Rapporteren bij een cliënt in Ons Dossier

De mogelijkheden rondom cliëntrapportages hangen af van de wijze waarop diverse instellingen geconfigureerd zijn. Meer informatie over het configureren van cliëntrapportages is te vinden in Configuratie van rapportages in Ons.

Om een cliëntrapportage of meetwaarde aan te maken bij een cliënt, volg de onderstaande stappen:

1. Ga in Ons Dossier naar het dossier van de cliënt en open het menu-item Rapportages.

2. Standaard staat de weergave ingesteld op Alles. Bovenin zijn naast 'het 'Alles' icoontje ook icoontjes zichtbaar van rapportagetypes waarvan al eerder rapportages bij de cliënt zijn aangemaakt.

3. Klik op het icoontje van het gewenste rapportagetype, of klik op het plusje om een nieuw rapportagetype te selecteren waar nog geen rapportage over bestaat bij de cliënt. Alleen geconfigureerde rapportagetypes zijn hier zichtbaar.

4. Voer de gegevens in die bij het rapportagetype gevraagd worden. De variabelen kunnen per rapportagetype en afhankelijk van de ingestelde configuratie verschillen. Bij het rapportagetype Stemming is de interpretatie van de kleuren aan de zorgorganisatie zelf. De interpretatie is niet in Ons vast te leggen.

5. Om op te slaan, klik op Opslaan.

6. De rapportage is terug te vinden op de rapportage-overzichtspagina.

Een getypte rapportage die nog niet is opgeslagen, wordt als concept bewaard. Wanneer de gebruiker navigeert naar een andere pagina en later weer in bij de dossierrapportages terugkomt, zal de bewaarde informatie weer zichtbaar zijn en kan de rapportage afgemaakt worden.

Als de optie bij het rapporttype voor het rapporteren op een tijdstip in het verleden is ingeschakeld, dan bevat het scherm bij het aanmaken van een rapportage ook het invulveld Starttijd. Als je een rapportage wilt maken voor een moment in het verleden, moet hier een tijd worden ingevuld. Als het starttijdstip ongeldig is, kan je de rapportage niet opslaan.

Bijvoorbeeld; Het is nu vrijdag 4 september om 14.00 uur. Je wil een rapportage invullen over 3 september om 22.00 uur 's avonds. Voer in dit geval bij de starttijd 22.00 uur in. Zolang het tijdstip in de toekomst ligt, zal de applicatie de melding tonen dat het gisteren is.

Het is mogelijk om de aangemaakte dossierrapportage ook als tijdsregistratie aan te maken of tijdsregistratie voor medewerkers optioneel te maken. Dit stel je in in het Weekkaartprofiel van de medewerker. Uitgebreide informatie over het maken van tijdsregistraties via Ons Dossier staat in de handleiding: Ons Dossier: Tijdregistraties maken.        

1. (Optioneel): Klik op + Voeg tijdsregistratie toe.

2. Vul bij het aantal minuten in dat geregistreerd moet worden. Zodra dit ingevuld is, verschijnt informatie over de begin- en eindtijd van de registratie.

   Er wordt een tijdlijn weergegeven om eventuele overlap binnen de tijdsregistraties visueel weer te geven. Dit is het geval als er een tijd gekozen wordt, waarop al een tijdregistratie bestaat of als er een uur voor of na het gekozen tijdstip een tijdsregistratie vastgelegd is. Via de tijdlijn kun je als gebruiker het probleem identificeren en de situatie op de beste manier oplossen. De kleuren in de tijdlijn geven het volgende aan:

   Grijs	Niet-werktijd (cliëntentijd)
   Blauw	Tijdsregistratie huidige cliënt: [periode]
   Groen	Geen overlap met bestaande tijdsregistratie(s) van deze medewerker
   Roze	Overlap met bestaande tijdsregistratie(s)

3. Selecteer vervolgens de gewenste uursoort uit de lijst met uursoorten uit het weekkaartprofiel van de gebruiker.

4. Klik vervolgens op Opslaan.

Als je de rapportage op wilt slaan zonder tijdregistratie, klik je op Verwijder tijdregistratie.

Afhankelijk van de geconfigureerde wijzigingstermijn is het wel of niet nog mogelijk om de ingevulde variabelen bij een rapportage te wijzigen. Om te wijzigen:

• Ga bij de cliënt naar het rapportage-overzicht en naar de gewenste rapportage. Toont het scherm bij de rapportage een potloodje? Dan is de rapportage nog te wijzigen. Dit hangt af van de ingestelde wijzigingstermijn. Voor het instellen van de wijzigingstermijn kun je de handleiding Rapportages voor dossier configureren raadplegen.

• Klik op het potloodje.

• De gegevens in de beschikbare invulvelden zijn nu te wijzigen.

