Getoonde gegevens
Hoe kan je de gegevens bekijken?
De weergave dient ingesteld te zijn op de medewerker-weergave, bijvoorbeeld 'medewerkers op alfabet'.
De gegevens worden via een pop-up zichtbaar als je met de muis gaat staan op het getal achter de naam van een medewerker.
Als er geen getal zichtbaar is, dan is voor die medewerker nog geen contract bekend.
Welke gegevens kan je wanneer bekijken?
Contract: Gegevens over het contract worden altijd getoond.
Compensatie: Het compensatiesaldo wordt alleen getoond als de instelling Toon doorlopende compensatie- en vakantiesaldi in het rooster is ingeschakeld.
Wanneer een medewerker geen contract heeft en in Ons Administratie geen compensatiesaldo, dan wordt in de compensatieteller in het rooster een uitroepteken weergegeven. Er kan dan namelijk geen compensatie berekend worden en ook het verschil tussen gewerkte uren en contractomvang is niet te berekenen.
Wanneer een medewerker wel een contract heeft, maar in Ons Administratie geen compensatiesaldo, dan wordt in de compensatieteller het verschil tussen gewerkte uren en contractomvang weergegeven. Dat getal is rood omlijnd, omdat alleen het verschil tussen contract en gewerkte uren berekend kan worden, maar geen compensatiesaldo.
Vakantie: Het vakantiesaldo wordt alleen getoond als de instelling Toon doorlopende compensatie- en vakantiesaldi in het rooster is ingeschakeld.
Zie hiervoor: Ons Planning: teams configureren
Moment van berekening
Als het saldo wordt bekeken, kan het lijken alsof het saldo niet klopt. Dit heeft te maken met verschillende factoren, waaronder het moment waarop het bekeken wordt, wanneer de gegevens overgenomen worden en wanneer gefiatteerd is. Hieronder wordt uitgelegd wat deze factoren zijn en hoe dit werkt.
De weergave in het verleden, heden en de toekomst
In het rooster kan je bladeren door perioden van maanden of vier weken, afhankelijk van de instellingen van het team. Vanuit dit opzicht bestaan er drie situaties:
Een periode die volledig in het verleden ligt. Stel: het is nu 14 april. Dan is maart een periode die volledig in het verleden ligt.
Een periode die deels in het verleden ligt en deels in de toekomst. Stel: het is nu 14 april. Dan is april de periode die deels in het verleden en deels in de toekomst ligt.
Een periode die volledig in de toekomst ligt. Stel: het is nu 14 april. Dan is mei de periode die volledig in de toekomst ligt.
De situatie die van toepassing is, bepaalt hoe de gegevens voor het compensatie- en vakantiesaldo in het rooster getoond worden.
Elke week verandert het aantal contracturen, omdat de volgende formule gehanteerd wordt: Aantal contracturen aan begin van periode = 4 x [aantal contracturen per week]. Daarom is op de helft van de periode (na 2 weken bijvoorbeeld) het aantal contracturen dus 2 x [aantal contracturen per week].
In de pop-up wordt informatie getoond over welke datums de gegevens berekend zijn.
Periode volledig in het verleden
Alleen contractgegevens worden getoond. Dat is ook logisch, aangezien de compensatiegegevens niet meer beïnvloed kunnen worden.
De datum die in de pop-up getoond wordt, geeft altijd de begindatum tot de einddatum van de gehele periode aan.
Periode deels in het verleden en deels in de toekomst
Contractgegevens en gegevens over het compensatie- en vakantiesaldo worden getoond.
De datum die in de pop-up getoond wordt, is de datum van de start van de huidige week tot het einde van deze periode. Ook de compensatie- of vakantie-uren die tussen de vermelde einddatum en het huidige moment* liggen, worden meegerekend in het doorlopende saldo in het rooster. Dit is overigens alleen van toepassing áls er gegevens zijn die berekend kunnen zijn (bijvoorbeeld gewerkte uren, of een handmatige correctie van het saldo).
* Huidige moment = met inachtnemeing van de meest recente synchronisatie van deze gegevens, die tussen Ons Administratie en Ons Planning elke nacht plaatsvindt.
Periode die volledig in de toekomst ligt
Contractgegevens en gegevens over het compensatie- en vakantiesaldo worden getoond.
De datum die in de pop-up getoond wordt, geeft altijd de begindatum tot de einddatum van de gehele periode aan.
Vertaling van contracturen (wekelijks) naar getoonde periode (4 weken of maand)
In het contract van een medewerker is het aantal uren per week vastgelegd (bijvoorbeeld 40 uur). In het rooster wordt een hele maand, of een periode van vier weken getoond. Daarom wordt het contract naar de eenheid van het rooster omgerekend. In de pop-up zijn daarom altijd twee datums zichtbaar die de periode aangeven waarover de saldi worden berekend. In een voorbeeld van 40 uur (contract per week), zal dit betekenen dat het compensatiesaldo in een rooster van 4 weken, met -160 uren (4x40) zal worden getoond.
