Laatst gewijzigd op: 19 april 2021
Benodigde inrichting: overzicht van belangrijkste wijzigingen
Toegestane frequenties/eenheden
De frequenties per 4 weken en per jaar zijn niet meer toegestaan. Voor onze productinrichting betekent dit dat de eenheid per periode niet meer gekozen mag worden (vaak wordt deze gebruikt in combinatie met het vinkje 'Één stuk per opgegeven declaratie-eenheid declareren'). Je kunt nu al niet meer producten opslaan wanneer je eenheid per periode gekozen hebt. Je krijgt dan een foutmelding.
Aanleverperiode
Dit mag niet meer Declaratie per zorgperiode zijn. Wij passen hiervoor niets aan, dus dat moet zelf worden aangepast. Je krijgt dit wel als uitval in de export te zien als de aanleverperiode 'Declaratie per zorgperiode' gekozen is.
Eenheid Stuks
Deze eenheid wordt opgesplitst in 'Stuks output' en 'Stuks inspanning'. Overal waar nu ' Stuks' ingericht staat, staat straks 'Stuks output'. Na 1 januari moet je je producten die als 'Stuks inspanning' aangeleverd moeten worden, nog aanpassen naar de juiste eenheid.
Detailinformatie over de inrichting is te vinden in Wmo- en Jw-producten beheren.
Migratieperiode
De migratieperiode bestaat uit drie fases die hieronder staan uitgelegd:
Mogelijkheid om berichten alvast klaar te zetten in 2.4 en later te versturen in versie 3.0
Goed om te weten: het is mogelijk om berichten nu alvast klaar te zetten in versie 2.4 en deze pas later te versturen in versie 3.0. Op deze manier komen de berichten op het Dashboard onder 'Later te versturen' te staan en kunnen dan later in versie 3.0 daadwerkelijk verstuurd worden. Het retourbericht zal bij deze werkwijze van dezelfde versie zijn. Hiermee wordt voldaan aan de voorwaarde dat berichten niet in gebroken berichtparen worden verwerkt.
Fase 1: Afsluiting
21 december 23.00 uur: Geen nieuwe declaratie- of factuurberichten (303) meer aan de gemeente verzenden.
31 december 2020 vóór 13.00 uur: Gemeenten moeten hebben gereageerd met een retourbericht (304) op alle eerder verstuurde declaratie- en factuurberichten.
Fase 2: Transitie
31 december 13.00 uur - 4 januari 13.00 uur: Tijdelijk geen berichtenverkeer mogelijk tussen gemeenten en zorgaanbieders.
Fase 3: Ingebruikname en nazorg
4 januari 13.00 uur: Berichtenverkeer volgens de iWmo en iJw 3.0 opgestart.
Functionaliteit op testomgeving inschakelen
Vanaf versie 2020.8.6 van Ons Administratie is het mogelijk om iWmo en iJw 3.0 in te schakelen op testomgevingen. Dit is te doen via BeheerInstellingenOverige Instellingen Langdurige zorg-voorkeuren. Op deze pagina zijn de opties Gebruik iWmo en iJw 3.0 zichtbaar. Door deze aan te vinken kan getest worden met iWmo- en iJw 3.0-functionaliteit.
Deze functionaliteit is op productieomgevingen niet zichtbaar en wordt automatisch ingeschakeld op het daarvoor bestemde moment.
Webcast
Op dinsdag 17 november om 14.00 is er een live webcast georganiseerd over de wetswijzigingen 2021. Tijdens deze webcast zijn we dieper ingegaan op de wijzigingen en de doorwerking van de iWmo en iJw in Ons. Bekijk hier de webcast terug.
FAQ
Is het mogelijk om berichten alvast klaar te zetten in 2.4 en later te versturen in versie 3.0?
Dit is mogelijk. Door berichten nu alvast klaar te zetten in versie 2.4 en pas later in versie 3.0 te versturen, komen de berichten op het Dashboard onder 'Later te versturen' te staan. Vanaf deze plek kunnen ze dan later in versie 3.0 daadwerkelijk verstuurd worden. Het retourbericht zal bij deze werkwijze van dezelfde versie zijn. Hiermee wordt voldaan aan de voorwaarde dat berichten niet in gebroken berichtparen worden verwerkt.
