Deze handleiding bevat uitleg over het overnemen en afdragen van diensten. Voor teams die werken met diensten is het mogelijk om diensten over te nemen of af te dragen via het Medewerkerportaal. De functionaliteit Diensten Overnemen kan per team aan- of uitgezet worden. Bekijk ook de handleiding Teaminstellingen in Ons Plannen & Roosteren voor meer uitleg over de teaminstellingen.
Navigeren via de Hub
Via het icoon Rooster wordt de gebruiker direct doorgeleid naar Rooster -> Mijn Rooster.
Navigeren via Ons Medewerkerportaal
Bevind je je in Ons Medewerkerportaal? Dan kom je via de knop Rooster in het rechter menu in het rooster.
Een collega vragen om jouw dienst over te nemen via het Medewerkerportaal
Medewerkers kunnen via het Medewerkerportaal hun dienst afdragen aan een andere collega binnen het team. Om als gebruiker een dienst af te dragen, klik je in het menu op Mijn rooster
*Deze functionaliteit is aan te zetten per team in Ons Planning. Zie ook de handleiding Ons Planning: Teams configureren in Ons Planning.
Hierin zie je de diensten die ingeroosterd zijn. Het klikken op een van de diensten opent een pop-up met meer informatie over de dienst.
In deze pop-up staat een knop Vraag collega om dienst over te nemen, mits deze dienst zich in de toekomst bevindt.
Als je op de knop Vraag collega om dienst over te nemen klikt, opent een venster waarin een collega gevraagd kan worden om de dienst over te nemen. De collega's die worden weergegeven, zijn lid van hetzelfde team als de gebruiker. De lijst is gesorteerd op medewerkers die het meest geschikt zijn om de dienst te kunnen overnemen. Deze sortering kijkt bijvoorbeeld naar wie rooster-technisch beschikbaar is maar ook naar wie de juiste deskundigheid heeft om de dienst over te nemen.
Daarnaast worden hier ook signaleringen weergegeven, bijvoorbeeld wanneer door de dienstovername de arbeidstijdenwet overtreden zou worden. Hier worden dezelfde signaleringen als in het rooster toegepast. Voor meer uitleg over de signaleringen kun je ook de handleiding Signaleringen in het rooster bekijken.
Bij het selecteren van een collega krijgt de gebruiker een melding dat de verantwoordelijkheid van de dienst ligt bij de gebruiker totdat de geselecteerde collega het verzoek heeft geaccepteerd.
Voordat je op de knop Bevestig klikt, kan je ook een reden voor het overnameverzoek opgeven. Zo geef je je collega meer context mee over het overnameverzoek. Klik je op Bevestig, dan wordt er een notificatie via email klaargezet. Mails met betrekking tot overnameverzoeken worden twee keer per dag verstuurd, namelijk tussen 13:00 en 14:00 uur en tussen 19:00 en 20:00 uur. Er wordt een mail gestuurd met updates, waarvan de laatste wijziging van het betreffende verzoek ten minste één uur oud is. Als je meerdere collega's wilt verzoeken om een dienst over te nemen, dan kun je opnieuw op de knop Vraag collega om dienst over te nemen klikken. Vervolgens selecteer je opnieuw een collega en druk je vervolgens weer op Bevestig. Degene die als eerste je verzoek accepteert zal de dienst van jou overnemen. Het verzoek verdwijnt daarna bij de overige collega's. De gebruiker die de aanvraag heeft ingediend, ziet een dienst overname icoon verschijnen op de betreffende dienst in het rooster.
De toegewezen medewerker krijgt nu in zijn of haar rooster te zien dat jij om een overname hebt gevraagd.
Vanuit de dienst-detail pop-up kan dit verzoek geweigerd of geaccepteerd worden.
Een collega vragen om zijn dienst over te nemen via het Medewerkerportaal
Om als gebruiker een dienst over te nemen van een collega binnen je team, klik je in het menu op Teamrooster. Hierin zie je alle diensten van alle collega's binnen je team.
Het klikken op een van de diensten die je wilt overnemen, opent een pop-up met meer informatie over de dienst. In de pop-up staat een knop Dienst overnemen, mits deze dienst zich in de toekomst bevindt.
Het klikken op de knop Dienst overnemen opent een bevestiging dialoog met de vraag of je zeker weet dat je deze dienst wilt overnemen.
Als de gebruiker op Ja, overnemen klikt wordt er een notificatie via email klaargezet. Mails met betrekking tot overnameverzoeken worden twee keer per dag verstuurd, namelijk tussen 13:00 en 14:00 uur en tussen 19:00 en 20:00 uur. Er wordt een mail gestuurd met updates, waarvan de laatste wijziging van het betreffende verzoek ten minste één uur oud is. Op het moment dat je op Ja, overnemen hebt geklikt is de dienst nog niet overgedragen naar de gebruiker, er is alleen een verzoek verstuurd om de dienst over te nemen. Nadat het verzoek is geaccepteerd door de toegewezen medewerker van de dienst, is de gebruiker verantwoordelijk voor de dienst. De dienst staat dan ook direct in het rooster van de gebruiker en is verdwenen bij de voorheen toegewezen medewerker. De toegewezen medewerker krijgt nu in zijn of haar rooster het aanbod voor overname te zien.
Vanuit de dienst detail pop-up kan de toegewezen medewerker dit verzoek weigeren of accepteren
Dienst overname verzoeken beheren
Om als gebruiker de dienstovername-verzoeken in te zien, klik je in het menu op Dienst overname Het dienstovername-overzicht geeft inzicht in verzoeken van collega's en verzoeken die je zelf hebt aangemaakt. Je ziet nu de verzoeken voor de huidige maand. Met de maand-navigatie bovenaan de pagina kun je naar andere maanden navigeren.
Verzoeken van collega's
Wanneer een collega jou een overname verzoek heeft gestuurd, zie je deze onder het tabblad Verzoeken van collega's. Dit kan een verzoek zijn om een dienst van jou over te nemen of aan jou over te dragen. Elk verzoek geeft aan om welke dienst het gaat inclusief datum en tijd, maar ook wie de dienst aan jou wil overdragen of wie jouw dienst wil overnemen. Per verzoek kan je inzien om welke dienst het gaat en wie het verzoek heeft uitgezet. Als de status van het verzoek open is, kun je het verzoek weigeren of accepteren.
Mijn verzoeken
Onder het tabblad Mijn verzoeken zie je alle verzoeken die door jou zijn uitgezet. Dit kunnen verzoeken zijn om een dienst af te dragen aan een andere collega of juist om een dienst over te nemen van een collega. Je hebt de mogelijkheid om een verzoek in te trekken zolang de status `open` is en de dienst niet heeft plaatsgevonden.
