In deze handleiding lees je informatie over afspraken toevoegen in Ons Agenda. Je kunt afspraken toevoegen in je eigen agenda en in de agenda van je collega. Ook is het in sommige gevallen mogelijk om kamers te reserveren via Ons Agenda.
Afspraak toevoegen in eigen agenda
Open Ons Agenda en open indien nodig de agenda van de cliënt of medewerker waarvoor een afspraak aangemaakt moet worden.
Klik op de blauwe knop Toevoegen of klik op de gewenste dag ter hoogte van de gewenste begintijd en sleep tot de gewenste eindtijd. Op deze manier kan een afspraak toegevoegd worden waarbij datum, begin- en eindtijd direct ingesteld zijn.
Kies in beide gevallen voor de knop Afspraak maken.
Details van de afspraak invoeren
Na het uitvoeren van één van de hierboven beschreven manieren voor het toevoegen van een afspraak, verschijnt het volgende scherm:
Vul een titel voor de afspraak in.
Kies optioneel een label om de afspraak te markeren.
Voeg de betrokken medewerkers, cliënten en/of locaties toe. Door te klikken op de betreffende knop, verschijnt een zoekveld:
Dit zoekveld houdt rekening met de periode waarin gezocht wordt.
Cliënten die in de periode waarin gezicht wordt, op "in zorg" of op de wachtlijst staan, worden getoond.
Betreft het een periode in het verleden en is de cliënt inmiddels uit zorg, dan wordt de cliënt getoond met een rode markering met 'uit zorg'.
Aan- en afwezigheid cliënt
Wanneer er een cliënt geselecteerd wordt, dan verschijnt er onder het kopje 'uursoort' een extra knop 'cliënt aanwezig'. Door op deze knop te klikken, verandert deze naar 'Cliënt niet aanwezig'. Staat de knop op 'Cliënt aanwezig'? Dan wordt de afspraak ook getoond in de cliëntagenda en in Caren en krijgt de cliënt via Ons Notificatie een notificatie voor deze afspraak (als dit is ingesteld). Ook toont Ons Agenda in dit geval een waarschuwing als er sprake is van conflicterende afspraken voor de client.
De standaard staat van een cliënt (aan- of juist afwezig), is in te stellen bij de Agenda-instellingen.
Bij het kiezen van een locatie kan gekozen worden voor een locatie uit de locatiegram of voor een zelf toegevoegde locatie.
Vul de gewenste datum in.
Geef aan of het een herhaalde afspraak is. Zie uitleg hierover verderop in deze handleiding.
Geef aan wat de begin- en eindtijd van de afspraak is. Bij het invoeren van de tijd wordt automatisch gecontroleerd of er overlap is met afspraken van de betrokken personen. Indien een cliënt bij de afspraak aanwezig is, wordt ook gecontroleerd op overlap met de ingeplande momenten van de cliënt uit Ons Planning en de afwezigheid van de cliënt uit de cliëntagenda.
Door te klikken op Afspraak inplannen worden de agenda's van de bij de afspraak betrokken personen getoond. Dit vereenvoudigd het aanmaken van een afspraak voor meerdere medewerkers.
Staat bij de Agenda-configuratie-opties ingevoerd dat er ook reistijd bij een afspraak weergegeven kan worden? Dan is het blokje 'Reistijd toevoegen' zichtbaar. Door op dit blokje te klikken, verschijnen twee velden om respetievelijk de tijd voor de heenreis en terugreis in te voeren. Deze tijd zal na het aanmaken van de afspraak voor- en na de afspraak in de agenda getoond worden.
Staan bij de Ons Agenda-configuratie-opties zowel 'Reistijdweergave inschakelen' als 'de uitgebreide werkwijze inschakelen' aan? En staat bij het scherm ' agenda-registratie-instellingen' de optie 'Reistijden vooraf invullen in registraties' aan? Dan wordt de reistijd uit de afspraak automatisch ingevuld en als reistijdregistratie meegenomen bij het registreren van de afspraak.
