Achtergrondinformatie
Als een cliënt handmatig in Ons Planning wordt ingevoerd, en vervolgens in Ons Administratie wordt ingevoerd, dan zal de cliënt 2x in Ons Planning staan. De gegevens die vervolgens bij de cliënt uit Ons Administratie ingevoerd worden, zijn niet zichtbaar bij de afzonderlijk ingevoerde cliënt in Ons Planning. Dit veroorzaakt verschillende problemen.
Allereerst is het advies om zo veel als mogelijk de cliënt eerst in Ons Administratie in te voeren. De invoer in Ons Planning is alleen bedoeld om in acute situaties toch een cliënt in te kunnen voeren zodat de cliënt ook ingepland kan worden.
Mocht een cliënt toch dubbel ingevoerd zijn, dan is een aantal functionaliteiten beschikbaar om dit op te lossen:
Het samenvoegen van cliënten in Ons Administratie: deze functionaliteit kan gebruikt worden om cliënten die dubbel in Ons Administratie zijn ingevoerd, te kunnen samenvoegen. Zie ook: Cliënten samenvoegen
Na het samenvoegen wordt in Ons Planning de onjuiste cliënt niet verwijderd. Hierdoor kan de verkeerde cliënt ingepland blijven.
Gegevensconflicten oplossen: deze functionaliteit kan gebruikt worden om gegevens die niet goed tussen Ons Planning en Ons Administratie verwerkt kunnen worden, op te lossen. Zie ook: Gegevensconflicten oplossen
Scenario's
Afhankelijk van de genomen stappen en de volgorde waarin deze zijn genomen, is een aantal verschillende oplossingen beschikbaar.
Een cliënt staat alleen in Ons Planning, maar is niet gekoppeld aan Ons Administratie
Ga naar de gegevensconflicten
Kies voor het gegevensconflict 'Dubbele cliënten en medewerkers'
Volg de stappen.
Zie ook: Gegevensconflicten oplossen.
Bij deze stap zullen geen gegevens verloren gaan.
Een cliënt staat dubbel in Ons Planning
Welke van deze twee cliënten is gekoppeld aan Ons Administratie? Je kunt dit herleiden door de cliëntnummers in Ons Planning te vergelijken met de cliëntnummers in Ons Administratie. Als het cliëntnummer in Ons Administratie gelijk is aan het cliëntnummer in Ons Planning, dan is dat de cliënt die gekoppeld is.
Is de cliënt waarvan de meeste gegevens in Ons Planning aanwezig zijn, gekoppeld? De meest eenvoudige oplossing is dan om de niet-gekoppelde cliënt in Ons Planning een uit-zorg datum te geven. Zie hiervoor: Zorgopname van de cliënt bewerken.
Bij deze stap zullen de plankaartjes van de cliënt na de uit-zorgdatum verloren gaan.
Is de cliënt waarvan de meeste gegevens in Ons Planning niet aanwezig zijn, gekoppeld? Dan is er sprake van dat de verkeerde cliënt is gekoppeld. Volg dan de stappen in onderstaande stap.
De cliënt in Ons Planning is gekoppeld aan de verkeerde cliënt in Ons Administratie
Deze situatie is op te lossen in twee stappen: Eerst moet de koppeling ongedaan gemaakt worden en daarna moeten de (inmiddels) ontkoppelde cliënten opnieuw en juist gekoppeld worden.
1. Cliënten ontkoppelen
Zoek de cliënt op.
Klik helemaal onderaan in het scherm op Ontkoppel deze cliënt van Ons Administratie.
Lees de waarschuwing en bevestig de keuze.
Als de cliënt ontkoppeld is, zullen geen gegevens meer uitgewisseld worden tussen Ons Planning en Ons Administratie. Dit geldt o.a. voor het arrangement, maar ook voor de export bij het principe 'Planning is realisatie'; de uren worden dan niet meer geëxporteerd.
Als er twee onjuiste koppelingen zijn, dan moet je deze stap twee keer uitvoeren.
Voorbeeld: A. Jansen (Planning) is met B. Jansen (Administratie) gekoppeld. En B. Jansen (Planning) is met A. Jansen (Administratie) gekoppeld. Dan moet A. Jansen in Ons Planning ontkoppeld worden én vervolgens ook B. Jansen in Ons Planning ontkoppeld worden.
2. Cliënten koppelen
Als de cliënten ontkoppelend zijn, dan moet je daarna de cliënt koppelen. Volg daarvoor de stap zoals hierboven beschreven bij Een cliënt staat alleen in Ons Planning, maar is niet gekoppeld aan Ons Administratie .
