De gebruikte applicaties
Het zelfroosteren wordt door medewerkers gedaan vanuit het Medewerkerportaal.
De gegevens voor het zelfroosteren komen uit Ons Planning en worden ook daar opgeslagen.
Er is een directe koppeling tussen het Medewerkerportaal en Ons Planning. Dit houdt in dat zodra gegevens in Ons Planning aangepast worden (een medewerker wordt op een dienst ingeroosterd), dit na het verversen van de zelfroosterpagina in het Medewerkerportaal, direct te zien is. Elke 30 seconden worden de gegevens in het zelfroosterscherm in het Medewerkerportaal automatisch ververst.
Wanneer kan een medewerker zelfroosteren
Om te kunnen zelfroosteren, moeten de medewerker en het team van de medewerker aan vier voorwaarden voldoen:
De medewerkers die kunnen zelfroosteren moeten lid van een team zijn waarvoor het zelfroosteren is ingeschakeld.
Een medewerker ziet in het zelfroosterscherm tijdens de verbeterfase ook diensten van niet 'primaire teams'. De gedachte hiervan is dat er nog open diensten gevuld dienen te worden, waardoor het soms nodig is dat collega's die wel een teamtoewijzing voor het team hebben, maar waarvan het niet het primaire team betreft, kunnen helpen en zichzelf kunnen inroosteren.
Ook zullen deze medewerkers moeten werken voor dit team; administratieve medewerkers kunnen dus niet voor het betreffende team zelfroosteren.
Er dienen diensten beschikbaar te zijn die overeenkomen met de deskundigheid van de betreffende medewerker (of de ingestelde hierarchie van deskundigheden).
Daarnaast mag dit team geen flexteam zijn.
Het is raadzaam om een persoon aan te wijzen die de laatste stappen controleert, zodra de medewerkers het rooster hebben gemaakt. Bij voorkeur is dit een medewerker uit het team. Deze persoon moet letten op niet gevulde diensten, op diensten waarop nog meerdere medewerkers staan ingeroosterd en op eventuele andere (cao-)conflicten.
Weergave van compensatie-uren
Voor de weergave van compensatie-uren in het zelfroosterscherm geldt dat er twee verschillende weergaves kunnen zijn:
Staat 'doorlopend compensatiesaldo' niet ingeschakeld bij de instellingen van het team? Dan wordt het aantal compensatie-uren van de ingelogde medewerker in de balk bovenaan getoond bij 'Compensatiesaldo'.
Staat 'doorlopend compensatiesaldo' wel ingeschakeld bij de instellingen van het team? Dan wordt het totale compensatiesaldo niet meer bovenaan de bovenbalk getoond, maar achter elk specifeke weeknummer. Op basis van het aantal uren dat een medewerker zichzelf inroostert, wordt deze teller aangepast. Zo heeft de medewerker een actueel inzicht in de verwachting wat de roosteractie doet met diens saldo.
Fases
Het maken van het rooster is niet van de ene op de andere dag gedaan. Om het proces te faciliteren om van een niet gevuld rooster naar een volledig gevuld rooster te gaan, wordt er gewerkt via een aantal fases:
Vrije fase (groen): de medewerkers kunnen vrij inschrijven en uitschrijven op diensten, maar er worden signaleringen gegeven op basis van de cao, arbeidstijden en uren van de medewerker.
Verbeterfase (blauw): medewerkers kunnen vrij inschrijven en uitschrijven op diensten, maar er worden diverse aanvullende signaleringen gegeven, rekening houdend met inschrijving van andere medewerkers.
Reviewfase (grijs/gestreept): dit is het conceptrooster, maar medewerkers kunnen hierop geen wijzigingen meer aanbrengen. Roosteraars kunnen dit nog wel. De reviewfase is een optionele fase.
Vaste fase (geel): dit is het definitieve rooster. Er zal echter wel een afspraak gemaakt moeten worden dat planners alleen nog maar wijzigingen aanbrengen in overleg met betrokken medewerkers.
Doorlopende fases
De genoemde fases worden elke week één week opgeschoven. Dit gebeurt rond de nachtovergang van zondag op maandag. Hierdoor ontstaat een doorlopende situatie:
Stel: Het is nu zondag in week 20. Ik kan nu nog de vrije fase invullen van week 26 t/m 30.
Morgen is het maandag (week 21). Dan kan ik de vrije fase invullen van week 27 t/m 31.
(Ditzelfde voorbeeld geldt voor alle fases).
