Mogelijkheden van de uitgebreide workflow
De uitgebreide workflow is een aparte inrichtingsopzet van Ons Agenda, die apart aangezet kan worden. De workflow biedt specifieke functionaliteit en handvaten als Ons Agenda gebruikt wordt in de GGZ - voor vastlegging conform de eisen van het Zorgprestatiemodel - en bij andere vormen van trajectzorg, zoals de Paramedische Eerstelijnszorg.
Uitgebreide werkwijze activeren:
1. Ga naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen en klik onder het kopje 'Medewerker-agenda' op Configuratie.
2. Klik in de agenda-eigenschappen het laatste vinkje aan: 'De uitgebreide werkwijze inschakelen'.
3. Klik op Opslaan
De onderstaande opties zijn specifiek mogelijk bij het gebruiken van de uitgebreide workflow.
No-show registratie: Een afspraak kan in Ons Agenda gekenmerkt worden als een 'No show-registratie'. Hiertoe moet de afspraak op een specifieke no-show-uursoort geboekt worden. Uitleg over de inrichting hiervan staat onder het kopje 'Inrichten registratie-eigenschappen uitgebreide workflow'.
Zorgtraject of behandelingstraject bij een cliënt selecteren: Bij het aanmaken of registreren van een afspraak kan per cliënt een bijbehorend zorgtraject of eerstelijns-behandelingstraject toegevoegd worden. Vervolgens kan in het veld 'Uursoort' een keuze gemaakt worden uit de (bij het zorgtraject geldende) uursoorten. De uursoorten bij het zorgtraject zijn alleen zichtbaar als deze toegevoegd zijn aan het weekkaartprofiel en deskundigheidsprofiel van de gebruiker. Ook moet er bij de gebruiker een AGB-code ingericht zijn.
Specifieke rapportage per cliënt naast algemene rapportage: Bij het registreren van een afspraak bestaat de optie om naast de algemene rapportage per cliënt een specifieke rapportage bij te voegen. Beide rapportages worden samengevoegd en als één rapportage doorgezet naar de rapportages binnen het Dossier van de cliënt.
Tijdverdeling over directe en indirecte tijd: Bij het registreren van een afspraak kan er gekozen worden om tijd te verdelen over directe en indirecte tijd. Uitleg over de inrichting hiervan is te vinden onder het kopje 'Inrichten registratie-eigenschappen uitgebreide workflow'. Deze optie is standaard aanwezig in de interface van de uitgebreide workflow, maar de verdeling wordt alleen meegenomen als in het uursoort in Ons Administratie specificaties bestaan rondom het verdelen van tijd over deze tijd-soorten. In alle andere gevallen zal Ons agenda deze settings negeren.
Reistijd registreren bij het registreren van een afspraak: Staat de uitgebreide workflow aan? Dan is het mogelijk om handmatig reistijd of automatisch heen- en reistijd terug in te geven. Dit is in te geven in de velden 'Heenreis' en 'Terugreis'. Staan ook de configuratieopties 'Reistijdweergave inschakelen' en 'Reistijden vooraf invullen in registraties' bij de algemene Ons Agenda-registratie-instellingen aan? Dan wordt de reistijd die bij de afspraak zelf voor de agenda-weergave ingegeven is, automatisch ingevuld in de velden 'Heenreis' en 'Terugreis' en vervolgens meegenomen in de registratie.
Tussentijdse afwezigheden ingeven bij cliënten tijdens een groepsconsult: Het ZPM schrijft voor dat (tijdelijke) afwezigheden van cliënten tijdens groepsconsulten vastgelegd moeten worden en niet in de declaratie meegenomen mogen worden. In de uitgebreide workflow is is dit per client in de afspraak(meerdere keren) vast te leggen via de knop Toevoegen afwezigheid.
Reistijd als toeslag ingeven: Vanuit het Zorgprestatiemodel geldt dat reistijd als aparte toeslag aangeleverd moet worden.
Registratie-eigenschappen uitgebreide workflow
Ga naar , klik onder het kopje "Medewerker agenda" op Configuratie en klik tot slot op Registratie-eigenschappen.
Binnen de uitgebreide workflow kunnen naast de configuratie-onderdelen die altijd beschikbaar zijn, vier extra onderdelen ingesteld worden in het configuratiescherm van Ons Agenda:
No show: Een afspraak kan in Ons Agenda gekenmerkt worden als een 'No show-registratie'. Hiertoe moet hier een uursoort ingegeven worden waar de desbetreffende registratie op geboekt kan worden.
Schrijf een rapportage tijdens het registreren: Als dit vinkje aangevinkt is, dan blijven bij afspraken met meerdere cliënten de specifieke rapportages per cliënt verplicht. Het globale invoerveld 'Rapportage' krijgt echter een optionele status en hoeft niet meer verplicht gevuld te zijn.
Reistijden vooraf invullen in registraties: Bij gebruikmaking van de uitgebreide workflow zijn de reistijdvelden 'Heenreis' en 'Terugreis' standaard aanwezig. Staat echter ook het vinkje 'Reistijden vooraf invullen in registraties' aan? Dan wordt de reistijd die bij de afspraak zelf voor de agenda-weergave ingegeven is, automatisch ingevuld in de velden 'Heenreis' en 'Terugreis' en vervolgens meegenomen in de registratie. Het is dan niet meer nodig om deze reistijd handmatig opnieuw in te typen.
Tijdverdeling-eigenschappen: Deze tijdsverdelingseigenschappen waren oorspronkelijk ontwikkeld voor GGZ-uursoorten, maar gelden momenteel voor alle uursoorten. De uursoorten bevatten in de uursoortinrichting specificaties om de tijd die op de uursoort geregistreerd is, te verdelen over directe tijd en indirecte tijd. De juiste verdeelsleutel hiervoor kan hier ingesteld worden. Standaard staat deze verdeling op de tijden zoals in dit voorbeeld. Deze verdeling vindt alleen plaats als de uursoort-inrichting specificaties rondom tijdverdeling bevat.
