Uitleg over de diverse mogelijkheden om de eigenschappen van een bestaande vragenlijst in Ons te beheren. Deze zijn per vragenlijst te beheren.
Benodigde autorisaties Om toegang te hebben tot het onderdeel 'Dossier-instellingen' in Ons Administratie moet de gebruiker beschikken over een van de onderstaande taken: - Taak: Dossier instellingen beheren - Taak: Applicatiebeheer - Taak: Applicatie instellingen beheren Meer informatie over de benodigde autorisatietaken voor vragenlijsten kun je vinden in de handleiding autorisaties rondom vragenlijsten.
Algemene gegevens beheren
Per vragenlijst zijn diverse algemene gegevens in te stellen, zoals of vragenlijsten wel of niet beschikbaar zijn voor gebruikers en of vragenlijsten via duplicatie eenvoudig gekopieerd en hergebruikt kunnen worden:
Ga hiervoor naar .
Zoek de aan te beheren vragenlijst op en klik op Wijzig.
De onderstaande gegevens zijn hier aan te maken/aan te passen:
Titel: voer een nieuwe titel in of pas de bestaande aan.
Omschrijving: voer een nieuwe omschrijving in of pas de bestaande aan.
Actief: zet de vragenlijst op actief of inactief. Alleen actieve vragenlijsten kunnen bij cliëntdossiers geselecteerd en nieuw aangemaakt worden. Wordt een bestaande vragenlijst in de loop van de tijd op inactief gezet? Dan blijven reeds aangemaakte vragenlijsten van dit type bij cliënten beschikbaar, maar het zal niet mogelijk zijn om nog een nieuwe vragenlijst van dit type aan te maken bij de cliënt.
Als een vragenlijst al is gebruikt bij een cliënt, dan is de vragenlijst alleen maar te deactiveren en dus niet te verwijderen.
Dupliceren toestaan: dupliceren van de vragenlijst wel of niet toestaan. Bij dupliceren kan een gebruiker een actuele of gearchiveerde vragenlijst van dit type bij een cliënt kopiëren. Daarmee wordt een nieuwe conceptvragenlijst aangemaakt, waarin de inhoud uit de gedupliceerde vragenlijst terug te vinden is en eventueel bewerkt en aangevuld kan worden.
Uitgebreid proces: toevoegen extra status 'Bespreken'
Normaal gesproken kent het proces rondom vragenlijsten drie statussen:
Concept: de inhoud van de vragenlijst is aan te passen en de vragenlijst kan verwijderd worden.
Actueel: de inhoud van de vragenlijst is niet meer aan te passen. De vragenlijst is niet meer te verwijderen. Wel is de vragenlijst te archiveren.
Gearchiveerd: de vragenlijst is niet meer direct in te zien. De inhoud van de vragenlijst is niet meer aan te passen. Wel is de vragenlijst nog te dupliceren. Ook is de vragenlijst te verwijderen.
Door het vinkje bij Gebruik uitgebreid proces aan te zetten, komt er specifiek bij deze vragenlijst een extra status beschikbaar: de status Bespreken. Deze status bevindt zich tussen de status Concept en Actueel. Met deze status krijgt de organisatie als het ware een extra controlefase 'Bespreken' tot haar beschikking voordat de 'conceptfase' overgaat in de definitieve 'fase 'Actueel'.
Om vragenlijsten met de status 'Bespreken' te kunnen wijzigen, is een aparte taak benodigd. Meer informatie hierover is te vinden in Autorisaties rondom vragenlijsten.
Gebruik striktere autorisatie: autorisatie verder inperken op grond van deskundigheid gebruiker
Maakt jouw organisatie gebruik van verschillende deskundigheden/ deskundigheidsgroepen? Overweeg dan of de betreffende vragenlijst voor alle deskundigheden beschikbaar moet zijn of dat dit beperkt moet worden. Het instellen hiervan gaat als volgt:
Via het vinkje 'Gebruik striktere autorisatie' wordt bij de vragenlijst ingesteld dat de deze alleen aan te maken, te bewerken of te bekijken is door gebruikers met een deskundigheid die bij de striktere autorisatie instellingen is ingevuld onder 'Toestaan te maken', 'Toestaan te bewerken' en 'Toestaan te bekijken'. Per actie kunnen verschillende deskundigheden ingevuld worden. Vanzelfsprekend geldt dat deze gebruikers dit alleen kunnen doen als zij daarnaast over de algemeen vereiste autorisatietaken beschikken rondom het werken met vragenlijsten bij een cliënt.
Is de vragenlijst niet zichtbaar bij de cliënt onder 'Profiel'? Controleer dan of 'Gebruik striktere autorisatie' aanstaat en of daarbij wel de juiste deskundigheden ingevuld zijn. Controleer daarbij ook of de schrijfwijze van de deskundigheden precies overeenkomt met de deskundigheid van de gebruiker die de vragenlijst verwacht te kunnen zien.
