Groepen inrichten in Groepsplanning

Ook voor Ons® Groepsplanning zijn er rechten en taken nodig. De volgende taken zijn beschikbaar in Ons® Autorisatie en kan je toekennen aan een rol: 

• Groepen beheren
  • Met een beheer-taak kan je groepen en deelnames aanmaken, archiveren, bewerken, inzien en verwijderen en krijg je ook toegang tot Ons® Groepsplanning. Let op: Deze taak geeft toegang tot alle groepen in Groepsplanning! Daarnaast kan je ook alle cliënten inzien die aan de groepen deelnemen. Deze taak is daarom vooral geschikt voor medewerkers die toegang tot alle groepen nodig hebben, zoals planners en teamleiders.
• Groepen inzien
  • Let op: Deze taak geeft toegang tot alle groepen in Groepsplanning. Deze taak is daarom geschikt voor medewerkers die toegang tot alle groepen nodig hebben, zoals planners en teamleiders.
• Groepsdeelnames [van een cliënt] beheren
  • Wanneer je nieuwe deelnemers/cliënten wilt toevoegen, heb je deze taak nodig. Een medewerker kan enkel een deelnemer/cliënt toevoegen als deze ook in het bereik is ingesteld. Om Groepsdeelnames te kunnen beheren, heb je ook de taak Groepen beheren of Groepen *[van een locatie] beheren nodig. 
  • Deze taak geeft ook toegang om via het dossieroverzicht van een cliënt in Ons® Dossier de deelnames te beheren.
• Groepsdeelnames [van een cliënt] inzien
  • Deze taak geeft ook toegang om via het dossieroverzicht van een cliënt in Ons® Dossier de deelnames in te zien.
• Groepsplanning labels beheren
• Groepen *[van een locatie] beheren
  • Deze taak kan je inzetten voor het locatiegebaseerd autoriseren van medewerkers voor groepen
• Groepen *[van een locatie] inzien
  • Deze taak kan je inzetten voor het locatiegebaseerd autoriseren van medewerkers voor groepen.
  • Deze taak is ook nodig in Ons® Agenda om te kunnen zoeken op groepen.

Daarnaast heb je ook een van de volgende taken nodig om in Ons® Agenda de groepen te kunnen beheren

• Agenda van groepen *[van een locatie] beheren
  • Let op: het locatiegebaseerd autoriseren in Ons® Agenda werkt alleen als de strikte rechten zijn ingeschakeld. Hierover kan je meer informatie lezen in deze handleiding.
• Agenda van groepen beheren
• Andere benodigde rechten voor Ons® Agenda kan je vinden in de handleiding Autorisaties in Ons® Agenda.

Locatiegebaseerd autoriseren voor groepen

Met locatiegebaseerde autorisatie kan je bepalen tot welke groepen en groepsdeelnames medewerkers toegang hebben op basis van de locatie die aan die groep in Groepsplanning is gekoppeld. Deze uitbreiding biedt organisaties meer controle over wie wat mag zien of aanpassen in Groepsplanning en de Agenda. 

Locatie instellen als bereik voor de rol met de juiste taken 

Voorheen en nu nog steeds regel je toegang tot groepen via algemene taken en rechten. Met deze taken had een gebruiker toegang tot alle groepen. Je kan echter ook locaties toevoegen aan het bereik dat gekoppeld is aan een roltoewijzing. Door een bereikregel van het type Cliënten binnen locaties toe te voegen, autoriseer je toegang tot specifieke groepen. 

Voor deze werking heb je de volgende taken nodig:

• Groepen *[van een locatie] inzien 
• Groepen *[van een locatie] beheren

Deze taken maken gebruik van locatie als bereik. Als de gekoppelde locatie overeenkomt met de locatie van een groep in Groepsplanning, dan krijgt de medewerker alleen toegang tot deze groepen waarvan de locatie overeenkomt met het ingestelde bereik van de roltoewijzing. 

Als de locatie van een groep niet in het bereik van de roltoewijzing zit, kan de medewerker de groep niet zien, aanmaken of aanpassen. 

Dezelfde werking heb je ook voor Ons® Agenda met de volgende taak: 

• Agenda van groepen *[van een locatie] beheren 

Met deze taak krijgt een medewerker toegang tot de afspraken van een groep in Ons® Agenda. Heeft iemand geen rechten op de locatie van een groep, maar is deze wel gekoppeld aan een afspraak, dan ziet diegene de groep als Afgeschermde groep. 

