In deze handleiding lees je meer over de koppeling tussen Ons Administratie en Ons Planning, waarbij de nadruk ligt op hoe Ons Administratie omgaat met de informatie die naar Ons Planning wordt geëxporteerd.
Koppelingsinterval
We onderscheiden twee soorten gegevensoverdrachten:
Ons Administratie naar Ons Planning: De overdracht van deze gegevens vindt ieder uur plaats. Een uitzondering hierop zijn de basisgegevens van nieuw ingevoerde cliënten en medewerkers: die verschijnen meteen in Ons Planning.
Ons Planning naar Ons Administratie: Een voorbeeld hiervan is Planning is realisatie. Hierbij vindt de overdracht van gegevens 1 keer per dag (rond middernacht) plaats.
Overname van gegevens
Onderstaande punten zijn geldig als de gegevens handmatig worden gewijzigd worden. Als een nieuw object via een import wordt aangemaakt, dan worden de gegevens uit Ons Adminstratie gebruikt.
Adres
Adressen worden volledig overgenomen vanuit Ons Administratie, ook de begin- en einddatum. Adressen in Ons Planning worden afgekeurd wanneer de postcode ontbreekt of incorrect is, wanneer het adres ontbreekt, wanneer het adrestype onbekend is en wanneer de telefoonnummers niet 10 cijfers lang zijn.
Cliënt
Bij cliënten worden de in-zorgdatums niet overgenomen. De uit-zorgdatums worden direct overgenomen als deze meer dan twee maanden in de toekomst liggen. Liggen die niet twee maanden in de toekomst, dan wordt er een geldigheidsconflict aangemaakt die in het conflictenoverzicht wordt weergegeven. Dit conflict moet worden opgelost, omdat dit van invloed kan zijn op de planning.
Daarnaast worden de volgende gegevens uit Ons Administratie overgenomen door Ons Planning:
Roepnaam
Geboortedatum
Geslacht
Cliënten die met de koppeling meekomen, kunnen automatisch aan bestaande (niet-gekoppelde) Ons Planning-cliënten worden gekoppeld als de volgende gegevens hetzelfde zijn:
Code
Geboortenaam
Geboortedatum
Initialen
Als een cliënt wordt geïmporteerd van wie de code al gebruikt wordt, dan wordt dit bij de conflicten weergegeven.
Contract
Contracten worden volledig overgenomen uit Ons Administratie.
Legitimaties en overige inrichtingsdata
Legitimaties, financieringstypes, uursoorten, producten, deskundigheidsprofielen en aanverwante zaken worden volledig overgenomen.
Medewerker
De gegevens van de medewerker worden op dezelfde manier overgenomen als de gegevens van de cliënt.
Persoonlijke gegevens van cliënt en medewerker
De persoonlijke gegevens van de cliënt en de medewerker zijn niet meer aanpasbaar als de persoon een geldige koppeling heeft met Ons Administratie. Dit is te zien aan de grijs gemarkeerde velden in de Persoonlijke gegevens. Bij de cliënt blijft het wel mogelijk om de in-/uit-zorgdatums aan te passen.
Uren
Uren worden volledig overgenomen vanuit Ons Administratie. Het gaat hierbij om de uren die geregistreerd zijn. Het rooster laat met de optie Geavanceerd roosteren ook een voorspelling zien op basis van de gegevens in het rooster. Die informatie komt niet vanuit de koppeling.
Teamlidmaatschap
Bestaande teamlidmaatschappen worden samengevoegd met bestaande lidmaatschappen als deze overlappen in tijd. Lidmaatschappen worden nooit verwijderd door de koppeling.
Team
Alle teamgegevens worden overgenomen. Het is niet mogelijk om een team vanuit Ons Administratie een andere naam te geven in Ons Planning. Wat wel mogelijk is, is om een onderliggend team aan te maken in Ons Planning. De koppeling probeert dan het ongekoppelde team automatisch aan een team in Ons Administratie te koppelen. Hiertoe moeten de codes van beide teams overeenkomen.
Notities
Notities worden volledig overgenomen, zolang deze van het type client, employee of medical zijn.
Zorgarrangement
Het zorgarrangement is een uitzondering. Alleen wijzigingen in zorgarrangementen worden overgenomen, zolang het uursoort nog niet geclaimd is door een team. Als het zorgarrangement wordt gewijzigd, is dit direct zichtbaar als je de cliënt in Ons Planning opzoekt. In dit geval hoef je dus geen uur te wachten tot de gegevens worden overgedragen.§
