Inleiding

Met de Outlook-integratie in Ons® Agenda werk je vanuit één primaire agenda. De integratie synchroniseert afspraken uit Outlook realtime naar Ons® Agenda. Afspraken en onbeschikbaarheden uit Ons® Agenda komen ook in Outlook te staan. Zo zie je in beide agenda's welke momenten bezet zijn. Je hoeft daardoor minder tussen agenda's te wisselen en verkleint de kans op dubbele planning.

Hoe werkt de integratie?

De volgende gegevens uit Ons® Agenda zijn zichtbaar in Outlook:

• Afspraken
• Onbeschikbaarheden
• Labels
• Locaties
• Uursoorten
• Eventuele reistijd

Registraties, aanwezigheden en reserveringen synchroniseren niet naar Outlook.

Open velden, zoals titels en opmerkingen, blijven alleen zichtbaar in Ons® Agenda. Ook genodigden uit Ons® Agenda worden niet naar Outlook gestuurd. Dit doen we om privacygevoelige informatie te beschermen.

Van Outlook naar Ons® Agenda:

Afspraken uit Outlook zijn zichtbaar in Ons® Agenda met:

• Tijd
• Locatie
• Genodigden

Markeer je een afspraak in Outlook als privé? Dan zie je de details wel in je eigen agenda. Collega's zien alleen dat je op dat moment bezet bent.

Aandachtspunten:

• Je bewerkt een afspraak altijd in de agenda waarin de afspraak oorspronkelijk is gemaakt. Outlook-afspraken bewerk je in Outlook. Ons® Agenda-afspraken bewerk je in Ons® Agenda.
• Het is momenteel alleen nog mogelijk om de agenda's handmatig aan elkaar te koppelen. We werken aan een automatische koppeling en gebruiken de pilot om dit samen met deelnemende organisaties verder uit te werken.

Verhouding tot de functionaliteit Abonneren

De bestaande functionaliteit Abonneren in Ons® Agenda blijft beschikbaar. De toegevoegde waarde verandert wel. Met Abonneren kan je je eigen Ons® Agenda bekijken op je telefoon of in een externe agenda. Dit blijft handig als je snel wilt zien wanneer je werkt en waar je moet zijn.

De Outlook-integratie is bedoeld om Outlook en Ons® Agenda beter samen te laten werken. Afspraken worden realtime gesynchroniseerd tussen beide agenda's. Daardoor is je beschikbaarheid sneller actueel en hoef je minder handmatig in te richten.

Wat is het verschil?

Bij de functionaliteit Abonneren moet een gebruiker zelf een agenda-abonnement importeren in Outlook. Wil je de agenda van een collega in Outlook zien? Dan moet je voor die collega apart een abonnement toevoegen.

Bij de Outlook-integratie is dat niet nodig. Na de inrichting is de informatie zichtbaar voor gebruikers die daar toegang toe hebben.

Daarnaast werkt de Outlook-integratie sneller. Wijzigingen worden realtime doorgestuurd in plaats van periodiek opgehaald. Bij de functionaliteit Abonneren kan het tot 24 uur duren voordat wijzigingen zichtbaar zijn.

In gebruik nemen van de koppeling

Het in gebruik nemen van de koppeling vraagt een wat van een zorgorganisatie.

• Wie wordt betrokken bij het inrichten van de koppeling bij jullie zorgorganisatie? Denk aan technisch beheer van Microsoft/Outlook, privacy-functionaris, enz.
• Wie binnen jullie zorgorganisatie zal als eerste de koppeling echt gebruiken? Wanneer gaan jullie dit uitrollen naar alle doelgebruikers?
• Welke derde-partij-integraties hebben jullie in Outlook en hoe werken deze samen?

Doelgroep

De Outlook-integratie is bedoeld voor zorgorganisaties die:

1. Zorgmomenten, of een deel daarvan, plannen via Ons® Agenda;
2. Outlook organisatiebreed gebruiken;
3. Outlook gebruiken om afspraken te maken tussen zorginhoudelijke en ondersteunende collega's.

De integratie helpt vooral organisaties waar medewerkers nu zowel Outlook als Ons® Agenda gebruiken.

Organisatiekeuze

De zorgorganisatie kiest zelf of zij Ons® Agenda met Outlook willen koppelen. Een beheerder legt deze keuze vast via Beheer in Ons® Administratie → Instellingen → Overige instellingen → Medewerker agenda configuratie → Outlook-instellingen.

Hierbij geeft de beheerder namens de zorgorganisatie toestemming aan Nedap en Microsoft voor de gegevensuitwisseling tussen beide partijen. Dit betekent concreet dat:

• Nedap Ons® gegevens mag delen met Microsoft;
• Microsoft gegevens mag delen met Nedap Ons®.

Pas na deze toestemming kan de Outlook-integratie voor de zorgorganisatie worden ingericht.

Benodigde rechten en licenties

Voor het gebruik van de Outlook-integratie zijn rechten en licenties nodig in Microsoft en Nedap Ons®. Welke rechten nodig zijn, hangt af van wat de gebruiker doet.

De koppeling opzetten

Voor het opzetten van de koppeling zijn rechten nodig. Dit wordt meestal gedaan door een beheerder.

In Microsoft Entra

• De gebruiker heeft de rol Global Administrator nodig.
• Voor het beheren van de koppeling is geen licentie nodig in Entra.

In Nedap Ons®

• De gebruiker heeft een rol nodig met de taak Applicatiebeheer.

