Voordat je kan beginnen met Ons® Medicatie, is het noodzakelijk om eerst een aantal stappen te doorlopen. Deze stappen staan hieronder beschreven:
Samenwerken met verschillende apotheken
Begin met het opstellen van een lijst met apotheken waarmee je als organisatie wil samenwerken. Een apotheek hoeft maar één keer te koppelen met Ons Medicatie. Controleer daarom of apotheken al gekoppeld zijn. Dit kan je doen door de lijst van apotheken, inclusief hun AGB-code te mailen naar ons-medicatie@nedap.com. Nadat de lijst gecontroleerd is door Nedap, ontvang je een reactie terug op je mail. Aan de hand van die reactie kan je de apotheken waarmee je wil koppelen maar die nog niet gekoppeld zijn, informeren.
Voor apotheken die nog niet gekoppeld zijn, is een standaardmail beschikbaar die je kan versturen naar die apotheken. In deze mail staat welke stappen zij moeten doorlopen om de koppeling tot stand te brengen. De standaardmail kan je ook aanvragen via ons-medicatie@nedap.com.
Toelichting op de koppeling met apotheken
Ons Medicatie koppelt met verschillende Apothekers Informatie Systemen (AIS). Hoe de apotheek de koppeling kan activeren in hun systeem is te vinden via www.ons-medicatie.info. In de handleiding Ons Medicatie voor apotheken staat hoe de verschillende koppelingen werken en wanneer de koppelingen synchroniseren, daarvoor zijn verschillende opties in te stellen.
Een apotheek kan kosteloos gebruik maken van Ons Medicatie voor apotheken. Met dit portaal heeft de apotheek inzicht in de gekoppelde organisaties, de gekoppelde cliënten en de toedienlijsten zoals deze getoond worden in Ons Medicatie.
Apotheek koppelen aan cliënt in Ons®
Een apotheek moet in Ons Administratie gekoppeld worden aan een cliënt. Dit doe je bij de cliënt onder Cliëntnetwerk. Het is belangrijk dat de apotheek wordt gekoppeld met de juiste AGB-code.
Foutmeldingen geen toedienlijst gevonden
Zodra je Ons Medicatie opent en naar een cliënt navigeert, wordt de toedienlijst gesynchroniseerd. Het kan soms voorkomen dat het synchroniseren niet lukt, waardoor je een foutmelding ziet. In de getoonde foutmelding wordt aangegeven waarom Ons Medicatie geen toedienlijst kan vinden of tonen. Bij elke foutmelding staat een instructie of een link naar de plek in Ons® waar je de fout kan oplossen.
Let op: Cliëntgegevens in Ons moeten voldoen aan verschillende voorwaarden, voordat ze in Ons Medicatie worden getoond. Bekijk deze handleiding voor de voorwaarden.
Widget Bron medicatiegegevens
Met de widget Bron medicatiegegevens beheer je welke bron wordt gebruikt voor het ophalen van de medicatie-toedienlijsten van een cliënt. In de widget zie je de huidige bron en kun je deze wijzigen, loskoppelen of – indien beschikbaar – een testbron selecteren voor demo- of trainingsdoeleinden.
De bron van medicatiegegevens staat los van de professionele contacten van een cliënt. Hierdoor beheer je expliciet welke bron wordt gebruikt voor het ophalen van de medicatie-toedienlijsten. Is er bij een cliënt nog geen bron ingesteld, dan kunnen er geen medicatie-toedienlijsten worden opgehaald totdat een bron is geselecteerd.
Je kan de bron instellen via de widget of, wanneer een geschikte bron beschikbaar is, rechtstreeks vanuit de toedienlijst. Wanneer voor een cliënt al medicatie-toedienlijsten via een gekoppelde apotheek worden opgehaald, wordt deze automatisch als bron gebruikt. Alleen voor cliënten waarvoor nog niet eerder medicatie-toedienlijsten zijn opgehaald, moet handmatig een bron worden ingesteld.
De widget is beschikbaar als de zorgorganisatie een actieve licentie van Ons® Medicatie heeft. Daarnaast is de taak Zorgaanbieder-koppelingen [van een cliënt] toevoegen en verwijderen nodig om deze widget te kunnen gebruiken.
De widget openen
Ga in Ons® Administratie naar de cliënt en daarna naar het professionele netwerk. De widget staat onder de lijst met professionele contacten.
De huidige bron bekijken
De widget toont altijd de huidige status van de bron.
- Is een bron ingesteld, dan staat achter de naam voorschrijfsysteem.
- Gaat het om een testbron, dan staat achter de naam testbron.
- Heeft de bron geen bruikbare naam, dan toont de widget Naam onbekend met de agb-code.
- Is nog geen bron ingesteld, dan toont de widget Geen geselecteerd.
