Als bijvoorbeeld een nieuwe cliënt wordt aangemaakt in Ons Administratie, wordt deze cliënt 'geïmporteerd' in Ons Planning. Wanneer er iets mis gaat in de koppeling van gegevens tussen Ons Planning en Ons Administratie spreken we van een conflict. Het conflictenoverzicht geeft een overzicht van de gegevens die niet goed zijn overgekomen met de koppeling of waar een koppeling ontbreekt. Het is belangrijk om deze conflicten op te lossen, zodat er geen verschillen ontstaan tussen de informatie in Ons Administratie en Ons Planning.
Het conflictenoverzicht vormt een takenlijst voor de Beheerder van Ons Planning. Omdat het lastig kan zijn om in te schatten waar een bepaald conflict vandaan komt, of hoe je die kunt oplossen, geven we hier een nadere uitleg over de verschillende soorten conflicten.
Benodigde autorisaties
Als een team is geselecteerd, heb je een va de volgende taken nodig:
- Taak: Ons Planning - Plannen en roosteren (Eigen teams)
- Taak: Ons Planning - Roosteren (Eigen teams)
- Taak: Ons Planning - Instellingen [van een team] bewerken
Als geen team is geselecteerd, heb je een van de volgende taken nodig:
- Ons Planning - Plannen en roosteren (Alle teams)
- Ons Planning - Instellingen van alle teams bewerken
- Toegang tot Ons Planning - Applicatiebeheer
Hoe kan je conflicten oplossen?
Conflicten kun je als gebruiker op verschillende manieren oplossen. Bij ieder conflict wordt een manier weergegeven waarop het conflict kan worden opgelost. Een conflict kan niet verwijderd worden, tenzij het wordt opgelost.
Welke soorten conflicten zijn er?
Er zijn verschillende soorten conflicten. Hieronder vind je een overzicht van de conflicten en mogelijke oplossingen.
Cliënt-geldigheidsconflicten
Geldigheidsconflicten kunnen voorkomen in het geval van een aanpassing van de uit-zorg datum van een cliënt, die niet verder dan twee maanden in de toekomst ligt. Deze moeten handmatig goedgekeurd worden omdat de planning hier direct door wordt aangepast. Door op de naam van het conflict te klikken, klapt het scherm uit met details. Bekijk het conflict nauwkeurig en maak de keuze of de gegevens in Ons Planning aangepast moeten worden.
Bij dit conflicttype is het mogelijk om gebruik te maken van de knop Alle conflicten oplossen. Hiermee worden alle geldigheidsconflicten opgelost door de einddatum in Ons Administratie over te nemen
Exportconflicten
Als het systeem is ingesteld op planning = realisatie of rooster = realisatie, dan komen hier alle gerelateerde conflicten te staan.
Als de gebruiker op een conflict klikt, wordt een scherm met details weergegeven. De gebruiker kan proberen om de export nogmaals uit te voeren. Klik hiervoor op Probeer opnieuw bij de vraag Wilt u het nogmaals proberen?. Het conflict kan ook verwijderd worden door Negeer te kiezen. De export zal dan niet nogmaals draaien voor de betreffende medewerker.
Een exportconflict heeft meestal een externe oorzaak, bijvoorbeeld dat ten tijde van de export een medewerker of cliënt niet aan Ons Administratie was gekoppeld, omdat die dubbel was ingevoerd. Meestal is er dus eerst een aanpassing nodig om de export nogmaals te kunnen uitvoeren.
Let op! De export van zorgregels bij een medewerker kan altijd maar één keer plaatsvinden per dag. Indien dit proces heeft gedraaid en bij één zorgregel vindt een exportconflict plaats, dan is het helaas niet mogelijk om die specifieke zorgregel opnieuw te exporteren vanuit het getoonde conflict. De export heeft immers al gedraaid voor die dag. Het opnieuw proberen van een export met een conflict kan dus alleen als er nog helemaal geen zorgregels zijn geëxporteerd.
Dubbele medewerkers/Dubbele cliënten
Een conflict voor dubbele cliënten of dubbele medewerkers ontstaat wanneer er een persoon wordt geïmporteerd met hetzelfde cliëntnummer of medewerkernummer als een al bestaande cliënt of medewerker.
Dit conflict moet handmatig opgelost worden. Als je op een conflict klikt, klapt een scherm uit. Indien één van de cliënten niet gekoppeld is aan een cliënt in Ons Administratie kan de cliënt hier samengevoegd worden. Ook kan je doorklikken naar de betreffende cliënten om het cliëntnummer of medewerkernummer handmatig te wijzigen als het niet dezelfde persoon betreft.
Cliënten/Medewerkers zonder koppeling
Het is de bedoeling dat cliënten en medewerkers altijd ingevoerd worden in Ons Administratie, zodat deze met de realtime koppeling geïmporteerd worden in Ons Planning. Als een cliënt of medewerker toch handmatig is ingevoerd en vervolgens in gebruik wordt genomen in Ons Planning, ontstaat er een conflict dat is terug te vinden onder het kopje Cliënten/Medewerkers in gebruik zonder koppeling.
Door op de naam van een cliënt te klikken is het mogelijk om te kiezen uit een suggestie.
Wanneer geen suggesties zijn gevonden, is het mogelijk om zelf te zoeken naar een cliënt.
Wanneer de juiste cliënt/medewerker is gevonden, klik je op Koppel.
Als de juiste cliënt niet gevonden kan worden, kan het zijn dat deze cliënt nog niet is aangemaakt in Ons Administratie. Maak de cliënt aan in Ons Administratie en koppel deze vervolgens.
Je kunt op de volgende wijze controleren met welke cliënt of medewerker gekoppeld is in Ons Administratie vanuit Ons Plannen & Roosteren:
Achter het cliëntnummer staat [iO: <nummer>]. Dit nummer is het clientId of employeeId in Ons Administratie. Wanneer je de cliënt of medewerker in Ons Administratie opzoekt en het getal in de URL bekijkt, dan kun je hier het clientId. Op basis hiervan kun je concluderen dat deze cliënten met elkaar gekoppeld zijn.
Dit voorbeeld is op basis van een cliënt, maar hetzelfde kan worden toegepast bij medewerkers.
Waar zie je conflicten?
Op de volgende plekken kan je conflicten zien.
Op de pagina waar gegevensconflicten zijn, bijvoorbeeld op de detailpagina van een cliënt. Afhankelijk van de inhoud daarvan wordt een keuze getoond. Door op een keuze te klikken, verschijnt een knop om de actie uit te voeren om de gegevens op de juiste plek te herstellen.
Op de pagina .
- Als er een team is geselecteerd, zie je onderin beeld een link naar conflicten als er conflicten binnen dat team zijn. Als er geen conflicten binnen het geselecteerde team zijn, wordt de link niet getoond.
- Als er géén team is geselecteerd ('alle teams'), dan is op het dashboard een link naar conflicten zichtbaar. Op het navolgende overzicht worden conflicten getoond die voor de gehele organisatie gelden.