Afspraken plannen in Ons® Agenda

Een gebruiker die afspraken plant in Ons® Agenda, bijvoorbeeld een planner of behandelaar, heeft rechten nodig in Ons® en een licentie in Microsoft. Zo kan een afspraak voor dezelfde genodigde zichtbaar worden in Outlook.

In Microsoft

• De gebruiker heeft minimaal een Exchange Online Plan 1-licentie nodig. In de testomgeving van Nedap gebruiker we Microsoft 365 E5 Developer.
• Er is geen specifieke Microsoft-rol nodig. De gebruiker moet wel als User object bestaan in Microsoft.

In Nedap Ons®

• De gebruiker heeft een rol nodig met de taak Ons® Agenda gebruiken.

Afspraken bekijken in Outlook

Een gebruiker die afspraken moet kunnen inzien, bijvoorbeeld een ondersteunende medewerker, planner of behandelaar, heeft een Microsoft-licentie nodig. In Nedap Ons® zijn hiervoor geen rechten nodig.

In Microsoft

• De gebruiker heeft minimaal een Exchange Online Plan 1-licentie. In de testomgeving van Nedap gebruiken we Microsoft 365 E5 Developer.
• Er is geen specifieke Microsoft-rol nodig. De gebruiker moet wel als User object bestaan in Microsoft.

In Nedap Ons®

• Geen extra rechten of taken nodig.

Inloggen in Outlook

Voor het inloggen in Outlook is tweefactorauthenticatie nodig. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld:

• de mobiele app Microsoft Authenticator
• een andere authenticator-app
• een wachtwoordmanager zoals 1Password.

Testen

We raden aan om de koppeling te testen door een testomgeving van Nedap Ons® te koppelen met een testomgeving van Microsoft Outlook. Dit is niet strict noodzakelijk voor het gebruik in productie, maar geeft wel inzicht in hoe verschillende keuzes van de zorgorganisatie samenkomen tot een planproces. Denk aan:

• De eigen instellingen van Microsoft Outlook
• Integraties met derde partijen, bijvoorbeeld Ortec, die met deze koppeling ook doorstromen naar Ons Agenda en Outlook

Configuratie & Beheer

Tenant koppelen

De Outlook-integratie is zichtbaar op de Ons® Agenda-configuratiepagina nadat Nedap de pilotfunctionaliteit voor de zorgorganisatie heeft ingeschakeld.

Daarna koppel je de Microsoft-tenant van de zorgorganisatie aan Nedap Ons®.

1. Open de Outlook-integratiepagina onder Ons® Agenda-configuratie;
2. Klik op Microsoft koppelen. Door verder te gaan, ga je akkoord met de voorwaarden en aandachtspunten.
3. Je wordt doorgestuurd naar Microsoft Entra.
4. Log in met een Microsoft-account dat toestemming mag geven namens de zorgorganisatie.
5. Geeft toestemming voor de koppeling.

Na het geven van toestemming wordt je automatisch teruggestuurd naar Nedap Ons®. Daarna is de tenant gekoppeld en kan de Outlook-integratie verder ingericht worden.

Gebruiker heeft onvoldoende rechten om toestemming te geven aan Microsoft:

Vraag dan een gebruiker met de rol Global Administrator in Microsoft Entra om hulp.

Controleer de Organisatie ID:

Soms zijn de rechten onvoldoende gepropageerd in Microsoft. Dan kan Nedap Ons niet controleren of de rechten en organisatie gegevens goed staan. Je kunt alsnog controleren en bevestigen:

Gebruikers koppelen

In de pilotfase worden gebruikers een-voor-een gekoppeld. Zo kiest de zorgorganisatie zelf welke gebruikers meedoen aan de pilot. Bij een bredere uitrol verloopt het koppelen van gebruikers automatisch.

Nadat je een gebruiker hebt gekoppeld, synchroniseert de Outlook-integratie toekomstige afspraken op de achtergrond. Dit geldt voor afspraken vanaf het moment da de gebruiker gekoppeld is.

Let op: De gebruiker moet de agenda in Outlook minimaal één keer geopend hebben. Pas daarna kan Outlook afspraken ontvangen.

Problemen oplossen

Op de Outlook-beheerpagina vind je informatie om problemen met de Outlook-integratie te controleren en op te lossen. Op deze pagina kan je onder andere de volgende onderdelen bekijken:

• de status van de koppeling
• de gekoppelde gebruikers
• de synchronisatiestatus per gebruiker
• de status van de gesynchroniseerde afspraken
  • opties om deze handmatig te verwijderen uit Outlook of opnieuw naar Outlook te synchroniseren.

Soms loopt een synchronisatie niet goed. Ons® Agenda probeert de synchronisatie automatisch meerdere keren opnieuw. Blijft een probleem bestaan, dan zie je dit terug in de overzichten.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door instellingen aan de Microsoft-kant waar Nedap Ons® geen beheer over heeft. Denk aan een gebruiker die in Microsoft is verwijderd of geen toegang meer heeft tot Outlook. Controleer de foutmeldingen of de instellingen in Microsoft goed staan.

Soms kan het gebeuren dat iets mis gaat door een technische oorzaak. Zowel Nedap als Microsoft monitoren het systeem op zulke fouten en zullen die pro-actief repareren. Ons Agenda probeert de synchronisatie meerdere keren, en wanneer de technische fout verholpen is zal de synchronisatie vanzelf slagen.