Aanwezigheden en Reserveringen in Ons® Agenda

De functionaliteiten Aanwezigheden en Reserveringen zijn niet standaard ingeschakeld in Ons® Agenda voor bestaande organisaties. De opties kunnen via Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Medewerkeragenda configuratie ingeschakeld worden. Alle nieuwe omgevingen (vanaf 18-02-2025) krijgen beide functionaliteiten wel standaard en kunnen deze eventueel weer uitschakelen.

De lagen Aanwezigheden en Reserveringen kunnen worden gebruikt door behandelaren om in de agenda's aan te geven waar en wanneer ze werken en voor welke taken ze beschikbaar zijn op dat moment, bijvoorbeeld een intake. Op deze manier krijgen collega's of een secretariaat inzicht in de beschikbaarheid van een behandelaar, wat het gemakkelijker maakt om het juiste moment voor een specifieke afspraak te plannen. Tegelijkertijd behoud de behandelaar de regie over zijn of haar eigen agenda.

Om dit zo flexibel mogelijk te kunnen gebruiken binnen verschillende organisaties en workflows zijn de lagen los van elkaar te gebruiken en activeren. Zo kunnen organisaties waarbij behandelaren altijd op een standaard locatie werken er bijvoorbeeld voor kiezen om enkel gebruik te maken van Reserveringen, terwijl andere enkel de Aanwezigheden zullen benutten om aan te geven op welke locatie of tijd iemand beschikbaar is.

Autorisatie

Alle gebruikers met de taak Ons Agenda gebruiken kunnen aanwezigheden en reserveringen beheren in de agenda's binnen het autorisatiebereik. Iedereen die toegang heeft tot een agenda, kan de reserveringen en aanwezigheden zien.

Onderstaande is een weergave van een Aanwezigheid (op locatie Woondzorg Bloemenhof) en een Reservering (voor Spreekuur).

Aanmaken

Reserveringen en aanwezigheden kunnen op dezelfde manier aangemaakt worden als afspraken

• Door op de Toevoegen-knop te klikken en vervolgens reservering of aanwezigheid te kiezen.
• Door met je muis te klikken op een tijdstip in de agenda. Hierbij krijgt een reservering/aanwezigheid standaard een duur van 15 minuten. Dit is natuurlijk handmatig weer aan te passen.
• Door met je muis van start- tot eindtijd te slepen in de agenda

Reserveringen

Met de functionaliteit Reserveringen in Ons® Agenda is het mogelijk om tijdvakken in de agenda van de medewerker te reserveren waarin deze medewerker beschikbaar is voor specifieke activiteiten of type afspraken, zoals bijvoorbeeld een intake, overleg, behandeling, administratie, et cetera. Deze informatie is zichtbaar voor andere gebruikers. Bovendien is het mogelijk om door anderen, bijvoorbeeld secretariaat, afspraken in te laten plannen op deze tijdvakken, die passen bij de activiteit waar deze medewerker in dat tijdvak tijd voor gereserveerd heeft. Op deze manier krijgt de medewerker meer grip op de activiteiten die voor hem of haar worden ingepland. Ook kunnen andere gebruikers eenvoudig zien op welk moment een bepaald type afspraak bij een medewerker in de agenda mag worden gezet.

Een reservering bestaat uit een aantal velden, namelijk label, datum, begin- en eindtijd, en herhaalopties. 

1. Label is bedoeld voor het communiceren van de activiteit waarvoor je tijd reserveert. Dit wordt weergegeven als titel van de reservering in de agenda. Het label kies je uit een lijst van opties, welke door de organisatie zijn ingericht, zodat iedereen dezelfde term gebruikt. Het is dan ook niet mogelijk om zelf een label in te voeren. Wel is het mogelijk om het veld leeg te laten. In dat geval zal de titel Reservering zijn. Reserveringen met specifieke labels zijn naast de titel ook herkenbaar op basis van kleur.
2. Door middel van herhaalpatronen is het mogelijk om deze reservering dagelijks, wekelijks of maandelijks terug te laten komen.
3. Verder is het verplicht om een datum, start- en eindtijd in te voeren.

Er kan een afspraak in een reservering gepland worden door op de reservering te klikken. Het detailvenster wordt dan zichtbaar met daarin de knop Afspraak maken. Door op de knop te klikken, ga je naar het afspraakformulier. 

Advies gebruik Reserveringen

Reserveringen kan je aanmaken voor een langere periode, zodat je collega's in jouw agenda kunnen zien wanneer jij beschikbaar bent voor specifieke activiteiten. Reserveringen zijn flexibel, zodat ze op verschillende manieren zijn toe te passen. Echter, om het meest uit deze functionaliteit te halen, raden wij de volgende werkwijze aan:

• Maak een losse Reservering voor ieder tijdslot waarin je een activiteit kan doen, welke door een ander kan worden ingepland.
• Bijvoorbeeld: Op maandag ben je beschikbaar van 09.00 tot 12.00 uur voor drie intakes. Hiervoor maak je drie Reserveringen aan met een duur van één uur (ervan uitgaande dat een intake één uur duurt).
• Op deze manier hoeft het secretariaat enkel op een Reservering met het juiste tijdstip te klikken om een afspraak te plannen.
• Ook wanneer je de administratieve taken direct na een intake wilt afronden, raden wij aan om een Reservering te maken voor één uur intake, opgevolgd door een Reservering van één uur administratie. 
• Voor het reserveren van tijd die niet door anderen wordt ingepland, zoals administratie, kan worden afgeweken van deze werkwijze. Zo kan het bijvoorbeeld handiger zijn om een tijdslot van twee uur te reserveren, waarop jijzelf kortere taken kunt bundelen.

Aanwezigheden

Met Aanwezigheden in Ons® Agenda kan worden aangegeven op welke locatie en op welke tijden iemand aanwezig is. Het toevoegen van Aanwezigheden in een agenda, geeft collega's een inzicht in jouw beschikbaarheid op een locatie. Hiermee kan worden voorkomen dat er afspraken worden gepland op een locatie of tijdstip die de medewerker niet uitkomt. Bovendien zal automatisch de locatie uit de Aanwezigheden worden overgenomen in de afspraak, als deze wordt aangemaakt.