Als de Beschikking niet meer in de toewijzing zit en deze schermen niet meer zichtbaar zijn, waar kunnen we deze informatie dan terugvinden?
De Beschikking verdwijnt helemaal uit het bericht, omdat deze eigenlijk geen toegevoegde waarde had in de huidige situatie. De Beschikking werd in onze applicatie gebruikt als een soort kapstok waaronder de toegewezen producten hingen, maar die is dus eigenlijk helemaal niet relevant voor het zorg- en declaratieproces en om die reden dus verwijderd uit de toewijzing.
Moet een VOW nog actief verstuurd worden via de Berichtenbox?
Ja, een VOW moet na het klaarzetten ook nog verstuurd worden via de Berichtenbox. Dit proces is eigenlijk vergelijkbaar met het 315-bericht. Wanneer je het bericht hebt klaargezet, moet het nog verzonden worden. Hier zal nog een berichttype voor worden toegevoegd aan de Berichtenbox.
Wordt het VOW (aangevraagde legitimatie) automatisch afgesloten als de toewijzing afgegeven is?
Ja, wij zullen ervoor zorgen dat aangevraagde legitimaties automatisch worden afgesloten als de toewijzing afgegeven is.
Moeten alle toewijzingen opnieuw worden aangemaakt?
Nee, alleen de toewijzingen die géén uniek toewijzingsnummer hebben en de toewijzingen die een combinatie van frequentie/eenheid hebben die niet meer is toegestaan in versie 3.0, worden door de gemeente opnieuw verzonden.
Als een gemeente een maximaal budget in de toewijzing zet, is het dan te volgen hoeveel daarvan gedeclareerd is?
Nee, op dit moment nog niet. We zullen proberen om dit onder te brengen in de trajectvoortgang. Zodra hier iets voor beschikbaar komt, zal die via de release notes gecommuniceerd worden.
Vanaf wanneer kunnen we gaan testen met de komende wetswijzigingen?
Testen is mogelijk vanaf woensdag 18 november op testomgevingen. Je kunt de omgeving zelf zo instellen dat de nieuwe wetswijzigingen worden opgenomen in de testomgeving door via Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Langdurige zorg-voorkeuren de vinkjes Gebruik iWMO 3.0 en Gebruik iJW 3.0 aan te vinken. Let er op dat nog niet alle wetswijzigingen zijn doorgevoerd in deze versie, maar dat onze ontwikkelaars druk bezig zijn om alle wijzigingen in de versies klaar te zetten.
Worden producten op basis van periode automatisch beëindigd of moet ik dit handmatig doen? En kunnen deze producten niet gewoon worden aangepast van periode naar maand?
Frequentie 'per vier weken'
Producten met 'declareren in perioden' moeten worden beëindigd als de toewijzing van de gemeente in 2020 in de frequentie 'per vier weken' is. De gemeente behoort dan ook een intrekking verstuurd te hebben om deze toewijzingen te beëindigen per 31-12-2020, en ook een opvolgende toewijzing met een andere frequentie.
Frequentie anders dan 'per vier weken'
Producten met 'declareren in perioden' moeten niet beëindigd worden, maar aangepast worden naar 'declareren in maanden' met de optie 'Declareer in perioden voorafgaand aan 2021' als de toewijzing niet in frequentie 'per vier weken' is, maar bijvoorbeeld in 'per geldigheidsduur van de toewijzing', en er bijvoorbeeld stuks per periode gedeclareerd werden. In dat geval moet er per 1-1-2021 in stuks per maanden gedeclareerd worden (omdat periodedeclaratie niet meer toegestaan is). De eerdergenoemde combinatie werkt dan.
Aanleverperiode
Als de aanleverperiode momenteel 'declaratie per zorgperiode' is, dan is ook dat niet meer toegestaan per 1-1-2021. In dat geval kan de optie 'Gebruik aanleverperiode Declaratie per zorgperiode voor 1 januari 2021' ingeschakeld worden, en de aanleverperiode aangepast worden naar een toegestane waarde.
