De verlofaanvragenmodule maakt het voor medewerkers mogelijk om zelf verlofaanvragen in te voeren. Deze aanvragen kunnen door de roosteraar of planner worden goed- of afgekeurd. In een overzicht is inzichtelijk wat de aanvragen van het team betekenen voor de beschikbare capaciteit per week of dag.
Benodigde autorisaties
Indien verlofaanvragen correct zijn geconfigureerd voor het team waar de medewerker primair lid van is, dan kan er gebruik gemaakt worden van de functionaliteit. Er zijn geen aanvullende autorisaties benodigd.
Proces
Let op: De beschikbaarheid en/of afwezigheid die je in Ons Planning vastlegt, wordt niet overgenomen naar en is niet zichtbaar in Ons Agenda. Gebruikers kunnen die informatie handmatig in Ons Agenda vastleggen.
Als je het verlof van een medewerker vast wilt leggen, kun je een van twee processen hanteren:
Ofwel het definitief vastleggen van de afwezigheden, o.a. door de medewerker zelf. Zie: Beschikbaarheid en afwezigheid van een medewerker.
Ofwel het laten vastleggen van de afwezigheden door de medewerker of planner/roosteraar, maar waarbij er altijd definitieve goedkeuring van planner/roosteraar nodig is. Dit kan met de verlofaanvragen, waarover deze handleiding gaat.
Het proces kent de volgende stappen:
De medewerker logt zelf in op het Medewerkerportaal en vraagt daar een verlofaanvraag aan. Het begrip 'aanvraag' is relevant; het is tenslotte nog geen definitieve goedkeuring van de zorgorganisatie.
De planner of roosteraar kan het verzoek afwijzen, zonder aanpassing goedkeuren (akkoord), of met aanpassingen goedkeuren (aangepast). Als er nog niks mee is gebeurd, dan is de status open.
Zodra de aanvraag is goedgekeurd, dan wordt dit automatisch als afwezigheid vastgelegd. Hierdoor zullen bijvoorbeeld signaleringen ontstaan als de medewerker alsnog tijdens de afwezigheid wordt ingeroosterd. Zie ook: Beschikbaarheid en afwezigheid van een medewerker. Zodra een verlofaanvraag is goedgekeurd kan deze niet meer gemuteerd worden. Indien er een wijziging in plaats moet vinden, dan dient de planner of roosteraar de geaccordeerde verlofaanvraag te verwijderen en een nieuwe aan te maken.
Overzicht van de medewerker
Via de knop Rooster in de Hub kom je in onderstaand scherm terecht. Als je verlofaanvragen wilt aanmaken, navigeer je in het menu naar Verlofaanvragen en kun je een nieuwe aanvraag doen via + Nieuwe verlofaanvraag.
Vul de details van de verlofaanvraag in. Het veld 'Verloftype' is alleen beschikbaar wanneer er meerdere beschikbaarheidstypen ingesteld zijn voor verlofaanvragen. Hier kiest de medewerker vanuit welke bron de uren opgenomen worden.
Zie voor informatie over de configuratie van deze verloftypen de handleiding Beschikbaarheidstypen configureren in Ons Plannen & Roosteren.
De medewerker ziet tot slot een overzicht met de status van de ingediende verlofaanvragen.
