De functionaliteiten Aanwezigheden en Reserveringen zijn niet standaard ingeschakeld in Ons® Agenda voor bestaande organisaties. De opties kunnen via Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Medewerkeragenda configuratie ingeschakeld worden. Alle nieuwe omgevingen (vanaf 18-02-2025) krijgen beide functionaliteiten wel standaard en kunnen deze eventueel weer uitschakelen.
De lagen Aanwezigheden en Reserveringen kunnen worden gebruikt door behandelaren om in de agenda's aan te geven waar en wanneer ze werken en voor welke taken ze beschikbaar zijn op dat moment, bijvoorbeeld een intake. Op deze manier krijgen collega's of een secretariaat inzicht in de beschikbaarheid van een behandelaar, wat het gemakkelijker maakt om het juiste moment voor een specifieke afspraak te plannen. Tegelijkertijd behoud de behandelaar de regie over zijn of haar eigen agenda.
Om dit zo flexibel mogelijk te kunnen gebruiken binnen verschillende organisaties en workflows zijn de lagen los van elkaar te gebruiken en activeren. Zo kunnen organisaties waarbij behandelaren altijd op een standaard locatie werken er bijvoorbeeld voor kiezen om enkel gebruik te maken van Reserveringen, terwijl andere enkel de Aanwezigheden zullen benutten om aan te geven op welke locatie of tijd iemand beschikbaar is.
Autorisatie
Alle gebruikers met de taak Ons Agenda gebruiken kunnen aanwezigheden en reserveringen beheren in de agenda's binnen het autorisatiebereik. Iedereen die toegang heeft tot een agenda, kan de reserveringen en aanwezigheden zien.
Let op:
Maakt jullie productieomgeving nog gebruik van het oude autorisatiemodel in Ons® Agenda? Houd er dan rekening mee dat de gebruikers momenteel alle agenda's kunnen inzien, ongeacht het autorisatiebereik. De werking voor Aanwezigheden en Reserveringen houdt echter wél rekening met het autorisatiebereik. Dit betekent dat gebruikers in de agenda's van collega's die in het autorisatiebereik zitten, wél de aanwezigheden en reserveringen kunnen beheren. In de agenda's van collega's die niet in het autorisatiebereik zitten, is het niet mogelijk om de aanwezigheden en reserveringen te beheren. Dit kan voor verwarring zorgen bij de gebruiker.
Onderstaande is een weergave van een Aanwezigheid (op locatie Woondzorg Bloemenhof) en een Reservering (voor Spreekuur).
Aanmaken
Reserveringen en aanwezigheden kunnen op dezelfde manier aangemaakt worden als afspraken
- Door op de Toevoegen-knop te klikken en vervolgens reservering of aanwezigheid te kiezen.
- Door met je muis te klikken op een tijdstip in de agenda. Hierbij krijgt een reservering/aanwezigheid standaard een duur van 15 minuten. Dit is natuurlijk handmatig weer aan te passen.
- Door met je muis van start- tot eindtijd te slepen in de agenda
Reserveringen
Met de functionaliteit Reserveringen in Ons® Agenda is het mogelijk om tijdvakken in de agenda van de medewerker te reserveren waarin deze medewerker beschikbaar is voor specifieke activiteiten of type afspraken, zoals bijvoorbeeld een intake, overleg, behandeling, administratie, et cetera. Deze informatie is zichtbaar voor andere gebruikers. Bovendien is het mogelijk om door anderen, bijvoorbeeld secretariaat, afspraken in te laten plannen op deze tijdvakken, die passen bij de activiteit waar deze medewerker in dat tijdvak tijd voor gereserveerd heeft. Op deze manier krijgt de medewerker meer grip op de activiteiten die voor hem of haar worden ingepland. Ook kunnen andere gebruikers eenvoudig zien op welk moment een bepaald type afspraak bij een medewerker in de agenda mag worden gezet.
Een reservering bestaat uit een aantal velden, namelijk label, datum, begin- en eindtijd, en herhaalopties.
- Label is bedoeld voor het communiceren van de activiteit waarvoor je tijd reserveert. Dit wordt weergegeven als titel van de reservering in de agenda. Het label kies je uit een lijst van opties, welke door de organisatie zijn ingericht, zodat iedereen dezelfde term gebruikt. Het is dan ook niet mogelijk om zelf een label in te voeren. Wel is het mogelijk om het veld leeg te laten. In dat geval zal de titel Reservering zijn. Reserveringen met specifieke labels zijn naast de titel ook herkenbaar op basis van kleur.
- Door middel van herhaalpatronen is het mogelijk om deze reservering dagelijks, wekelijks of maandelijks terug te laten komen.
- Verder is het verplicht om een datum, start- en eindtijd in te voeren.
Er kan een afspraak in een reservering gepland worden door op de reservering te klikken. Het detailvenster wordt dan zichtbaar met daarin de knop Afspraak maken. Door op de knop te klikken, ga je naar het afspraakformulier.
Aanwezigheden
Met Aanwezigheden in Ons® Agenda kan worden aangegeven op welke locatie en op welke tijden iemand aanwezig is. Het toevoegen van Aanwezigheden in een agenda, geeft collega's een inzicht in jouw beschikbaarheid op een locatie. Hiermee kan worden voorkomen dat er afspraken worden gepland op een locatie of tijdstip die de medewerker niet uitkomt. Bovendien zal automatisch de locatie uit de Aanwezigheden worden overgenomen in de afspraak, als deze wordt aangemaakt.
Let op:
Een medewerker kan alleen locaties kiezen die ook in het bereik van de medewerker zitten.