Dienen alle facturaties m.b.t. 2020 op 30 december 2020 vóór 13.00 uur gefactureerd te zijn?
Nee, dat is niet nodig en kan ook nog gewoon in 2021. Echter, je kunt de facturaties pas weer opsturen vanaf 4 januari 2021. Je kunt in 2021 nog declaraties (dus 303-exports) draaien over 2020. De 303 blijft dus nog wel bestaan, maar kun je alleen draaien over 2020 en eerder. Afhankelijk van de periode waarover je declareert, gebruik je het 303- of 323-bericht. Voorbeeld: als je op 5 januari 2021 gaat declareren over december, gebruik je nog steeds het 303-bericht.
Wij factureren nu per maand. Moet dit vanaf 2021 dan anders gedaan worden?
De handeling blijft hetzelfde, alleen kan er vanaf 2021 niet meer gefactureerd worden en gaat alles via een 323-bericht (declaratie). Je zult dus straks over de maanden en jaren vanaf 2021 en hoger met de 323-standaard moeten factureren, en over de maanden en jaren daarvoor met een 303-bericht. Hier kun je binnenkort een nieuw exportprofiel voor inrichten.
Hoe kan ik periode 13 declareren als er vanaf 30 december 2020 geen nieuwe heenberichten meer verstuurd kunnen worden?
Dit kan nog steeds in 2021. De 303-exports blijven in 2021 gewoon beschikbaar voor nieuwe aanleveringen en wijzigingen in 2020. Er is alleen géén berichtenverkeer mogelijk tot 4 januari 2021. Na die tijd kunnen er gewoon weer 303-berichten opgestuurd worden.
Producten die nu opgenomen zijn in het filter Factureren bestaan in 2021 nog steeds, maar moeten dan gedeclareerd worden. Hoe moeten wij deze producten van de ene filter (Factureren) in het andere filter (Declareren) krijgen?
De producten dienen in beide filters aangezet te worden (wijzigingen in filters kunnen namelijk credits tot gevolg hebben). De huidige producten in de filters hoeven dus niet afgesloten te worden als daar geen reden voor is. Het is wel heel aannemelijk dat er nieuwe producten in 2021 zullen zijn. Het kan dus handig zijn om voor de nieuwe 323-berichten een nieuw filter voor 2021 aan te maken. Er moeten twee verschillende exportprofielen worden gemaakt: één voor de facturatie t/m 31 december 2020 en één voor de declaratie vanaf 1 januari 2021. Op deze manier kun je dus ook nog gewoon een correctiefactuur draaien over 2020, mocht dat nodig zijn. Via de release notes zal worden gecommuniceerd wanneer deze nieuwe exportprofielen aangemaakt kunnen worden.
Kunnen later te versturen startberichten per 1 januari 2021 voor nieuwe toewijzingen al klaargezet worden vóór de migratie, of moeten we hiermee wachten tot na de migratie?
Het klaarzetten van een bericht zou al moeten kunnen vóór de migratie, zolang je het bericht nog niet verstuurt en dus het bericht ook nog niet aanmaakt. Berichtenparen moeten namelijk volledig in één versie zitten.
Hoe voorkom ik dat er gebroken berichtparen ontstaan in het versturen van berichten?
Tijdens de webcast hebben we meerdere vragen ontvangen over het klaarzetten en versturen van bijvoorbeeld stopberichten rondom de fase waarin het berichtenverkeer wordt stilgelegd. De regel die vanuit iStandaarden geldt, is dat er geen gebroken berichtparen mogen ontstaan. Een berichtenpaar is de combinatie van het heenbericht (bijvoorbeeld een WMO307) en het retourbericht (bijvoorbeeld de WMO308). Het is dus niet toegestaan om een heenbericht te verzenden in versie 2.4, en het retourbericht te ontvangen in versie 3.0. Gemeenten moeten dus alle heenberichten op 31-12-2020 verstuurd hebben. Wat moet er dan gebeuren als een toewijzing gestopt moet worden op 31-12-2020? Aangezien er op 31-12-2020 geen stopberichten meer verstuurd kunnen worden, moet er gewacht worden met het versturen totdat versie 3.0 actief is. De berichten kunnen wel gewoon worden klaargezet, zodat ze op het Dashboard worden gezet: de berichten worden pas aangemaakt wanneer ze ook verzonden worden.
