Toedienlijsten in Ons Medicatie

Ons Medicatie is via een browser op verschillende manieren te bereiken:

• Op het web kan je vanuit de Hub navigeren naar de applicatie Toedienlijsten. Je komt dan op een overzichtsscherm waar je kan zoeken naar de cliënt om de toedienlijst van die cliënt te bekijken.

  • Zoek je naar een specifieke cliënt? Zoek de cliënt dan op via de zoekbalk.

  • Zoek je naar cliënten op jouw planning? Klik dan op het tabblad Planning. Hier vind je de cliënten terug die op jouw planning staan voor vandaag.

  • Zoek je naar cliëntinformatie voor een medicatieronde op een bepaalde afdeling (intramuraal)? Kijk dan op het tabblad Kamers. Hier vind je een lijst van intramurale locaties, met per locatie een lijst van cliënten die op die locatie een kamer hebben.

  • Zoek je naar een overzicht van alle cliënten op een specifieke locatie? Klik dan op het tabblad Alle locaties. Hier zijn alle locaties uit jullie organigram te bekijken. 

• Ga naar Ons Administratie > Cliënt > Medisch overzicht. Klik op de knop Toedienlijst in de zijbalk of klik onder het kopje Medicatie op het linkje van de toedienlijst.
• Ga naar Ons Dossier > Cliënt > Medisch overzicht > Toedienlijst. Het medisch overzicht bij de cliënt in Ons Dossier toont de medicatietoedienmomenten van de huidige dag. 

Als alle medicatie voor vandaag is afgetekend, wordt in het medisch overzicht weergegeven dat de toedienlijst in Ons Medicatie leeg is. 

Wil je vanuit Ons Medicatie terug naar het dossier van de cliënt? Klik dan op het linkje Plan onder de toedieninstructies. Ook kun je via de drie puntjes rechtsbovenin klikken op Applicaties. Vanaf daar ga je naar een van de andere applicaties waar je toegang toe hebt.

Ons Medicatie is ook te openen vanuit de Ons Dossier-app. Uitleg hierover vind je in Ons Dossier-app: cliëntdossier gebruiken.

Let op: We controleren of een cliënt een actieve zorgopname heeft. Is dat niet het geval, dan worden de toedienlijsten niet meer opgehaald bij de apotheek. Mocht de cliënt weer een actieve zorgopname krijgen, dan kun je het ophalen van toedienlijsten weer inschakelen.

Toedienlijsten zijn ook offline te bekijken. Je kan toedienlijsten offline inzien, maar niet aftekenen of aanpassen. Als je Ons Medicatie gebruikt en er geen verbinding meer gemaakt kan worden met internet gaat de offline-modus automatisch in. De offline-modus herken je aan de grijze kleur, de tekst Offline inzien en het wokje bovenaan de pagina. 
In de offline modus vind je alleen toedienlijsten van cliënten die tot maximaal 12 uur voordat de offline-modus aangezet is, eerder door jou in Ons Medicatie opgehaald of geopend zijn. De namen van deze cliënten worden bovenaan in een lijst getoond.

Bovenaan de toedienlijst van de cliënt vind je algemene (cliënt)informatie, afkomstig uit Ons® Dossier, en eventuele signaleringen. Bij een ingevulde BEM vragenlijst in Ons® Klimimetrie neemt Ons® Medicatie de BEM-score van de cliënt over op de toedienlijst. Per medicijn lees je relevante informatie en wordt aanvullende informatie over de toedienmomenten getoond. 

De medicatie op de toedienlijst wordt per soort gesorteerd weergegeven:

• Voorverpakte medicatie (GDS): De weergave van deze medicatie kan je aanpassen met de hamburger-icoontjes rechts in beeld. Je hebt de keuze uit Laat per toedienmoment zien en Laat per medicatie met details zien.
• Los geleverde medicatie
• Zo nodige medicatie
• Niet voor vandaag gepland
• Medicatie in eigen beheer van de cliënt: Deze medicatie is uitgegrijsd. Hierdoor valt deze medicatie minder op ten opzichte van de medicatie die door jou als zorgverlener toegediend moet worden. Onderaan de toedienkaart staat bovendien de tekst In beheer van de cliënt.
• Gestopte medicatie: Deze medicatie is tot twee maanden in het verleden zichtbaar onderaan het toedienoverzicht.

Onderaan de toedienlijst van de cliënt staat de naam en het telefoonnummer van de betreffende apotheek en of de apotheek herhaalbestellingen accepteert. Daarnaast staat helemaal onderaan, in de footer van de pagina, wanneer de toedienlijst voor het laatst is vrijgegeven door de apotheek.

