Via deze functionaliteit kun je volledige zorgplannen, rapportages, profielvragenlijsten, DSM-classificaties en maatregelen verwijderen o.a. voor naleving van de AVG. Het is niet mogelijk om slechts delen van deze volledige onderdelen te verwijderen. Deze verwijderfunctionaliteit is niet bedoeld om de cliëntoverzichten op te ruimen, maar moet per onderdeel pas na zorgvuldige afweging worden gebruikt. Bovendien blijft het archiveren en verbergen van deze onderdelen beschikbaar in onze applicaties:
Bij het verwijderen van zulke belangrijke onderdelen moeten verschillende geldende wet- en regelgeving worden overwogen. Raadpleeg vóór het gebruik van deze functionaliteit daarom altijd de privacyverantwoordelijke van jouw organisatie.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is bovendien geen absoluut recht op verwijdering. Er kan een reden zijn om onderdelen niet te verwijderen, bijvoorbeeld in verband met de verantwoording van de geleverde zorg. Denk daarbij aan de materiële controles van de verzekeraars en geldende wetgeving in de GGZ, maar ook wanneer een rechtsgang wordt verwacht en (delen van) het dossier nodig zijn ter verdediging en bewijsvoering. Dan kun je gemotiveerd aangeven dat verwijdering niet zal plaatsvinden tot het moment is aangebroken dat het wel kan.
Autorisaties
Per onderdeel dat je kunt verwijderen, is een aparte taak beschikbaar. Jullie kunnen deze taken zelf toevoegen aan een rol voor een daartoe bevoegd persoon. Omdat dit een zorgvuldig proces is, geven we je het dringende advies om deze taken niet aan een grote groep beschikbaar te stellen:
- Zorgplan [van een cliënt] verwijderen o.a. voor naleving van de AVG
- Rapportage [van een cliënt] verwijderen o.a. voor naleving van de AVG
- DSM-classificaties [van een cliënt] verwijderen voor naleving van de AVG
- Vrijheidsbeperkende maatregel [van een cliënt] verwijderen o.a. voor naleving van de AVG
- Vragenlijst [van een cliënt] verwijderen voor naleving van de AVG
Met dit recht is het ook mogelijk om actieve vragenlijsten te verwijderen en vragenlijsten die gekoppeld zijn aan een zorgplan. Er is geen beperking/uitzondering.
Zorgplan verwijderen
Het is nog steeds mogelijk voor eindgebruikers om concept zorgplannen te verwijderen. Zie Zorgplannen van een cliënt inzien voor meer info.
Ga naar een cliënt en klik links in het menu op Zorgplan. Klik op het actieve zorgplan. De knop Verwijderen is nu beschikbaar. Het volgende venster wordt weergegeven. Bij het verwijderen van zorgplannen worden ook de daaraan gekoppelde vragenlijsten verwijderd. Je moet bovendien een reden voor het verwijderen opgeven:
Rapportage verwijderen
Je kunt rapportages afkomstig uit andere applicaties, zoals Ysis, ook verwijderen, maar zolang ze niet uit de bronapplicatie worden verwijderd, worden ze weer gesynchroniseerd en zichtbaar in Ons.
Rapportages die via Ons Agenda of Ons Groepszorg zijn aangemaakt en die worden verwijderd uit Ons Dossier, blijven nog wel bestaan in de database van de andere applicatie.
Ga naar een cliënt en klik links in het menu op Rapportages. Klik naast de rapportage op het prullenbakje:
Het volgende venster wordt weergegeven. Je moet een reden voor het verwijderen opgeven:
Vragenlijst verwijderen
Het is voor gebruikers nog steeds mogelijk om lege conceptvragenlijsten te verwijderen. Actieve vragenlijsten kunnen door gebruikers met het recht Applicatiebeheer worden verwijderd. De actieve vragenlijst moet in dit geval eerst worden gearchiveerd. Zie Profielvragenlijsten (zoals MIC-meldingen) bij een cliënt gebruiken voor meer info.
Ga naar een cliënt en klik links in het menu op Vragenlijsten. Open de vragenlijst die je wilt verwijderen en klik onder Meer op Verwijder:
Het volgende venster wordt weergegeven. Je moet een reden voor het verwijderen opgeven:
Maatregel verwijderen
Ga naar een cliënt en klik links in het menu op Zorgplan. Klik op het tabblad Maatregelen of scrol naar beneden naar de maatregelen. Klik in de maatregel op het prullenbakicoontje:
Het volgende venster wordt weergegeven. Bij het verwijderen van een maatregel worden de geschiedenis ervan en de gekoppelde registraties ook verwijderd. Je moet bovendien een reden voor het verwijderen opgeven:
DSM-classificatie verwijderen
Ga naar een cliënt en klik links in het menu op Overzicht. Navigeer naar het onderdeel DSM Classificaties door naar beneden te scrollen op de overzichtspagina. Klik op DSM Classificaties. Navigeer naar het statusoverzicht. Het onderstaande venster wordt weergegeven, waarbij de huidige status (groene vak) kan variëren.
Om de DSM-classificatie te verwijderen klik je op de knop Verwijder. Zodra je op deze knop hebt geklikt, verschijnt onderstaand venster.
Let op: het verwijderen van DSM-classificaties kan gevolgen hebben voor de facturatie en/of declaratie. Let dus op als je besluit een DSM-classificatie te verwijderen. Het archiveren van een DSM-classificatie is ook nog steeds mogelijk. Bekijk daarvoor de handleiding DSM-classificaties invoeren, beheren en archiveren.
Veelgestelde vragen
Hoe hebben we inzage in deze verwijderacties? De verwijderacties worden gelogd als audits. De reden van een verwijdering is echter niet in te zien. Hier zijn geen overzichten voor en wij leveren deze informatie ook niet aan. We willen jullie vragen om na te denken over de processen die hiervoor moeten worden ingericht aan jullie kant.
Wordt informatie die ik uit Ons Dossier verwijder ook uit Caren verwijderd? Rapportages die verwijderd worden in Ons Dossier, worden ook verwijderd uit Caren. Profielvragenlijsten die gedeeld zijn met de cliënt, zijn niet meer inzichtelijk in Caren, nadat ze verwijderd zijn. Ze blijven wel in Caren op de overzichtspagina staan. Zorgplannen die verwijderd worden in Ons Dossier, blijven in Caren ook op de overzichtspagina staan, maar ze zijn niet meer inzichtelijk voor de cliënt
Wordt het in de toekomst mogelijk om andere onderdelen te verwijderen? We zijn dit momenteel aan het onderzoeken.
Kan ik met deze functionaliteit voldoen aan het wettelijk recht op vergetelheid/vernietiging van een dossier? Nee. Het verwijderen van een volledig dossier verloopt via ons privacyteam. Zie Incidenten, datalekken en gegevensbescherming voor meer info.
Worden ook de audits/logs verwijderd? Nee, deze worden niet verwijderd. Er moet namelijk altijd een mogelijkheid zijn om, gedurende een bepaalde periode, te kunnen herleiden wie welke actie in een dossier heeft uitgevoerd.
Kan een specifiek verwijderd onderdeel worden teruggezet? Een verwijderd onderdeel wordt permanent verwijderd. Als daar een fout in wordt gemaakt, kunnen die onderdelen niet in dezelfde vorm terug worden gezet via een back-up. Dit is technisch niet haalbaar.
Worden de gegevens uit back-ups verwijderd? De informatie wordt niet uit back-ups verwijderd. Als je na het verwijderen nog een kopie van de productie- naar de testomgeving maakt, komt deze informatie wel mee.