Toewijzingsbericht (301)
Er zijn diverse aanpassingen in het toewijzingsproces; enerzijds is het element beschikking verwijderd uit het toewijzingsbericht en anderzijds is het aantal varianten in de toewijzing beperkt.
Het element Beschikking en de klassen Beperking en BeperkingScores zijn verwijderd.
Het toewijzingsnummer is uniek en wordt verplicht.
De frequenties Per 4 weken en Per jaar zijn verwijderd.
Toegestane combinaties eenheid/frequentie en omvang/budget zijn ingeperkt.
Einddatum verplicht bij de frequenties Week en Totaal binnen de geldigheidsduur toewijzing.
Stuks is opgesplitst in Stuks (inspanning) (84) en Stuks (output) (82).
Uitwerking in Ons
De functionaliteit en invulvelden voor de 301 in Ons worden aangepast aan de nieuwe opzet. De nieuwe schermen komen tijdig beschikbaar.
In de schermen rondom de zorglegitimatie van de cliënt zijn alle blokken met informatie over de beschikking verwijderd.
In de schermen rondom het toevoegen van het product worden nog aanpassingen doorgevoerd.
Vanaf versie 2020.8.11 van Ons Administratie is Stuks inspanning toegevoegd, waardoor 'Stuks' is opgesplitst in inspanning en output. Dit is ook toegevoegd aan de XML-import.
OP087-bedrijfsregel
De foutmelding over de OP087-bedrijfsregel, geeft aan dat de nieuwe toewijzing alle geldende producten moet bevatten van het moment van afgeven van de nieuwe toewijzing (dagtekening van het bericht). Producten die niet meer geldig zijn, hoeven hier dus niet opnieuw in te worden ingezet.
De gemeente voldoet met het afgeven van deze 301 waarschijnlijk niet aan de genoemde bedrijfsregel. Hiermee voldoet Ons aan bedrijfsregel OP087 van iStandaarden (hetgeen wij nastreven met de ontwikkelingen van de applicatie). Het is dus aan de gemeente om de juiste toewijzingen af te geven en de gemeente zal dus een nieuwe toewijzing moeten sturen die wel aan deze bedrijfsregel voldoet
Start-/Stopberichten (305/307)
Element BeschikkingNummer is komen te vervallen uit de klasse StartProduct.
De logische sleutel bestaat niet meer uit het BeschikkingNummer, ToewijzingIngangsdatum en Toewijzingsnummer, maar alleen nog uit het Toewijzingsnummer voor inspanningsgericht en product + ingangsdatum voor taakgericht
Uitwerking in Ons
Het retourbericht (306) kan in Ons worden ingelezen en is als optie aan de Berichtenbox toegevoegd.
Verzoek om toewijzing (315/316)
De retourcodes die in versie 2.4 werden gebruikt om aan te geven waarom een verzoek werd afgewezen, zijn in versie 3.0 verwijderd. Het veld Beschikkingsnummer is nog wel beschikbaar in dit verzoek.
Zie Wmo- of Jw-zorgtoewijzingsaanvraag administratief vastleggen voor meer informatie.
Verzoek om wijziging (317)
Dit is een nieuw bericht dat nog niet bestond in versie 2.4. Dit verzoek is gedefinieerd om een wijziging van de te leveren zorg binnen het iWmo- en iJw-berichtenverkeer aan te vragen en moet altijd vanuit een lopende toewijzing aangevraagd worden. De gewenste begindatum van de wijziging moet in de toekomst liggen.
Bevat altijd één Cliënt-klasse, met daarin één Verzoek-klasse.
Onder de Verzoek-klasse hangen de toegewezen producten (en eventueel nieuwe producten).
Bij een handmatig aangevraagde toewijzing is het niet mogelijk om een Verzoek om wijziging aan te vragen.
Verschil met Verzoek om Toewijzing (315)
Een Verzoek om Wijziging wordt altijd aangevraagd vanuit een lopende set aan toewijzingen.