Factoren die van invloed zijn op de berekeningen
Naast het moment van berekening, zijn ook andere factoren van invloed op de berekening.
Beschikbaarheidstypen en Doorberekeningsfractie voor compensatievoorspelling
Voor beschikbaarheden (zoals werktijd, of slaapdiensten) geldt dat de doorberekeningsfractie voor compensatievoorspelling van het uurtype dat is geselecteerd onder Exporteer beschikbaarheidstype als... ook wordt gehanteerd voor de berekening van de saldi.
Voorbeeld
Medewerker Jansen heeft op dit moment een (negatief) compensatiesaldo van -15 uren.
Zij heeft een contract van 24 uren, maar staat deze week nog 0 uren ingeroosterd.
Zij wordt later deze week ingeroosterd op een slaapdienst die 8 uren duurt. Dit wordt gedaan door het opgeven van de beschikbaarheid van de medewerker van het type slaapdienst.
Bij het beschikbaarheidstype slaapdienst is ingesteld dat deze wordt geëxporteerd als het uurtype slaapdienst.
Bij het uurtype slaapdienst is ingesteld dat deze een doorberekeningsfractie voor compensatievoorspelling van 0,25 kent.
Op het moment dat de beschikbaarheid van de medewerker wordt ingevuld, wordt ook het voorlopige compensatiesaldo aangepast. Deze wordt met (8 x 0,25) 2 uren aangepast en is nu -13 uren.
Als een beschikbaarheidstype als niet betaald wordt geëxporteerd, dan kent deze effectief een Doorberekeningsfractie voor compensatievoorspelling van 0,0. Deze heeft dus geen invloed op de saldi.
Overige situaties en informatie
Meerdere potjes
Als de medewerker meerdere potjes heeft voor het compensatie- of vakantiesaldo, dan worden deze in het rooster bij elkaar opgeteld.
Geen berekening van het compensatiesaldo
Als er geen compensatiesaldo in Ons Administratie berekend wordt (zowel globaal voor de organisatie als individueel), dan is het compensatiesaldo wel zichtbaar, maar dan zal er 0 uren als beginsaldo getoond worden. Zie ook:Compensatie-instellingen voor specifieke medewerkers.
Meerdere contracten in dezelfde periode
Het is niet mogelijk om op een specifieke datum meerdere contracten te hebben. Wel is het mogelijk om in eenzelfde maand/periode of week meerdere contracten te hebben. Bijvoorbeeld een contract dat loopt tot het einde van een maand (van 20 uur per week) en een die start vanaf de volgende maand (met 40 uur per week), waarbij de eerste dag van de maand op een woensdag valt.
Voorbeeld: Stel medewerker Pietersen heeft eerst een contract van 20 uur, maar daarna 40 uur. Als de eerste dag van het nieuwe contract een woensdag is, dan wordt dit naar rato verdeelt. De gewerkte tijd van maandag, dinsdag en woensdag is 3/7e deel van 20 uur, wat uitkomt op 8,57 uur. En donderdag, vrijdag, zaterdag en zondag 4/7e deel van 40 uur, wat uitkomt op 22,85 uur. Alles wat in die week op maandag, dinsdag of woensdag wordt ingeroosterd wordt vergeleken met 8,57 uur. En wat daarna in dezelfde week ingeroosterd wordt, wordt vergeleken met 22,85 uur.
Niet-gefiatteerde uren
Zowel de uren die in Ons Administratie niet als wel gefiatteerd zijn, worden meegerekend in het doorlopende compensatie-overzicht. Het doel van het tonen van een doorlopend compensatiesaldo is om een zo goed als mogelijke inschatting voor het toekomstige rooster te maken. Dat lukt het beste op basis van de meest recente informatie, dus ook als de meest recenter informatie nog niet gefiatteerd is.
Saldo van 0 uren
Als geen compensatie in Ons Administratie wordt berekend, dan is het doorlopende compensatiesaldo in het rooster wel zichtbaar (mits dit is ingesteld), maar dan zal er altijd 0 uren als beginsaldo getoond worden. Een andere 'oorzaak' van 0 uren, is dat een medewerker nog geen saldo heeft opgebouwd, bijvoorbeeld omdat het een nieuwe medewerker betreft en er ook nog geen contractgegevens bekend zijn of een 0-uren contract heeft.
Verlofaanvragen
Openstaande verlofaanvragen worden niet meegenomen in de berekening van vakantie-uren.
