Benodigde autorisaties - Taak: Ons Planning - Plannen en roosteren (Alle teams)/Ons Planning - Plannen en roosteren (Eigen teams) - Taak: Ons Planning - Roosteren (Eigen teams) Bovendien heb je een teamlidmaatschap nodig voor het betreffende team.
Een planactie vastzetten op een tijdstip
Het is mogelijk om in de planning aan te geven dat een bepaald zorgmoment op een specifiek tijdstip geleverd moet worden, of binnen een bepaald tijdsvenster. Dit kan handig zijn als met een cliënt een bepaald tijdstip is afgesproken voor zorg.
Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een ingepland plankaartje.
Kies voor Zet vanaf nu vast op tijd.
Er zijn nu verschillende keuzemogelijkheden:
Met op een vaste tijd geef je een specifiek tijdstip aan. Er komt een signalering (kaartje wordt rood) als de zorg eerder of later is ingepland dan dit tijdstip.
Door te kiezen voor een tijdsvenster geef je aan waarbinnen de zorg plaats moet vinden, bijvoorbeeld tussen 10.00 en 12.00 uur.
De optie na vorige actie gebruik je om het vastzetten op tijd ongedaan te maken. Het zorgmoment vindt dan weer gewoon plaats na het vorige zorgmoment.
Normaal gesproken is het vastzetten op tijd voor langere duur. Je kunt hier van afwijken door de optie Eenmalig wijzigen aan te vinken.
Sla tenslotte op door op Opslaan te klikken.
"Vastzetten op tijd" kan een gat in de planning veroorzaken. Je kunt dus wel aangeven dat een plankaartje vastgezet moet worden op bijvoorbeeld 10:30 uur. Mocht het plankaartje dat erboven staat, al eindigen op 10:00, dan betekent dit een gat van 30 minuten. Indien er een plankaartje tussen wordt gezet dat langer duurt dan de duur van het gat (inclusief reistijd), dan betekent het wel dat het plankaartje dat is vastgezet op tijd, naar een later tijdstip wordt ingepland. Er verschijnt dan een signalering dat de actie later is ingepland dan afgesproken.
Het vastzetten van een plankaartje binnen een bepaald tijdsvenster heeft geen invloed op de tijdsberekening.
Route optimaliseren in het planscherm
Het is mogelijk om de route te optimaliseren, zodat de reistijd wordt geminimaliseerd. Dit houdt in dat Ons Planning automatisch de volgorde van de plankaartjes bepaalt. Dit wordt gedaan op basis van de geografische ligging van de cliënten onderling.
Bij de automatische routeberekening wordt geen rekening gehouden met persoonlijke voorkeuren van de cliënt (bijv. tussen 10:00 en 12:00 zorg).
Als er meerdere plankaartjes van dezelfde cliënt in een dienst aanwezig zijn, worden deze plankaartjes bij elkaar gezet en gebundeld.
Het blijft altijd mogelijk om desgewenst de plankaartjes in een andere volgorde te zetten.
Klik met de rechtermuisknop op een nog niet gevuld deel van de dienst.
Klik op Optimaliseer route.
De volgorde van de plankaartjes in de dienst is aangepast.
Route optimaliseren geeft de kortste reistijd.
Pauze in een dienst zetten
In sommige situaties is het wenselijk om een pauze in een dienst te zetten. Dit kan op twee manieren:
Optie 1: plankaartje vastzetten op tijd. Deze optie is handig als de planning vaak hetzelfde is.
Optie 2: dummy cliënt gebruiken. Deze optie is handig als de planning vaak wijzigt.
Optie 1: Plankaartje vastzetten op tijd
Stel: de route begint om 07:15 en je wil een pauze om 11:00.
Zoek het laatste plankaartje voor 11:00 op.
Klik met de rechtermuisknop op het plankaartje en kies voor Zet vanaf nu vast op tijd.
Door een kaartje vast te zetten op een tijd die later is dan waar het kaartje nu op staat, creëer je een "gat" tussen het voorgaande kaartje en het kaartje dat je op tijd vastzet. Als elke week de planning vrijwel hetzelfde is, zal de pauze ook vrijwel elke week op hetzelfde tijdstip zijn.