Een Toewijzing als gevolg op een Verzoek om Wijziging bevat de complete set aan aangevraagde producten.
In dat geval kan de gemeente bij een Verzoek om Toewijzing per product een beoordeling doen.
Toewijzingsbericht n.a.v. Verzoek om Wijziging
ReferentieAanbieder wordt gevuld met ReferentieAanbieder van Verzoek om Toewijzing.
Nieuwe producten moeten een ingangsdatum in de toekomst hebben.
De gewenste ingangsdatum wordt overgenomen in het Toewijzingsbericht (301).
Uitgezonderd toewijzingen met terugwerkende kracht. Hierbij geldt: datum van honoreren + 1.
Uitwerking in Ons
De functionaliteit voor Verzoek om wijziging en Toewijzingsbericht n.a.v. Verzoek om wijziging, en de bijbehorende retourberichten komen tijdig in Ons beschikbaar. De functionaliteit bestaat uit nieuwe berichtopties, nieuwe invulvelden en signaleringen. De Berichtenbox wordt hierop ingericht en er worden signaleringen voor de 317 toegevoegd.
Zie Wijziging in de te leveren zorg aanvragen via WMO317 voor meer informatie.
Antwoordbericht (319)
Dit nieuwe bericht is een antwoord op een Verzoek om Wijziging (317) of een Verzoek om Toewijzing (315). De reactie met het antwoordbericht kan ofwel een onderzoek (2) of een afwijzing (1) zijn. Na een reactie onderzoek, kan aansluitend ofwel een antwoordbericht met afwijzing of een toewijzing via een toewijzingsbericht komen.
Bevat altijd één antwoord, met één referentienummer.
De JW319 heeft een extra klasse ten opzichte van de WMO319, deze is bedoeld voor het woonplaatsbeginsel.
Uitwerking in Ons
Het antwoordbericht (319) kan in Ons worden ingelezen en is als optie aan de Berichtenbox toegevoegd. Ook worden de signaleringen voor de 319 toegevoegd.
Informatieplicht Woonplaatsbeginsel (Jw)
Als antwoord op een verzoek om toewijzing kan een gemeente in het antwoordbericht reageren dat zij niet de verantwoordelijke gemeente zijn. Tevens kan de juiste gemeente in het antwoordbericht worden meegegeven, zodat de aanbieder weet bij welke gemeente het verzoek om toewijzing moet worden ingediend.
Dit beginsel gaat per 1-1-2022 in.
Declaratieproces
De gehanteerde uitgangspunten bij de doorontwikkeling van het declaratieproces vanaf 2021 zijn:
Er wordt alleen nog gedeclareerd (en niet langer gefactureerd).
De declaratieperiode is altijd per maand.
Selecteer voor de financiële boekingen bij de facturatie-instellingenmaandelijks bij periodetype. Vanaf versie 3.0 is de declaratieperiode altijd per maand en op deze manier is dat in te zien.
De bestaande 303-/304-berichten worden alleen nog gebruikt bij een financiële export die betrekking heeft op een declaratieperiode (dit kan zijn een periode of maand) van vóór 1 januari 2021. Bij financiële exports die betrekking hebben op een declaratietijdsbestek vanaf 1 januari 2021 is de declaratieperiode altijd 'maand' en moet de 323 gebruikt worden. Hiervoor moet een apart Exportprofiel aangemaakt worden.
Declaratiebericht (323)
Het declaratieproces wordt ingericht met nieuwe declaratieberichten, waarbij dit 323-bericht de 303 vervangt en er niet langer wordt gefactureerd, maar alleen nog wordt gedeclareerd.
Er moet altijd specifiek gedeclareerd worden (ook bij aspecifieke toewijzingen).
De eenheid van toewijzen is gelijk aan de eenheid van declareren (met uitzondering van uren en minuten).
Frequentie per week:
Inspanningsgericht: De dag van levering bepaalt de maand waarin gedeclareerd wordt.
Outputgericht: De zondag bepaalt in welke maand gedeclareerd moet worden.