Weergave van wijzigingen op de toedienlijst 

Wanneer er wijzigingen worden aangebracht door de apotheek dan is dat op verschillende manieren zichtbaar op de toedienlijst:

• Toegevoegde medicatie is als nieuw medicatiekaartje te zien op de toedienlijst. Onderaan het kaartje staat hoe lang het geleden is dat de medicatie aan de lijst toegevoegd is. Bijvoorbeeld: Minder dan een minuut geleden toegevoegd aan de toedienlijst of Ongeveer een uur geleden toegevoegd aan de toedienlijst.

• Verwijderde medicatie met geregistreerde toedienmomenten blijft zichtbaar op de toedienlijst als uitgegrijsd medicatiekaartje. Onderaan het kaartje staat sinds wanneer de medicatie niet meer op de toedienlijst staat. Bijvoorbeeld: Sinds 41 minuten geleden niet meer op de toedienlijst. Zo blijft de toedieninformatie beschikbaar.
  Het is nog wel mogelijk om een een toedienmoment af te tekenen op een uitgegrijsd medicatiekaartje. Je ziet dan een pop-up met een melding om je erop te wijzen dat de toediening niet meer op de actuele toedienlijst staat.

Let op: Verwijderde medicatie zonder geregistreerd toedienmoment wordt volledig van de toedienlijst verwijderd. 

• Aanpassingen in de toedienspecificaties van een medicijn, zoals het aantal toedienmomenten, de toe te dienen hoeveelheid, leverancier of toedieninstructies worden weergegeven in een volledig nieuw medicatiekaartje. Het oude kaartje wordt uitgegrijsd en onderaan dat uitgegrijsde kaartje staat sinds wanneer de medicatie niet meer op de toedienlijst staat. Bijvoorbeeld: Sinds 1 minuut geleden niet meer op de toedienlijst.
  Let op: Toedienaftekeningen die op het uitgegrijsde medicijnkaartje vastgelegd zijn, worden niet overgenomen op het nieuwe kaartje.

Bij het aftekenen van Voorverpakte medicatie (GDS) kan je alle medicatie voor een toedienmoment in één keer aftekenen. Hiervoor gebruik je de weergave Laat per toedienmoment zien aan de rechterkant van je scherm. Per toedienmoment zie je de toe te dienen medicatie staan. 

Je hebt ook de optie om om te kiezen voor Niet toegediend. Vervolgens kan je optioneel een reden opgeven voor het niet toedienen van de medicatie van dat toedienmoment. Op die manier kan je alle medicatie voor dat toedienmoment in één keer aftekenen als niet toegediend. Heb je een reden ingevuld? Dan geldt die voor alle medicatie van dat toedienmoment.

Bij het registreren van Zo nodige medicatie heb je een extra optie. Daar kan je, nadat je hebt geklikt op het plusje, het tijdstip van de toediening aanpassen naar een tijdstip in het verleden. Dit is handig voor situaties waarin je de toediening niet direct hebt kunnen aftekenen, maar dat op een later moment alsnog wil doen. Klik hiervoor op het tijdstip en pas de tijd aan.

Soms voegt een apotheek een een nultoediening toe. Deze toediening moet je als Niet toegediend markeren. Doe je dit niet? Dan wordt de toediening als vergeten gemarkeerd. In dat geval wordt er een melding over ontbrekende medicatie verstuurd.

Je kan bij het aftekenen van medicatie ook prik- en plaklocaties vastleggen. Dit kan voor de toedieningswegen transdermaal, subcutaan en intramusculair. Afhankelijk van deze toedieningswegen zijn er verschillende prik- en plaklocaties beschikbaar om uit te kiezen. Deze locaties per toedieningsweg zijn gestandaardiseerd door de expertgroep Medicatieproces van Nictiz.

• Bij het aftekenen wordt nooit een suggestie gedaan voor de prik -of plaklocatie van de volgende toediening. Als organisatie blijf je verantwoordelijk voor het maken van afspraken met cliënt, arts en apotheker over het afwisselen van prik- en plaklocaties.

• Als je een locatie op het lichaam selecteert, wordt de locatie van de vorige toediening in het rood weergegeven als waarschuwing (zie de afbeelding hierboven). Dit gebeurt alleen voor medicatie die in de afgelopen 28 dagen is toegediend. Zo nodig kan de vorige prik -of plaklocatie weer worden geselecteerd. In dat geval wordt die locatie oranje weergegeven.