• Klik op Wijzig om de aanpassingen op te slaan.

Metingen kunnen niet aangepast worden: aanpassingen zijn alleen mogelijk voor tekstuele rapportages.

Gebruikers bij wie het maken van vertrouwelijke rapportages geconfigureerd is in het deskundigheidsprofiel, kunnen vertrouwelijke rapportages maken en inzien.

Vertrouwelijke rapportage aanmaken

• Ga bij de cliënt via het menu Rapportages naar het rapportage-overzicht en selecteer het gewenste rapportagetype waarover een rapportage gemaakt moet worden.

• Vul de benodigde gegevens in. Selecteer bij het veld Zichtbaar voor de deskundigheden of deskundigheidsgroepen waar deze rapportage zichtbaar voor moet zijn. Beide varianten kunnen tegelijk in dit veld ingegeven worden.

• Sla de gegevens op via Opslaan.

Staat de configuratie voor het automatisch onthouden van de laatst ingevulde deskundigheid aan? Dan vult de applicatie bij 'Zichtbaar voor' automatisch de deskundigheid in die de gebruiker bij de laatst aangemaakte vertrouwelijke rapportage ingevuld heeft bij de cliënt. Deze deskundigheden zijn daarna nog wel aan te passen.

Vertrouwelijke rapportage inzien

Vertrouwelijke rapportage zijn te herkennen aan het blauwe slotje bij de aangemaakte rapportage. Via de mouse-over is te zien welke deskundigheden/deskundigheidsgroepen de vertrouwelijke rapportage in mogen zien.

Vertrouwelijke rapportages worden niet getoond in Caren.

Gebruikers bij wie het uitzetten van acties geconfigureerd is in het deskundigheidsprofiel, kunnen bij het aanmaken van een rapportage acties uitzetten voor andere gebruikers met specifieke deskundigheden. Voor meer informatie zie handleiding: Via een rapportage acties uitzetten voor bepaalde deskundigheden.

Bij het maken van een rapportage kan de rapportage via het veld Koppel aan episodes direct gekoppeld worden aan een episode of kan direct een nieuwe episode voor deze rapportage worden aangemaakt. De rapportage is dan ook terug te vinden bij de details van de episode. Het veld is alleen zichtbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties om de episodes bij de cliënt in te mogen zien. Ook geldt voor vertrouwelijke episodes dat hier alleen rapportages aan toegevoegd kunnen worden door gebruikers die toegang hebben tot deze episode.

Rapportages kunnen als belangrijk gemarkeerd worden. Om een rapportage als belangrijk te markeren, klik op het sterretje dat zichtbaar is naast de rapportage.

• Rapportages die als belangrijk gemarkeerd zijn, verschijnen op het overzicht van de cliënt onder gemarkeerde rapportages.

• Ook kan er in het rapportage-overzicht apart op deze rapportages gefilterd worden via het filter Alleen gemarkeerd

• Tot slot zijn deze rapportages te herkennen aan een blauw gemarkeerd sterretje.

Gebruikers kunnen zelf aangemaakte cliëntrapportages tot drie uur na het aanmaken verbergen. Applicatiebeheerders kunnen alle rapportages verbergen en alle verborgen rapportages inzien. Meer uitleg hierover is te vinden in Autorisaties rondom rapportages -> Inzien en wijzigen verborgen rapportages

Om een rapportage te verbergen:

• Ga bij de cliënt naar het rapportage-overzicht en naar de gewenste rapportage. Toont het scherm bij de rapportage een kruisje? Dan is de rapportage nog te verbergen.

• Klik op het kruisje.

• Een verplicht invulveld Verberg met reden: verschijnt. Geef de verbergreden in.

• Klik vervolgens op de knop Verberg.

  Gebruikers met de taak 'Applicatiebeheer' zien alle verborgen rapportages. Andere gebruikers zien alleen verborgen rapportages die zij zelf verborgen hebben.

Gebruikers met de juiste autorisatie kunnen verborgen rapportages weer zichtbaar maken.

• Ga bij de cliënt naar het rapportage-overzicht en naar de gewenste verborgen rapportage. Klik op het kruisje dat bij de rapportage staat.

• De knop Zet terug verschijnt. Klik op deze knop.

• De rapportage wordt weer zichtbaar. De toelichting die eerder bij het verbergen van de rapportage ingevuld is, is niet meer zichtbaar.

Cliëntrapportages zijn niet te printen. Alternatieve opties hiervoor zijn:

• Rapportages opvragen via de overdrachtsrapportage en de getoonde rapportages afdrukken via de printopties van de browser of kopiëren naar een tekstbewerkingsprogramma zoals Word.

• Rapportages opvragen via OnsDB. Uitleg over OnsDB is te vinden in OnsDB: Toelichting en toepassingsmogelijkheden.