Met Ons Vandaag is het mogelijk om ongeplande bezoeken, die tussen je planning in kunnen voorkomen, direct vast te leggen op het moment dat ze gebeuren.
Door een ongepland bezoek direct toe te voegen tussen twee andere (geplande) bezoeken, hoef je na het doorzetten van je planning naar gewerkte uren, geen aanvullende uren meer te registreren.
Configuratie en voorwaarden
Inschakeling functionaliteit
De functionaliteit is standaard beschikbaar voor iedereen: er hoeft geen aanvullende instelling aangezet te worden.
Instelling weekkaartprofiel
In het weekkaartprofiel van de gebruiker moet ingesteld staan dat de medewerker directe zorgregels mag registreren. Dit is nodig omdat ongeplande bezoeken net als geplande bezoeken uiteindelijk omgezet worden in registraties.
Wanneer is een ongepland bezoek toevoegen mogelijk?
Ongeplande bezoeken kunnen worden toegevoegd terwijl je aan het werk bent:
Het toevoegen van ongeplande bezoeken is alleen mogelijk op de huidige dag
Er moet een planning zijn met ten minste één bezoek dat geëxporteerd gaat worden.
De dag mag niet geëxporteerd zijn.
De dag mag niet ondertekend zijn.
Ongeplande bezoeken kunnen alleen worden toegevoegd na bezoeken die geëxporteerd worden.
Als er helemaal geen bezoeken geëxporteerd worden vanuit de planning kunnen er geen ongeplande bezoeken toegevoegd worden. Gebruik in dat geval de weekkaart om registraties toe te voegen.
Een ongepland bezoek toevoegen
Op het Planning-scherm kun je ongeplande bezoeken toevoegen.
Volg de volgende stappen:
Tik op het plusje rechtsonder in het scherm.
Zie je geen plusje? Dan missen één of meerdere vereisten voor het toevoegen van ongeplande bezoeken zoals hierboven beschreven.
De momenten waarop je een ongepland bezoek kan toevoegen, verschijnen.
Tik op het moment tussen twee bezoeken waar je een ongepland bezoek wilt toevoegen
Zoek de cliënt en kies eventueel een activiteit.
Bij het tonen van cliëntgegevens houdt Ons Vandaag rekening met het bereik dat ingesteld is bij de autorisatie van de medewerker in Ons Autorisatie. In het bereik staat wat de medewerker in welke situatie mag zien. Uitleg over het bereik en de inzagemogelijkheden van cliëntgegevens is te vinden in Ons Vandaag: configuratie
De lijst met zoekresultaten is maximaal 25 cliënten lang.
Vind je niet de cliëntgegevens die je nodig hebt? Dan is het mogelijk dat de cliënt niet in jouw bereik zit. Heb je toch dringend toegang nodig tot de cliëntgegevens? In dat geval is dan optie 'Escaleer nu' beschikbaar. Via deze optie kan de gebruiker via escalatie (autorisatiebereik vergroten) alsnog inzage krijgen in cliëntgegevens. Meer info zie Ons Vandaag: escaleren.
Geef eventueel extra reistijd aan (deze tijd wordt tussen het ongeplande bezoek en het bezoek ervoor als ruimte gelaten).
Geef de duur van het ongeplande bezoek aan.
Tik op Opslaan
Het ongeplande bezoek verschijnt in je planning. Je kunt ongeplande bezoeken herkennen aan de gele kleur van het kaartje.
Je hoeft geen starttijd op te geven voor een ongepland bezoek. Het ongeplande bezoek volgt (eventueel na extra opgegeven reistijd) het bezoek waarna je het toevoegt, op.
Het ongeplande bezoek is nog niet geregistreerd en is alleen opgeslagen in Ons Vandaag. Pas op het moment dat je op Uren registreren tikt, zal het ongeplande bezoek ook worden geregistreerd.
Een ongepland bezoek wijzigen of verwijderen
Om een ongepland bezoek te wijzigen, tik je het ongeplande bezoek aan op het Planning-scherm. Hier kun je de reistijd, bezoekduur en de activiteit wijzigen. Je wijzigingen worden direct opgeslagen.
Om een ongepland bezoek te verwijderen, tik je het ongeplande bezoek aan op het Planning-scherm. Tik vervolgens op de knop .
Je kunt alleen ongeplande bezoeken wijzigen en verwijderen als je je uren nog niet hebt geregistreerd en de dag nog niet ondertekend is. Na het registreren is je ongeplande bezoek een zorgregel geworden. Als je na het registreren van je uren het ongeplande bezoek wilt wijzigen of verwijderen, ga dan naar de Werkstaat om je wijzigingen door te voeren.
Ongeplande bezoeken registreren en verzenden naar de werkstaat
Om ongeplande bezoeken te registreren, tik je zodra je klaar bent met werken op op het Planning-scherm. Zodra je daarna op tikt, worden alle wijzigingen op de dag verzonden en geregistreerd, inclusief de ongeplande bezoeken die je hebt toegevoegd. Daarna brengt de app je naar de Werkstaat waar je eventueel nog aanvullende uren of reisdeclaraties kunt invullen.
Let op! Een gewijzigde planning moet diezelfde dag vóór middernacht (00:00 uur) geregistreerd en verzonden worden. Doe je dit niet uiterlijk voor middernacht? Dan wordt automatisch de oorspronkelijke planning (zonder de aangebrachte wijzigingen) doorgezet naar jouw werkstaat.