Selecteer een uursoort voor de afspraak. Directe uursoorten worden alleen weergegeven wanneer er een cliënt toegevoegd is aan de afspraak.
Als je een registratie maakt met meer dan één client, waarbij je per client een bijbehorend uursoort toevoegt, dan zie je in het pop-upvenster met afspraakdetails geen uursoorten staan.
Optioneel is aan te geven of het een privé- afspraak is. Dit houdt in dat alleen de toegevoegde medewerkers de titel en inhoud van de afspraak kunnen inzien. Een afspraak kan alleen privé zijn als er geen cliënt aan de afspraak is toegevoegd.
Rechts wordt getoond welke personen aan de afspraak zijn toegevoegd en of er overlap bestaat:
Als er bij een persoon een uitroepteken wordt getoond, dan betekent dit dat er overlap is. Bij het ontbreken van een icoon is er geen overlap gevonden. Mogelijk wordt er een vraagteken getoond, wat aangeeft dat het systeem nog bezig is met het bepalen of er overlap is of niet. Indien door een technische oorzaak de gegevens niet goed verwerkt kunnen worden, dan zal een kruis getoond worden.
Vul eventueel aanvullende informatie in die betrekking heeft op de afspraak.
Let op: Deze aanvullende informatie wordt naar Caren gesynchroniseerd bij alle (uitgenodigde) cliënten, als die cliënten een Caren-koppeling hebben.
Door op Opslaan te klikken, wordt de afspraak opgeslagen en toegevoegd aan de agenda('s).
Ook wordt de afspraak getoond op de Luna als de cliënt hiervan gebruikt maakt.
Afspraakdetails bekijken
Via het agenda-overzicht kunnen veel details van een afspraak bekeken worden zonder dat de afspraak direct geopend hoeft te worden.
Klik op de afspraak waarvan je de details wil inzien.
Een pop-up scherm verschijnt. Hier zijn cliëntgegevens te zien van de cliënt(en) met wie er een afspraak is, en informatie over eventuele freqentie, uursoorten en betrokken medewerkers.
Klik op de naam van de cliënt(en) om een nieuwe pop-up te openen, met detailinformatie over de cliënt. Ook vind je hier diverse linkje naar specifieke onderdelen uit het dossier van de cliënt.
Waarom zie ik geen uursoorten staan in de afspraakdetails?
Alleen als er bij het aanmaken van een afspraak een uursoort is toegevoegd, wordt deze in het pop-upvenster vanuit een locatieagenda weergegeven.
Er worden namelijk geen uursoorten weergegeven in het pop-upvenster vanuit een locatieagenda als bij het aanmaken van de afspraak geen uursoort is toegevoegd. Ook als er pas bij het maken van een registratie een uursoort wordt toegevoegd, is deze niet zichtbaar in de locatieagenda (wel vanuit de medewerkeragenda). De reden hiervoor is dat wij een event/afspraak weergeven en niet de geregistreerde afspraak.
Vervolgafspraak aanmaken
In vervolg op reeds ingeplande afspraken kunnen eenvoudig vervolgafspraken aangemaakt worden. Het voordeel van deze werkwijze is dat de omschrijving en aanwezigen overgenomen worden uit de reed gemaakte afspraak. Een vervolgafspraak kan aangemaakt worden op alle gemaakte afspraken, ongeacht of deze zich in het verleden of in de toekomst bevinden.
Ga naar de afspraak in Ons Agenda waar een vervolg op moet komen en beweeg de muis over de betreffende afspraak om het detailvenster te laten verschijnen.
Klik op Dupliceren.
In het bovenstaande voorbeeld bevindt de afspraak zich in het verleden. Indien de afspraak zich in de toekomst bevindt, dan wordt de knop Dupliceren vergezeld door een rode knop Weigeren en een grijze knop Bewerken.