Alle geleverde zorg voor een specifieke toewijzing wordt per specifiek product gegroepeerd per maand (methode Som over declaratieperiode).
Declaratieperiodes (deze periode is altijd een maand) met een ingangsdatum op of na 1-1-2021 moeten gedeclareerd worden met de 323 (let erop om hier een apart Exportprofiel aanmaken voor aan te maken.
Declaratieperiodes (dit kan een periode of maand zijn) met een ingangsdatum vóór 1-1-2021 moeten gedeclareerd worden met de 303.
Uitwerking in Ons
De 303-/304-berichten komen te vervallen in versie 3.0. Deze berichten worden vervangen door de 323.
Dit bericht kan in Ons worden ingelezen en is als optie aan de Berichtenbox toegevoegd.
Bij het exportprofiel voor de JW323 kan niet meer voor een tijdmodel worden gekozen en is de keuze voor declaratie/facturatie ook komen te vervallen.
Bij het inrichten van producten is Som over declaratieperiode nu standaard ingeschakeld. Zie Wmo- en Jw-producten beheren voor meer informatie.
De twee eenheden (output en inspanning) voor Stuks zijn toegevoegd. Dit is ook toegevoegd aan de XML-import.
Vanaf versie 2020.8.11 van Ons Administratie kun je aan de slag met de inrichting van de iJW- en iWMO323-declaratieberichten. De exportprofielen kun je momenteel al inrichten, maar er komen nog geen declaratieberichten.
Antwoord op declaratiebericht (325)
Dit bericht vervangt de 304 (het retourbericht) en is het antwoordbericht op de 323. Bij dit bericht hoort geen retourbericht.
Uitwerking in Ons
Dit bericht kan in Ons worden ingelezen en is als optie aan de Berichtenbox toegevoegd.
Informatie over week 53
De 4-wekenkalender die is opgesteld door het Zorginstituut in samenwerking met het Ketenbureau, loopt tot en met 31-12-2020 en niet tot en met 03-01-2021. De uitwerking hiervan is verschillend op basis van de frequentie van het nieuwe product.
Frequentie periode (oud) naar maand (nieuw)
Periode 13 van 2020 duurt drie dagen korter dan gebruikelijk, maar daarmee wordt de overgang naar maandelijks declareren goed gefaciliteerd. Zie de website van iStandaarden voor meer informatie.
Wanneer de gemeente een extra tarief afgeeft voor de laatste 4 dagen van december, kan het tarief in de applicatie worden aangepast door het standaardtarief te verhogen met het aangegeven tarief en dit uitsluitend te laten gelden voor december 2020.
Belangrijkste punten:
Week 53 hoort bij periode 13. Deze periode kent dus 5 weken. (Let op als je de naar-rato-methode gebruikt. Zie Wmo- en Jw-producten beheren voor meer informatie.)
Voor iWmo- en iJw-declaraties geldt dat:
declaraties t/m 31 december 2020 met een 303-bericht moeten worden afgehandeld;
de declaraties vanaf 1 januari 2021 met een 323-bericht moeten worden afgehandeld;
Let hier goed mee op bij het starten van een export voor wat betreft de opties die je hebt en wat de gemeente verlangt in de header van het bericht.
Oude producten die veranderen in eenheid en/of declaratie-inrichting worden per 31 december afgesloten en per 1 januari worden nieuwe producten toegevoegd.
Er moeten nieuwe exportprofielen voor de Wmo en Jw worden gemaakt. Let hierbij op dat door het updaten van de codelijsten de filters inactief kunnen zijn. De filters moeten dan hersteld worden.
Er verschijnen geen financiële boekingen in december 2020.
Frequentie periode (oud) naar weken (nieuw)
Periode 13 duurt van 30 november 2020 t/m 27 december 2020. Week 53 hoort niet bij deze periode, maar wordt vastgelegd in een financiële boeking op 3-1-2021 en gedeclareerd met de maandelijkse declaratie van januari (323). Deze maand heeft daardoor 5 weken (3, 10, 17, 24, 31 januari). De onderhavige producten krijgen de einddatum 27-12-2020 en de nieuwe producten de begindatum 28-12-2020.