Voorgestelde inrichting voor locatiegebaseerde autorisaties

Hieronder stellen we een inrichting voor die als richtlijn dient. Het is niet verplicht om deze inrichting op deze manier over te nemen, maar de informatie kan je helpen bij het vormen van een idee. Bepaal uiteindelijk zelf als organisatie welke taken en bereikregel(s) je wilt toekennen aan de gebruikers en hoe je dit wilt doen: 

• Maak een aparte rol voor het inzien en/of beheren van groepen in Groepsplanning met de taken. 
  • Kies of je gebruik wilt maken van een gebruiker’s standaard bereik of rolbereik.
• Zorg ervoor dat deze rol toegewezen wordt aan de medewerkers bij wie je het locatiegebaseerd autoriseren wilt gebruiken. 
  • Gebruiker’s standaard bereik: Regel hier de locaties via Cliënten binnen locaties. De gebruiker krijgt alleen toegang tot deze locaties. 
  • Rolbereik: Regel hier de locaties via Cliënten binnen locaties. De gebruiker krijgt alleen toegang tot deze locaties. 

Een alternatief is om deze taken alsnog toe te voegen aan een bestaande rol om het aantal roltoewijzingen per medewerker te beperken. Let wel op: de ingestelde bereikregels gelden dan voor álle taken binnen die rol. 

Belangrijke aandachtspunten 

Deze vorm van autorisatie is specifiek en werkt anders dan cliëntgebaseerde autorisatie. Of een medewerker ook toegang heeft tot onderliggende locaties, hangt af van een instelling in Ons Autorisatie. Wil je dit controleren of aanpassen? Bekijk de documentatie Ons Autorisatie configuratie – onderliggende locaties. Let op: Deze instelling heeft invloed op álle rollen en medewerkers binnen je organisatie. 

Zodra je navigeert vanuit de navigatiebalk naar Ons® Groepsplanning, kom je op de overzichtspagina. Op deze pagina zie je een overzicht van alle groepen die zijn aangemaakt. De sortering van de groepen is op alfabetische volgorde.

Klik op de knop +Groep toevoegen op de overzichtspagina om een groep toe te voegen. Vul een naam in voor de groep, koppel de groep aan een locatie, geef een startmaand op (dit is optioneel) en eventueel een label. Klik vervolgens op Toevoegen om de groep op te slaan.

Labels kunnen binnen Ons® Groepsplanning worden aangemaakt en vervolgens gekoppeld aan een groep. Deze functionaliteit helpt om meer structuur en overzicht te houden. Zeker wanneer het aantal groepen binnen de organisatie groeit. 

Labels kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om de doelstelling of het type van een groep te verduidelijken.

Het beheren van labels gebeurt ook binnen de Groepsplanning-module en vereist de aanvullende taak: Groepsplanning labels beheren. Iedereen met rechten om een groep te beheren, kan labels aan die groep toevoegen. Labels worden weergegeven in het groepsoverzicht en op de detailpagina van een groep. Ze zijn niet zichtbaar in de agenda.

Klik op een groep op de overzichtspagina om naar die groep te navigeren. Op deze pagina vind je de gegevens van de groep en een lijst met Deelnames. Je kan de gegevens van de groep wijzigen door op Groep wijzigen te klikken.

Om een deelname toe te voegen, klik je op Deelname toevoegen. De cliëntzoekfunctionaliteit kan uitgebreid zoeken. Dat wil zeggen dat je niet alleen op naam, maar ook op de velden cliëntnummer, bsn, skn, e-mailadres, telefoonnummer, plaats, geboortedatum, adressen en locaties kan zoeken. Ook kan je op meerdere velden tegelijk zoeken, zoals Bakker Groenlo. Nadat je een cliënt hebt geselecteerd, moet je een startdatum kiezen voor deelname van deze cliënt aan deze groep. Eventueel kan je een einddatum toevoegen. Vervolgens klik je op Toevoegen om de cliënt toe te voegen aan Deelnames.

Het is mogelijk om de groepsdeelnames van een cliënt direct in Ons® Dossier in te zien en te beheren. Dit geeft zorgverleners sneller inzicht in de groepsactiviteiten van een cliënt en maakt het eenvoudiger om deze te beheren, mits de juiste rechten aanwezig zijn. Op het medisch overzicht binnen Ons® Dossier zie je een informatieblok (widget) van de actieve groepsdeelnames van die cliënt. Je kan vanuit hier ook groepsdeelnames bekijken, toevoegen of beëindigen, afhankelijk van je rechten.

Deze functie is handig wanneer een groep niet meer actief is, zodat je het overzicht van groepen én het afspraakformulier schoon en overzichtelijk houdt. Zodra een groep is gearchiveerd, verdwijnt deze uit het overzicht en kan je er geen afspraken meer mee plannen. 

Archiveren helpt om het overzicht te bewaren, vooral als je met veel groepen werkt of steeds meer groepen aanmaakt. Gearchiveerde groepen worden als afgesloten beschouwd en kunnen niet meer worden teruggezet.