• Als je een verkeerde prik- of plaklocatie hebt geselecteerd, kan je deze later wijzigen.

Let op: De geselecteerde prik- of plaklocatie is niet onderdeel van de dubbele medicatiecontrole op afstand als het gaat om risicovolle medicatie. We willen de dubbele medicatiecontroles zo efficiënt mogelijk houden en geven daarom enkel de minimaal benodigde informatie weer om te bepalen of de toediening veilig is voor de cliënt. 

Voor bepaalde medicijnen kan je via de drie puntjes rechtsboven op de toedienkaart van het medicijn, eenvoudig navigeren naar de medicatiedetails. Je hebt de keuze uit Medicatie in FK en BijsluiterPlus.

Farmacotherapeutisch Kompas

Als er een ATC-code van het medicijn beschikbaar is dan kan je via de knop Medicatie in FK naar de website je wordt dan doorgestuurd naar www.farmacotherapeutischkompas.nl.

BijsluiterPlus

Bij sommige medicatie is het ook mogelijk om via de knop In BijsluiterPlus meer informatie te lezen over het betreffende medicijn. Je wordt dan doorgestuurd naar www.bijsluiterplus.nl.

Bepaalde medicatie van de toedienlijst kan door de cliënt zelf worden ingenomen. Navigeer via de drie puntjes rechtsboven naar Eigen beheer om dit in te stellen. Je hebt bij alle voorverpakte medicatie (GDS) en bij alle los geleverde medicatie de keuze uit In beheer van:

• zorg: Deze medicatie valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de zorgorganisatie valt. Alle momenten op de lijst zijn als signalering zichtbaar voor de zorgmedewerkers en gemiste momenten worden inzichtelijk in de toedienlijst en rapporten.
• cliënt: Deze medicatie valt niet onder de verantwoordelijkheid van de zorgorganisatie, maar blijft wel inzichtelijk op de toedienlijst. Ze gelden niet als gemiste momenten, maar kunnen wel afgetekend worden.
• cliënt volgens schema: Je kan voor deze medicatie instellen wanneer de medicatie in eigen beheer van de cliënt valt. Zo kan je als zorgmedewerker nauwkeurig signaleren houdt je eventuele gemiste momenten op orde. Je kan meerdere schema’s per medicijn toevoegen.

Als er nog geen keuze is gemaakt staat de instelling standaard op Onbeslist. In dat geval geldt dat de verantwoordelijkheid voor het beheer van de medicatie bij de zorgorganisatie ligt. Let op: Je hebt het recht Verantwoordelijkheden voor medicatietoedieningen beheren nodig om deze instellingen te wijzigen.

Het toedienoverzicht is een week-weergave van alle ontvangen toedienlijsten. Daarbij voegt het data van de afgelopen 2 maanden samen. Dit betekent dat ook medicatie die niet in de bekeken week is gegeven, wel inzichtelijk is in het overzicht.

Het toedienoverzicht is makkelijk printbaar (ctrl + P) wat het makkelijk maakt om mee te geven bij een tijdelijke afwezigheid of een (spoed)opname van de cliënt.

Let op: Het toedienoverzicht vervangt niet het Actueel Medicatie Overzicht (AMO) wat wordt verstrekt door de apotheek.

Met Ons Medicatie kan je eenvoudig via de toedienlijst van een cliënt herhaalbestellingen voor medicatie aanvragen bij de apotheek. Bekijk de handleiding Herhaalbestellingen versturen via Ons Medicatie voor meer informatie.

Toedieninstructies die zijn opgesteld in het plan van de cliënt (in Ons Dossier) kunnen inzichtelijk worden gemaakt op de toedienlijst in Ons Medicatie. Op die manier hoef je niet tussen twee applicaties te schakelen en grote delen van het plan te bekijken voordat je bij de juiste informatie terechtkomt. Dat doe je via Beheer > Instellingen > Overige Instellingen > Ons Medicatie (toedienlijsten) configuratie. Zodra dit is ingesteld worden alle toedieninstructies uit plannen voor cliënten automatisch toegevoegd aan Ons Medicatie. 

Let op: Je hebt de taak Algemene instellingen van Ons Medicatie beheren nodig om toedieninstructies uit het plan aan Ons Medicatie toe te voegen.

Zodra de toedienlijst van een cliënt wordt geopend, wordt gecontroleerd of er wijzigingen zijn in de toedieninstructies. Als dat zo is, wordt er een notificatiestip weergegeven rechtsboven de drie puntjes en achter Toedieninstructies.