Een bron instellen of wijzigen
Je kan de bron instellen via de widget. Als een geschikte bron beschikbaar is, kan je dit ook rechtstreeks vanuit de toedienlijst doen.
Bij cliënten waarvoor Ons® Medicatie al medicatietoedienlijsten ophaalt via een gekoppelde apotheek, neemt Ons® Medicatie deze apotheek automatisch over als bron. Je hoeft alleen handmatig een bron in te stellen voor cliënten waarvoor nog niet eerder medicatietoedienlijsten zijn opgehaald.
Volg deze stappen om een bron via de widget in te stellen of te wijzigen:
- Klik rechtsboven in de widget op het pictogram voor wijzigen.
- Het venster Bron medicatiegegevens wijzigen opent
- Selecteer de bron die Ons® Medicatie moet gebruiken
- Klik op Opslaan
Het venster sluit na het opslaan. De widget toont daarna de nieuwe bron.
De keuzelijst kan externe bronnen, voorschrijfsystemen, en testbronnen bevatten. Heeft de cliënt nog geen bron, dan is de keuzelijst leeg. Je ziet dan de tekst Kies bron van toedienlijsten. De knop Opslaan blijft niet beschikbaar totdat je een bron selecteert.
Testbron selecteren
Een testbron bevat fictieve medicatiegegevens. Gebruik een testbron alleen voor demonstraties of trainingen en bij voorkeur alleen voor testcliënten. Zijn testbronnen beschikbaar, dan staat de optie Testbron onderaan de keuzelijst. Volg deze stappen om een testbron te selecteren.
- Selecteer bij Bron van medicatiegegevens de optie Testbron.
- De extra keuzelijst Fictief toedienschema verschijnt.
- Selecteer het gewenste fictieve toedienschema.
- Klik op Opslaan.
- Het bevestigingsvenster Fictieve toedienlijst verschijnt.
- Lees de waarschuwing en klik op Doorgaan.
De testbron wordt pas opgeslagen nadat je de keuze hebt bevestigd.
Een bron loskoppelen
Je kunt een ingestelde bron loskoppelen. Ons® Medicatie haalt daarna geen nieuwe medicatietoedienlijsten meer op voor de cliënt. Volg deze stappen om een bron los te koppelen.
- Open het venster Bron medicatiegegevens wijzigen.
- Klik op Loskoppelen.
- Het bevestigingsvenster Bevestig loskoppelen verschijnt.
- Lees de waarschuwing en klik op Doorgaan.
Het venster sluit daarna. De widget toont Geen geselecteerd. Heeft de cliënt geen ingestelde bron, dan is de knop Loskoppelen niet beschikbaar.
Cliënt is geen toedienlijstcliënt
Het instellen van een bron is niet voldoende als de cliënt in Ons® Medicatie niet als toedienlijstcliënt is ingesteld. In dat geval toont de widget de melding Deze cliënt is geen toedienlijstcliënt. Via de link Naar Medicatie kun je Ons® Medicatie openen en de instellingen van de cliënt controleren.
Een gekoppelde apotheek verwijderen
Het verwijderen van een apotheek uit het professionele netwerk koppelt de bron niet direct los. Ons® Medicatie controleert iedere nacht of de ingestelde bron nog beschikbaar is. Is een bron niet meer beschikbaar, dan verwijdert Ons® Medicatie deze tijdens de nachtelijke verwerking bij gekoppelde cliënten. Wil je daarna nog medicatietoedienlijsten ophalen, dan moet je handmatig een nieuwe bron selecteren in de widget.
Meldingen en fouten
- Kan de huidige bron niet worden geladen, dan toont de widget een foutmelding met een optie om het opnieuw te proberen.
- Kunnen de beschikbare bronnen niet worden geladen, dan blijft het venster geopend. Je ziet een foutmelding in plaats van de keuzelijst.
- Mislukt het opslaan of loskoppelen, dan blijft het venster geopend. Je kunt de actie daarna opnieuw uitvoeren.
- Heeft een cliënt geen ingestelde bron, dan meldt Ons® Medicatie dat geen bron voor medicatiegegevens is ingesteld. De melding verwijst je naar Ons® Administratie. Daar kun je via de widget Bron medicatiegegevens een bron selecteren.
Herhaalbestellingen configureren
Ons Medicatie biedt de mogelijkheid om herhaalbestellingen vanaf de toedienlijst direct in de receptenbuffer van het AIS te laten landen. Dat gebeurt via een EDIFACT-bericht. Apotheken bepalen zelf of zij deze functionaliteit willen activeren, dat kan via Ons Medicatie voor apotheken.
Als een apotheek de herhaalbestellingen heeft geconfigureerd, kan er voor alle medicatie die niet in een baxterrol zit een herhaalbestelling worden aangevraagd. Onderaan de toedienlijst vind je of een herhaalbestelling mogelijk is.
