkafspraken gelden. Besteed aandacht aan aftekenen, medicatiecontrole, toedieninstructies en herhaalbestellingen, voor zover jullie deze onderdelen gebruiken.

Gebruik hiervoor de instructievideo’s:

• Ons Medicatie op mobiel — extramuraal
• Ons Medicatie op laptop of tablet — intramuraal
• Mogelijkheden op de toedienlijst

Plan daarna de livegang en stem de datum en de betrokken teams of locaties af met de apotheken. Informeer medewerkers over de startdatum en maak duidelijk bij wie zij terechtkunnen met vragen.

Zijn alle voorbereidingen afgerond? Start dan op de afgesproken datum met de betrokken teams, locaties en zorg dat de apotheken op die datum de toedienlijsten van de cliënten beschikbaar heeft gemaakt. Heb je vragen of hulp nodig bij de implementatie? Neem contact op met jullie businesspartner of mail naar ons-medicatie@nedap.com. Veel succes!