Let op: Bij het maken van een volgafspraak, dupliceer je alle gegevens naar een nieuwe afspraak, zoals titel en de aanwezigen. Hiermee zorg je er ook voor dat bij het inplannen de aanwezigen opnieuw een notificatie hiervan zullen ontvangen.
Afspraak toevoegen in de agenda voor anderen
In Ons Agenda is het mogelijk om afspraken voor andere medewerker(s), cliënt(en) of locatie(s) te maken zonder dat de aanmaker daar zelf bij vermeld wordt. Dit is bijvoorbeeld handig voor secretariaten, waar vaak afspraken voor anderen gepland worden.
Ga (ingelogd in je eigen medewerker-account) naar de Ons Agenda applicatie en klik onder de "Mijn profiel"-instellingen op Agenda-instellingen
De gebruiker kan zelf het vinkje "Voeg jezelf automatisch toe bij het maken van afspraken in andere agenda's" aan- of uitschakelen.
Als het vinkje uitstaat, dan zal de naam van de gebruiker niet toegevoegd worden aan afspraken die in andere agenda's aangemaakt worden. Dit geldt niet als de gebruiker een afspraak in de eigen agenda maakt (al dan niet met anderen toegevoegd). In dat geval blijft de naam van de gebruiker staan, ookal staat het vinkje uit.
Afspraak voor meerdere medewerkers tegelijk plannen
Meerdere medewerkers kunnen toegevoegd worden aan een afspraak op verschillende manieren:
Door op de reguliere manier een afspraak aan te maken en daar medewerkers aan toe te voegen.
Indien de mogelijkheid is ingeschakeld kunnen ook volledige teams aan een afspraak toegevoegd worden.
Beschikbaarheid controleren
Voor het plannen van een afspraak waarbij meerdere medewerkers aanwezig (moeten) zijn, is het belangrijk om te weten of alle medewerkers beschikbaar zijn op het gewenste tijdstip. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden:
Door middel van het toevoegen van een afspraak
Maak een afspraak aan en voeg medewerkers toe.
In de detailscherm dat verschijnt, klik op Afspraak plannen om te controleren of de geselecteerde medewerkers beschikbaar zijn op de gekozen datum en het gekozen tijdstip.
In dit venster is rechts boven in beeld Vrije uren geselecteerd, waardoor alleen tijden geselecteerd kunnen worden die voor alle geselecteerde medewerkers beschikbaar zijn.
Als er rechts boven in beeld gekozen wordt voor Vergelijken, dan is de weergave als volgt:
In deze weergave zijn de afspraken te zien die in de agenda's van de geselecteerde medewerkers staan. Indien de mogelijkheid is ingeschakeld om ook teams aan afspraken toe te kunnen voegen, dan kan de beschikbaarheid van de medewerkers uit het team bekeken worden door in deze vergelijking-weergave te klikken op Toon teamleden:
Zodra een tijd geselecteerd is, wordt automatisch terugverwezen naar het detailscherm van de nieuwe afspraak en kan de afspraak opgeslagen worden in alle geselecteerde agenda's.
Bij het maken van een herhalende afspraak, wordt geen rekening gehouden met eventuele overlap van afspraken in de toekomst. Er wordt alleen rekening gehouden met de datum die zichtbaar is op het planscherm.
Kamer en ruimte reserveren
Wil je een kamer reserveren? Daarvoor kan je ook Ons Agenda gebruiken. Dit kan handig zijn voor een behandelkamer, spreekkamer, behandelruimte, etc. Als je dit instelt, krijgt de gebruiker ook een signalering te zien als de ruimte al gereserveerd is.
Configuratie
Maak een locatie per spreekkamer. Vink daarbij intramuraal aan, geef als capaciteit '0' cliënten aan, en stel als typekamer in.
Ruimte reserveren
Je kunt vervolgens de ruimte reserveren in Ons Agenda door bij een afspraak een locatie in te voeren. Als de ruimte op het moment al bezet is, dan krijg je bij het maken van de afspraak een melding te zien.
