De functionaliteit is vanaf 12 mei beschikbaar op de testomgevingen en vanaf 27 mei op de productieomgevingen.
We zijn gestart met het stapsgewijs overzetten van de huidige vragenlijsten in Ons® Dossier naar een toekomstbestendige techniek, namelijk openEHR. OpenEHR wordt ook gebruikt voor Ons® Klinimetrie. De techniek van OpenEHR brengt veel voordelen met zich mee voor ons, maar ook voor de eindgebruikers, zoals een betere weergave en gebruik op de mobiele apps en op web.
Met deze converteer-instelling kunnen al een aantal vragenlijsten door jullie geconverteerd worden naar openEHR. De vragenlijsten kunnen nog steeds in Ons® Dossier geopend worden, maar krijgen de weergave van Ons® Klinimetrie. De vragenlijsten worden niet in Ons® Klinimetrie geopend en ook niet daarheen verplaatst.
Een groot bijkomend voordeel is dat de geconverteerde vragen ook bekeken kunnen worden vanuit de Ons® Dossier-app. Op Android-toestellen kunnen deze vragenlijsten ook aangemaakt en bewerkt worden. Op iOS-toestellen is dit vooralsnog niet mogelijk.
Aandachtspunten
Niet alle vragenlijsten in Ons® Dossier kunnen momenteel geconverteerd worden. Dit is uiteindelijk wel het doel, maar er zijn nog een aantal technische en functionele beperkingen die we eerst willen oplossen. De optie om te converteren is wel beschikbaar. Op deze manier kan de overgang geleidelijk plaatsvinden en kunnen de applicatiebeheerders zelf bepalen welke vragenlijsten geconverteerd kunnen worden.
Technische beperkingen
Een conversie is momenteel niet mogelijk als:
- Het uitgebreid proces is ingeschakeld voor de vragenlijst.
- De vragenlijst is gekoppeld aan een episode.
- De vragenlijst gebruikt wordt voor het opbouwen van een zorgplan, bijvoorbeeld de Omaha-vragenlijst en Nanda-vragenlijsten.
- De vragenlijst gekoppeld is aan de doelen van het zorgplan.
- De vragenlijst geen actieve vragen heeft.
- De vragenlijst wel in concept is bij een cliënt, maar geen antwoorden bevat.
- De vragenlijst is via Caren gedeeld met de cliënt.
- De kwaliteitsmonitor-signaleringen zijn ingeschakeld voor de vragenlijst.
- Er nog openstaande kwaliteitsmonitor-signaleringen aanwezig zijn voor de vragenlijst.
- Als de conversie is mislukt en er nieuwe vragenlijsten zijn ingevoerd op de oude manier bij een cliënt. Dit verhindert in sommige gevallen het hervatten van de conversie.
Let op:
Daarnaast is het belangrijk om te weten dat externe koppelingen voor vragenlijsten in Ons® Dossier niet meer werken als de vragenlijsten geconverteerd worden naar openEHR. De implementatiepartner moet nieuwe endpoints raadplegen voor de koppeling. Denk hierbij aan de aanmeld- en afmeldformulieren voor Medido en Nedap Luna aanvragen en retouren. Wij kunnen vanuit de applicatie niet signaleren of deze vragenlijsten via endpoints opgehaald worden voor andere doeleinden. Hierdoor kunnen we ook niet hierop signaleringen voor de conversie. Let hier dus goed op. Deze verantwoordelijkheid ligt momenteel bij jullie als organisatie.
Functionele beperkingen (tijdelijk)
Ook als een vragenlijst technisch gezien wel geconverteerd kan worden, betekent dat niet automatisch dat dit handig is. Niet alle huidige functionaliteiten worden momenteel ondersteund in de openEHR-weergave. Deze functionele beperkingen zijn de doorontwikkelingen.
Let op:
Een geconverteerde vragenlijst kan niet teruggedraaid worden.
De volgende functionele beperkingen en doorontwikkelingen zijn er:
- Voor de vragenlijsten die naar openEHR worden geconverteerd zijn, zijn extra rechten vereist.
- De vragenlijsten die geconverteerd zijn, kunnen niet aan episodes gekoppeld worden.
- De vragenlijsten die geconverteerd zijn, kunnen niet aan doelen uit het zorgplan gekoppeld worden.
- De vragenlijsten die geconverteerd zijn, kunnen niet met de cliënt gedeeld worden via Caren.
- De vragenlijsten die geconverteerd zijn, kunnen niet het uitgebreid proces hebben.
Gebruik
Vragenlijst converteren
- Ga naar Ons® Administratie -> Instellingen -> Dossierinstellingen -> Vragenlijstbeheer.
