Gegevensaanlevering bij IGJ

Om het digitale XML-overzicht voor de IGJ uit te draaien:

1. Ga naar Beheer

2. Klik op de knop Export.

3. De pagina Exportprofielen verschijnt.

Om het overzicht uit te draaien, moet er eerst eenmalig een nieuw exportprofiel aangemaakt worden van het type 'Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd'. Eenmaal aangemaakt. Dit exportprofiel vormt de basis voor de IGJ-exports die vervolgens uitgedraaid kunnen worden.

Volg voor het aanmaken van een nieuw exportprofiel de stappen uit de handleiding Exportprofiel aanmaken.

Is er een exportprofiel aangemaakt? Dan moet het profiel ingericht worden om deze te kunnen gebruiken.

• Geef het profiel een passende naam. Onder deze naam zal het profiel terug te vinden zijn op de overzichtspagina Exportprofielen.

• Voer een begindatum in. Het is belangrijk dat deze datum zich in het verleden bevindt. Stel deze datum bij voorkeur in op 1-1-2020, de ingangsdatum waarop de wet Wd en Wvggz in is gegaan.

• Selecteer bij Declaratietype op welke wet de export betrekking moet hebben.

Moeten er gegevens aangeleverd worden voor zowel de Wzd als de Wvggz? Maak dan twee exportprofielen aan en maak per juridische stroming een apart exportbestand aan.

Is het exportprofiel ingericht? Dan is het mogelijk om exportbestanden uit te draaien.

• Vul bij Tijdvenster de gewenste periode in waarover de export betrekking moet hebben.

• Geef aan of het een test- of productie-export betreft. Een test-export kan zo vaak gedraaid worden als wenselijk is. Voor een productie-export geldt dat er geen overlap in de perioden mag komen. Eenmaal uitgedraaide periodes zijn dus niet opnieuw te exporteren.

  Draai altijd eerst een testexport. Op die manier kun je de gegevens goed controleren alvorens deze definitief aan te leveren.

• Geef eventueel een toekomstig tijdstip in om de export te starten.

Een overzicht van alle gedraaide exports is te vinden op de overzichtspagina Exportprofielen. Alle gedraaide exports worden getoond, zowel test- (T) als productie-exports (P). Voor het IGJ kan een zip-bestand gedownload worden (lokaal opslaan), dat aan te leveren is bij de IGJ. Voor de zorgorganisatie zelf is een Excel-rapport beschikbaar.

Gedetailleerde uitleg over het uitdraaien en bekijken van exports is te vinden in Test- of productie-export uitvoeren.

Detailinformatie over de gegevens in het zip-bestand en Excel-rapport

De informatie in het zip-bestand en Excel-rapport komen met elkaar overeen. In het Zip-bestand is de informatie technisch gestructureerd conform de voorschriften van het IGJ. Het rapport is de leesbare variant voor Ons-gebruikers. Het rapport bevat de onderstaande gegevens:

Dit tabblad toont over de periode van de ingegeven begindatum tot en met de ingegeven einddatum:

Als zorg onvrijwillige  is, maar als toepassing indien nodig heeft, komt deze onvrijwillige zorg niet mee in de IGJ-export. Op deze onvrijwillige zorg moeten registraties gemaakt worden voor wanneer de onvrijwillige zorg is toegepast. Die registraties komen wel mee in de IGJ-export. Mocht er onvrijwillige zorg in de export ontbreken, dan controleer je eerst of deze onvrijwillige zorg indien nodig wordt ingezet en of er geen registraties zijn

Hier worden alle vastgelegde registraties getoond die voldoen aan de eisen zoals gesteld door het IGJ. Elke registratie wordt op een aparte regel vastgelegd. Elke locatiekoppeling die de cliënt in de opgegeven periode heeft, vormt een nieuwe regel met registratie in de export. Per registratie toont het overzicht:

Onder Registratie wordt het volgende verstaan:

• Bij structureel geplande zorg geldt dat de onvrijwillige zorg die hiervoor aangemaakt is, ook als registratie in de lijst opgenomen wordt.

• Bij structureel ongeplande zorg en bij onvoorziene zorg geldt dat alleen de registraties die op deze onvrijwillige zorg vastgelegd worden, als registratie in de export opgenomen worden.

De onderstaande gegevens worden alleen in het exportbestand opgenomen als het BSN van de cliënt niet bekend is.

Hier zijn registraties te vinden die uitvallen uit de export omdat die niet voldoen aan de IGJ-voorschriften. De reden van uitval staat in de eerste kolom vermeld. Deze redenen kunnen zijn:

• Geen geldig adres voor cliënt. Deze uitvalreden is zichtbaar als er én geen geldig adres bij de cliënt bekend is én geen BSN. Alleen als beide gegevens ontbreken, wordt deze uitvalsreden getoond.

• Kon cliënt met id {0} niet vinden. Deze uitvalsreden wordt getoond als de cliëntgegevens niet meer in Ons Administratie staan. Deze melding zal vrijwel nooit getoond worden.

• Geen geboortedatum voor cliënt. Er is geen geboortedatum bij de cliënt bekend. Dit is een verplicht veld.

• Kon type onvrijwillige zorg niet bepalen. De onvrijwillige zorg is niet volledig ingevuld, waardoor Ons niet kan bepalen of het zorgvorm structureel gepland, structureel ongepland of onvoorzien moet zijn.

• Kon de ingezette vorm van onvrijwillige zorg niet bepalen. De onvrijwillige zorg in Ons is niet of niet meer gecategoriseerd.

• Ongeldige juridische situatie. Deze melding wordt alleen getoond bij de Wvggz-export, als de registratie geen juridische status heeft of als deze staat op 'bepaal later'.

• Ongeldig vestigingsnummer. Deze melding wordt getoond wanneer er geen of een ongeldig vestigingsnummer is ingevoerd in het locatiegram. Zie ook: Locaties configureren. Ook wordt deze melding getoond wanneer een cliënt niet gekoppeld is aan een locatie, bijvoorbeeld doordat de cliënt niet meer in zorg is.