Optie 2: Dummy-cliënt
Een dummy-cliënt is een cliënt die niet in exports en dergelijke meegenomen wordt. Ook ontstaan er geen conflicten voor deze cliënt. De dummy-cliënt kan je net zoals een gewoon plankaartje inplannen in een dienst.
Dummy cliënt configureren
Maak in Ons Plannen & Roosteren een nieuwe cliënt. Dit doe je via .
Vul een cliëntnummer in. Het is handig om het cliëntnummer niet te laten lijken op werkelijke cliëntnummers om eventuele toekomstige conflicten te voorkomen.
Vink de optie Dummy aan.
Vul een geboortenaam in. Het meest praktisch is om hier de omschrijving van de activiteit (zoals Pauze) te gebruiken zodat de 'cliënt' later goed te onderscheiden is in de planning.
Klik op Toevoegen.
Indien wenselijk kan je de tijd van dummy cliënten ook exporteren als indirecte tijd. Zie daarvoor Export van teams configureren.
Dummy cliënt inplannen.
Je kunt de dummy cliënt inplannen op twee manieren:
Door het arrangement van de dummy cliënt te vullen, de activiteit te claimen en vervolgens het plankaartje in te plannen.
Door eenmalig een actie toe te voegen, waarbij je de dummy cliënt in plaats van een echte cliënt opzoekt.
Notities en logregels in Ons Planning
Notities
Zie Notities bij cliënten in Ons Plannen & Roosteren voor meer informatie.
Een logregel bij een cliënt toevoegen
Wanneer een planner of roosteraar contact heeft met een cliënt, kan de communicatie worden vastgelegd in zogenaamde logregels.
Logregel toevoegen via de cliënt
Zoek de cliënt op en kijk bij de cliëntgegevens onder het kopje 'Communicatie'. Klik op Log een gesprek met deze cliënt.
Vul hier de logregel in en klik op Toevoegen.
Het is mogelijk om de logregel ook zichtbaar te maken als notitie voor iedereen, vink in dat geval de optie aan.
Logregel toevoegen via het planscherm
Klik in een planscherm met de rechtermuisknop op een plankaartje en kies voor Voeg logregel toe.
Schrijf in het tekstvak de logregel en klik vervolgens op Opslaan.
Vanaf hier is het ook mogelijk om rechtstreeks naar het logboek van de cliënt te gaan.
Medewerker als dienst toevoegen
Het kan zijn dat er extra hulp nodig is om de zorg binnen een team aan de cliënten te leveren. In zo'n geval kan het handig zijn om een nieuwe dienst te maken en daar een extra medewerker op in te roosteren. Omdat het waarschijnlijk om incidentele hulp gaat, hoeft er niet apart een nieuwe dienst geconfigureerd te worden, maar kan ook eenmalig een dienst toegevoegd worden. De dienst zal de naam dragen van de medewerker die de dienst doet.
Je kunt deze dienst eenvoudig via het planscherm toevoegen.
Klik met de rechtermuisknop op een dienst en kies voor Nieuwe medewerker.
Zoek de medewerker op en voeg deze toe.
De medewerker-dienst is toegevoegd; de dienst draagt de naam van de medewerker. De dienst zal op een willekeurige plek op het planscherm zichtbaar zijn. De medewerker-dienst zal op de betreffende dag, elke week in de toekomst op het planscherm staan, totdat de dienst wordt verwijderd.
Wil je de dienst weer verbergen?
Klik met de rechtermuisknop op de dienst en klik op Verbergen. De gehele dienst zal verborgen worden. Dit zal ook met terugwerkende kracht gebeuren; als je de dienst op de donderdag van volgende week verwijderd, zal ook de dienst in de huidige week worden verwijderd.
Een dienst toewijzen aan een medewerker
In de meeste situaties gaat het roosteren het snelst via het roosterscherm. Maar als je toch een medewerker op een dienst wil inroosteren, dan kan je dat ook doen via het V&V planscherm.
Dit kan je doen door met de rechtermuisknop op de naam van de dienst te klikken en te kiezen voor Toewijzen aan medewerker. Kies vervolgens de betreffende medewerker en klik op Opslaan.
Een diensttoewijzing weghalen kan op dezelfde manier. Selecteer dan geen medewerker en sla de wijziging op.
