Agenda-eigenschappen
Ga naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen en klik onder het kopje Medewerker agenda op Configuratie. In dit overzichtsscherm zijn de Agenda-eigenschappen in te stellen:
Teams met agenda: selecteer hier de die een teamagenda moeten kunnen gebruiken.
Vastgezette weken onbeschikbaarheid: in dit invoerveld is aan te geven hoeveel weken van tevoren men de onbeschikbaarheid nog kan aangeven of wijzigen. Als hier 2 in wordt gevult, kunnen medewerkers hun onbeschikbaarheid aangeven of wijzigen vanaf twee weken in de toekomst. De twee weken daartussen zijn dan vastgezet en in die twee weken is de onbeschikbaarheid dan niet meer te wijzigen.
Cliënt standaard aanwezig: met deze optie bepaal je of cliënten automatisch op aanwezig worden gezet bij het aanmaken van een nieuwe afspraak.
Beperk inzage tot team: met deze optie is het mogelijk om de inhoud van afspraken te kunnen beperken. Hiermee kan een gebruiker alleen de inhoud van de afspraak zien als tenminste één deelnemer van de betreffende afspraak aan hetzelfde team is toegewezen als de medewerker die de afspraak wil inzien. In andere gevallen wordt alleen het tijdstip van de afspraak getoond. Deze optie verwerpt eventuele iCal-instellingen. Als een medewerker via Ons Agenda geen details van afspraken mag zien, dan kan dit dus ook niet in een externe agenda.
Reistijdweergave inschakelen: geef hier aan of medewerkers bij het aanmaken van een afspraak ook reistijd moeten kunnen invoeren.
In het geval dat deze functionaliteit eerder heeft aangestaan en wordt uitgezet, dan wordt alle reistijd die eerder bij afspraken ingegeven is, niet meer getoond.
De uitgebreide werkwijze inschakelen: geef hier aan of er gebruik gemaakt moet worden van de uitgebreide werkwijze.
Reistijd vooraf invullen in registratie: Staat Reistijdweergave én de uitgebreide werkwijze ingeschakeld? Dan komt bij de Registratie-eigenschappen de optie 'Reistijden vooraf invullen in registraties' beschikbaar. Hiermee wordt de reistijd uit de afspraak automatisch ingevuld bij het maken van de registratie en als reistijdregistratie vastgelegd.
Registratie-eigenschappen
De onderstaande opties zijn standaard beschikbaar. Maakt de organisatie gebruik van de uitgebreide werkwijze? Dan zijn er naast de onderstaande opties, meer opties beschikbaar. Meer informatie hierover is te vinden in Ons Agenda: standaard vs uitgebreide workflow.
Werktijd uursoort: Op deze plek is de werktijd uursoort instelbaar. Deze is noodzakelijk voor een juiste registratie van afspraken met meerdere cliënten/medewerkers. De registratie wordt dan opgedeeld in cliënttijd-registraties, waarbij de in de afspraak/registratie gekozen uursoort geregistreerd wordt. Het werktijd-uursoort dat je hier instelt wordt gebruikt voor het werktijd-deel.
Toon overige uursoorten: Wanneer met dit aanvinkt, zullen ook de uursoorten worden getoond. Door het niet aanvinken van deze optie, zullen er minder uursoorten zichtbaar zijn bij het maken van een afspraak.
Overlap toestaan: Het aanvinken van deze optie betekent dat het mogelijk is dat een medewerker een afspraak (met een cliënt) heeft, waarbij er tijdens deze afspraak ook een andere afspraak is ingepland (met een andere cliënt). Het registreren van deze afspraken is dan mogelijk voor beide cliënten, maar dit geldt alleen voor de cliëntentijd van de afspraken en niet voor de werktijd van deze afspraken. Voor één van de twee afspraken wordt werktijd gerekend. Dit is wat bedoeld wordt met de waarschuwing die achter de optie vermeld wordt. Let dus goed op wanneer je deze optie inschakelt. In sommige gevallen is het beter om te kiezen voor de optie om cliënten- en werktijdregistratie te splitsen, waarbij overlap in registraties niet mogelijk is.
Stuks activiteiten: Selecteer of stuks-activiteiten toegevoegd kunnen worden.
Automatische verdeling cliënttijd toestaan: Met deze instelling wordt geregistreerde tijd automatisch verdeeld. Dit houdt in dat de registraties van uursoorten worden verdeeld in dezelfde verhouding als in het arrangement van de cliënt, zoals ook mogelijk is in andere Ons-applicaties. Het blijft voor de medewerker mogelijk om de registraties handmatig te verdelen door bij het registreren de medewerker zelf een uursoort te laten invoeren.
Schrijf een rapportage tijdens het registreren: Indien deze optie is ingeschakeld, verschijnt voor alle medewerkers de mogelijkheid bij het registreren van een afspraak om een dossierrapportage te schrijven.
Verplichte handmatige registraties voor afspraken zonder een cliënt en een uursoort: Met deze instelling kan je de registratieplicht voor niet-cliëntgebonden afspraken zonder een uursoort, uitschakelen. Deze optie is standaard ingeschakeld. Dat betekent dat alle afspraken - zowel cliëntgebonden als niet-cliëntgebonden - handmatig geregistreerd moeten worden of gemarkeerd als niet-registreren. Schakel je de registratieplicht uit voor niet-cliëntgebonden afspraken, dan worden deze afspraken zonder een cliënt en zonder een uursoort automatisch vastgelegd als niet-registreren, waardoor er geen handmatige actie meer vereist is voor deze afspraken. Vooral voor organisaties die alleen afspraken willen registreren die ook gedeclareerd moeten worden, is dit een oplossing. Organisaties die voor sommige niet-cliëntgebonden afspraken wel registraties aanmaken, kunnen ook gebruik maken van deze instelling. Wanneer er wel aan deze afspraak een uursoort gekoppeld wordt, maar geen cliënt, worden deze afspraken genegeerd en kunnen de behandelaren deze alsnog registreren.
Let op: De instelling werkt niet met terugwerkende kracht. De werking is alleen van toepassing op alle niet- cliëntgebonden afspraken die vanaf het moment van uitschakelen in de agenda's staan. Alle niet-cliëntgebonden open-registraties (de afspraken die in het verleden staan), worden niet automatisch gemarkeerd als niet-registreren.
Standaard tijdsverdeling bij registraties vanuit Ons Agenda
Je kunt tijd voor alle uursoorten standaard opdelen in een vaste verdeling voor directe tijd, indirecte tijd en reistijd.
Ga naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Medewerker agenda > Configuratie en klik op Registratie-eigenschappen.
Standaard staat deze verdeling op: Directe tijd 45, indirecte tijd 15 en reistijd 0.