- Klik op de vragenlijst die je kan converteren -> Wijzig
- Klik op de groene knop Converteer.
- Hierna verschijnt een pop-up. Klik nogmaals op de groene knop Converteer.
- Als de vragenlijst niet geconverteerd kan worden, dan wordt er na deze actie een foutmelding weergegeven en kan de vragenlijst niet geconverteerd worden.
- Als de vragenlijst wel geconverteerd kan worden, dan start de actie na deze actie.
Tijdens de conversie
Als de conversie gestart is, is dit zichtbaar op de vragenlijstbeheer-pagina. Hieronder zie je dat
- De eerste vragenlijst nog niet geconverteerd is.
- Voor de tweede vragenlijst de conversie bezig is voor alle ingevulde vragenlijsten.
- Voor de derde vragenlijst de conversie voltooid is.
Er zijn een aantal aandachtspunten tijdens de conversie:
- Tijdens de conversie is de vragenlijst die geconverteerd wordt niet zichtbaar bij de cliënten. Ook kan tijdens de conversie de vragenlijst niet gevonden worden en aangemaakt worden. Alles rondom de vragenlijst die geconverteerd wordt, wordt geblokkeerd.
- Wanneer een vragenlijst bij een cliënt wel geconverteerd is, maar de volledige conversie nog bezig is, dan wordt er ook een foutmelding weergegeven in de vragenlijst voor de gebruiker.
- De duur van de conversie is afhankelijk van de hoeveelheid vragenlijsten die bij de cliënten staan.
- Als er tijdens het converteren een fout optreedt, bijvoorbeeld doordat de applicatie plotseling niet meer bereikbaar is (denk aan de installatiewindow op de dinsdagavonden of tijdens een onverwachte herstart van de applicatie), dan wordt het converteren ook gestopt. De foutmelding wordt weergegeven op de vragenlijstbeheer-pagina.
- De vragenlijst kan niet meer bewerkt worden tijdens de conversie. Er wordt een waarschuwing/foutmelding weergegeven op de pagina.
Na de conversie
Nadat de conversie voltooid is, dan zie je dit terug op de vragenlijstbeheer-pagina. Ook hierna gelden er een aantal aandachtspunten:
Ook na de conversie gelden een aantal aandachtspunten:
- De vragenlijsten die geconverteerd zijn naar openEHR, kunnen niet meer gewijzigd worden vanuit de vragenlijstbeheer-pagina. Deze geconverteerde vragenlijsten kan je beheren via Ons® Administratie -> Instellingen -> Dossierinstellingen -> Klinimetrie-instellingen -> Vragenlijsten.
- De geconverteerde vragenlijsten zijn voor de gebruikers niet zichtbaar in Ons® Klinimetrie. Dit kan voor verwarring zorgen, omdat de weergave wel lijkt op Ons® Kliniemtrie. De gebruiker bewerkt de vragenlijst nog steeds in Ons® Dossier.
- Wanneer een vragenlijst geconverteerd is, dan krijgt deze vragenlijst ook een nieuwe label, namelijk openEHR.
Hieronder zie je een weergave van een vragenlijst (10 meter looptest) die al geconverteerd is, en de weergave van de vragenlijst (Aanvraagformulier Virtuele Thuiszorg) die nog niet geconverteerd is. Beide vragenlijsten zijn nog steeds vanuit Ons® Dossier zichtbaar.
In de toekomst, wanneer alle doorontwikkelingen gereed zijn de functionele en technische beperkingen zijn opgelost, kunnen alle vragenlijsten geconverteerd worden naar openEHR.
De vragenlijsten die geconverteerd zijn naar openEHR, kunnen ook vanuit de Ons® Dossier-app op Android gebruikt worden! Op iOS-toestellen zijn de vragenlijsten vooralsnog alleen in te zien, maar niet aan te maken of te bewerken.
Foutmelding
Er kan voor en tijdens een conversie foutmeldingen optreden. Hieronder zie je een foutmelding voor een vragenlijst die nog niet geconverteerd kan worden vanwege een technische beperking. Over het algemeen kunnen deze foutmeldingen opgelost worden.
Hieronder zie je een foutmelding die wordt weergegeven wanneer er tijdens de conversie een probleem heeft plaatsgevonden, waardoor de conversie is gestopt. In sommige gevallen is het mogelijk om de conversie te hervatten. In dat geval gaat de conversie verder daar waar deze gebleven is. Als het hervatten niet meer mogelijk is, bijvoorbeeld doordat er in de tussentijd door gebruikers vragenlijsten zijn aangemaakt, dan kan de conversie alleen nog herstart worden en begint deze opnieuw.
