De cliëntagenda in Ons Agenda

Afwezigheid toevoegen

Alleen op organisatieniveau ingerichte afwezigheidstypen kunnen als afwezigheid geselecteerd en ingevoerd worden in de agenda van de cliënt.

De standaard functionaliteit bij het invoeren van een afwezigheid in Ons Agenda ziet er als volgt uit:

1. Klik in Ons Agenda op de knop Toevoegen en vervolgens op Cliëntafwezigheid maken. Of selecteer via het slepen met de muis in de agenda een tijdsmoment en klik in de pop-up die vervolgens verschijnt op Cliëntafwezigheid maken.
2. De pagina Cliëntafwezigheid toevoegen verschijnt:
   • Geef in vanaf en indien mogelijk tot wanneer de cliënt afwezig is. Afwezigheden worden bij de reguliere functionaliteit altijd voor hele dagen ingegegven.
   • Selecteer onder Reden uit de beschikbare afwezigheidsredenen.
   • Geef eventueel nog een extra toelichting in en sla op.
3. Resultaat: de afwezigheid is terug te zien bij elke dag die binnen de afwezigheidsperiode valt.

Afwezigheid bewerken

Om een ingevoerde afwezigheid te bewerken of te verwijderen:

1. Klik in deperiode waarbinnen de afwezigheid valt op een van de meldingen die hier bij elke dag getoond wordt.
2. Klik op de knop Bewerken. 
3. Om te bewerken: pas de gegevens aan en klik op Opslaan.
4. Om te verwijderen: Bevestig de vraag Weet u het zeker? door op OK te klikken.
5. Resultaat: de volledige afwezigheid is ofwel beperkt ofwel verwijderd. 

Afwezigheid bij verblijfsfunctionaliteit toevoegen

Deze weergave moet apart ingeschakeld worden door Nedap en kan niet meer worden uitgeschakeld. Maakt jouw organisatie gebruik van de verblijfsfunctionaliteit en is daarvoor de speciale verblijfsfunctionaliteit van Ons Agenda ingeschakeld? Dan ziet het scherm er in Ons Agenda iets anders uit. In dat geval is het namelijk ook mogelijk om afwezigheden in te voeren die minder dan een hele dag duren:

1. Klik in Ons Agenda op de knop Toevoegen en vervolgs op Cliëntafwezigheid maken. Of selecteer via het slepen met de muis in de agenda een tijdsmoment en klik op Cliëntafwezigheid maken.
2. De pagina Cliëntafwezigheid toevoegen, verschijnt:
   • Vul in wanneer de cliënt afwezig is. Standaard staat het vinkje 'Hele dag' aan. Zet je dit vinkje uit? Dan is het mogelijk om een begindatum met begin- en eindtijden in te geven, en einddatum.
   • Selecteer onder Reden uit de beschikbare afwezigheidsredenen.
   • Geef een extra toelichting en sla op.
3. Resultaat: De afwezigheid is terug te zien bij elke dag die binnen de afwezigheidsperiode valt. 

Voorwaarden tussentijdse afwezigheid

Het ZPM schrijft voor dat (tijdelijke) afwezigheden van cliënten tijdens groepsconsulten vastgelegd moeten worden. Daarvoor zijn een aantal voorwaarden:

• Uursoort-inrichting: Tussentijdse afwezigheden van cliënten zijn alleen in te geven bij groepszorg-uursoorten waar ingesteld staat dat absenties toegestaan zijn. Uitleg hierover kun je vinden onder Uursoorten configureren. 
• Uitgebreide workflow: Jouw organisatie moet gebruik maken van de uitgebreide workflow in Ons Agenda. Meer informatie hierover lees je in deze handleiding.
• Eisen aan afwezigheid: 
  • Vastgelegde afwezigheden mogen niet eerder beginnen dan de begintijd en niet later eindigen dan de eindtijd van de afspraak.
  • Afwezigheden voor een individuele cliënt mogen elkaar niet overlappen. 
  • Afwezigheden mogen niet de volledige afspraak omvatten. In dat geval is er sprake van een no-show of een vooraf verwijderde cliënt. 

Om een of meerdere afwezigheden van een cliënt tijdens een groepsafspraak vast te leggen, volg de onderstaande stappen: 

1. Klik bij een afspraak op Registreren om het registratiescherm bij de afspraak te openen. 
2. Is voldaan aan de hierboven genoemde voorwaarden? Dan is bij elke cliënt de knop Toevoegen afwezigheid terug te vinden. Klik op deze knop. 
3. Geef een begin- en eindtijd in waartussen de cliënt niet aanwezig was. Dit is per afspraak meerdere keren in te voeren, bijv. als de cliënt bij de afspraak gedurende meerdere momenten even afwezig was. 
4. Vul de overige registratiegegevens in en klik op Indienen.
5. Resultaat: In Ons Administratie wordt elke aaneengesloten aanwezige periode als zorgregel vastgelegd. Bij tussentijdje afwezigheden resulteert dit dus in meerdere zorgregels bij een cliënt voor één groepsafspraak. 

Handelingen en taken toevoegen en afhandelen

Hoewel het mogelijk is om handelingen toe te voegen en te bewerken in Ons Agenda, gaat de voorkeur ernaar uit om handelingen alleen aan te maken en te wijzigen vanuit het dagoverzicht in het zorgplan van de cliënt. Handelingen die in Ons Agenda worden aangemaakt, worden namelijk niet in het Dagoverzicht weergegeven. Via deze werkwijze blijft het dagoverzicht in het Zorgplan overzichtelijk en correct. Meer informatie over het dagoverzicht lees je in deze handleiding. 

Handelingen uit het dagoverzicht toevoegen en afvinken.

• Open de agenda van de cliënt waar een handeling/taal voor ingepland moet worden. 
• Klik op Toevoegen of selecteer een tijdvak in de agenda. 
• Kies in de mogelijke opties voor Handeling aanmaken. 
• Vul de invulvelden in en klik op Opslaan. 

De aangemaakte handelingen zijn bovenaan de betreffende dag te zien in de agenda.

Klik op de betreffende handeling en dan op Afronden om een handeling te markeren als afgerond. Een afgevinkte handeling is niet terug te draaien.

Taken afvinken afkomstig uit de kwaliteitsmonitor

Ons Agenda toont ook taken in de agenda van de cliënt die afkomstig zijn uit Ons Kwaliteitsmonitor. Deze handelingen/taken zijn herkenbaar aan de groenachtige kleur en aan de beschrijving. De beschrijving geeft aan wat de kwaliteitsmonitor-signalering is en wat er gedaan moet worden. Taken afkomstig uit de kwaliteitsmonitor kunnen op dezelfde manier afgerond worden in Ons Agenda als de Dagoverzicht-handelingen met het verschil dat de gebruiker doorgeleid wordt naar de bron van de signalering in Ons Dossier.