De werking van toedieninstructies is afhankelijk van de inrichting van het plan in jullie Ons-omgeving:

• Omaha-zorgplanmethodiek:
  Medicatiegerelateerde acties uit een Omaha-classificatie kunnen automatisch onder Toedieninstructies worden weergegeven. Ga hiervoor naar de Omaha-vragenlijst en selecteer op het tabblad Kies gebieden de optie Medicatie. Ga vervolgens naar het tabblad Classificeer gebieden en klik in de sectie Medicatie op Kies acties. Selecteer bij de dropdown onder Actievlak de optie Medicatietoediening.
• Nanda Nic Noc-zorgplanmethodiek:
  Medicatiegerelateerde acties uit een Nanda Nic Noc-zorgplanmethodiek kunnen niet onder Toedieninstructies worden toegevoegd.
• Overige zorgplanmethodieken:
  Medicatiegerelateerde acties uit overige zorgplanmethodieken moeten handmatig worden geselecteerd om onder Toedieninstructies te worden weergegeven. Ga naar Ons Administratie > Beheer > Instellingen > Overige instellingen en klik onder het kopje Medicatie op Ons Medicatie (toedienlijsten) configuratie. Klik op Voeg zorgplan acties toe om een zorgplanactie te zoeken en toe te voegen.

Afwezigheden van een cliënt, geregistreerd in Ons® Agenda, worden automatisch gesynchroniseerd naar Ons® Medicatie en getoond in de toedienlijst van de cliënt. Deze melding wordt getoond onderaan het uitgegrijsde toedienkaartje en in het toedienoverzicht. Er worden geen waarschuwingsmeldingen getoond voor gemiste medicatiemomenten tijdens periodes waarin de cliënt niet aanwezig is.

Synchronisatie van afwezigheden

De synchronisatie voor geregistreerde afwezigheden wordt standaard een keer per nacht uitgevoerd voor de huidige dag. Eventuele wijzigingen van afwezigheden tijdens de dag worden dus niet automatisch doorgevoerd in de toedienlijst. De synchronisatie is daarom handmatig uit te voeren via de pagina Cliëntafwezigheden in Ons® Medicatie. Klik hiervoor bij de cliënt op de drie puntjes rechtsboven in het scherm en klik op Afwezigheden. Klik vervolgens op de knop Haal afwezigheden op om de afwezigheden handmatig te synchroniseren.

Het BEM-formulier wordt gebruikt om gesprekken met cliënten te structureren. Op basis van de antwoorden op deze vragen, wordt een BEM-categorie bepaald. Die categorie wordt gebruikt om te communiceren welke verantwoordelijkheden een medewerker heeft om cliënten te helpen bij het innemen van medicatie. De BEM-categorie wordt weergegeven als een BEM-badge in de cliëntheader. Bijvoorbeeld op de pagina's Eigen beheer, Toedienoverzicht en Herhaalbestellingen en als link in het menu. Je gaat dan rechtstreeks naar het BEM-formulier in Ons® Klinimetrie:

BEM-categorieën

• Categorie 1: Cliënt bestelt en gebruikt medicatie zelf
• Categorie 2: Begeleider bestelt medicatie, cliënt gebruikt medicatie zelf
• Categorie 3: Cliënt bestelt medicatie, begeleider biedt hulp bij (een deel van) medicatie
• Categorie 4: Begeleider bestelt en biedt hulp bij (een deel van) medicatie
• Categorie 5: Zorg bestelt, biedt hulp bij medicatie en ziet toe op inname

Toelichting op de BEM-categorieën:
Zelf kan zijn: met hulpmiddel of met hulp van de verwant.	
Hulp bij gebruik van een deel van de medicatie kan zijn: cliënt neemt zelf medicatie uit medicijnrol in, de begeleider dient oogdruppel toe, of injecteert insuline.

BEM-formulier niet beschikbaar

Als het BEM-formulier niet beschikbaar is, wordt deze uitgegrijsd weergegeven in het menu. Dit betekent dat er geen BEM-formulier is in Ons® Klinimetrie. Kijk dan eerst of er wel een BEM-formulier is ingevuld. Als dat wel het geval is, kan het zijn dat je niet bent geautoriseerd om de BEM-badge of -link te bekijken of te gebruiken. Hiervoor heb je de taak Klinimetrische meetinstrumenten [van een cliënt] inzien nodig.

Wijzigingen in BEM-formulieren en nieuwe formulieren in Ons Klinimetrie worden binnen 5 minuten gesynchroniseerd naar Ons Medicatie.