Benodigde autorisatie
Er zijn geen taken of rechten benodigd om via Flexdiensten openstaande flexaanvragen te kunnen bekijken. Zodra Ons Flexroosteren is geconfigureerd voor een team waar de desbetreffende medewerker een geldig lidmaatschap heeft, wordt deze pagina vanzelf zichtbaar.
Uitgangspunten
- Een flexmedewerker kan zich alleen inschrijven op een dienst als diegene voldoet aan de minimale deskundigheidseis. Een verzorgende kan zich bijvoorbeeld niet inschrijven op een verpleegkundige dienst en zal deze dienst ook niet te zien krijgen in het inschrijfscherm. Inschrijven op diensten met een lagere deskundigheidseis kan wel.
- In het geval er meerdere medewerkers zich hebben ingeschreven op een dienst, bepaalt de (flex)roosteraar wie de aangevraagde dienst krijgt toegewezen.
- Indien een dienst meerdere dienstplekken heeft, dan ziet de medewerker één dienst en is een inschrijving automatisch voor beide dienstplekken. Indien beide dienstplekken verschillen qua eigenschappen, bijvoorbeeld een gewijzigde deskundigheid op de tweede dienstplek, dan worden beide dienstplekken los zichtbaar voor de medewerker en moet er per dienstplek apart worden ingeschreven.
Navigatie
Een zorgmedewerker kan zich inschrijven op uitgezette flexaanvragen door naar Flexdiensten te navigeren in de zijbalk vanuit het Ons Medewerkerportaal, of via Planning of Rooster in de Hub.
Overzicht
- Linksboven kan het team gekozen worden waar de flexaanvragen zichtbaar voor zijn.
- Rechtsboven kan gekozen worden of alleen flexaanvragen waarvan de gevraagde deskundigheid exact overeenkomt met de toegewezen deskundigheid aan de medewerker ('Mijn deskundigheid'), of ook flexaanvragen met een lagere deskundigheid ('Alle deskundigheden'). Flexaanvragen voor hogere deskundigheden worden nooit getoond in het overzicht voor de medewerker.
- Via het weeknummer en bijbehorende weekdata kan de medewerker navigeren naar een volgende week via de pijltjes, of een volgende periode door op het weeknummer te klikken.
- Indien er meerdere aanvragende teams zijn, dan worden deze apart van elkaar getoond in het overzicht. In bovenstaand voorbeeld zie je dat zowel aanvragen vanuit team Glijbaan V&V en vanuit Wipwap V&V terechtkomen bij het team flexpool
- Openstaande flexaanvragen worden in een blauw omlijnd vierkant getoond.
- Openstaande flexaanvragen waarop de medewerker zich reeds heeft ingeschreven worden als een effen blauw vierkant getoond.
- Afhankelijk van de configuratie in de teaminstellingen van het flexteam wordt er aanvullend getoond of er reeds inschrijvingen van collega's zijn en wie dit zijn.
- Indien er diensteigenschappen gewijzigd zijn, zoals de deskundigheid of diensttijden, dan worden deze oranje weergegeven.
- Zodra de roosteraar een flexaanvraag heeft toegewezen aan een medewerker, verdwijnt deze uit het overzicht en wordt deze zichtbaar in het persoonlijke rooster van de medewerker.
- Het aanklikken van een openstaande flexaanvraag genereert een scherm met alle relevante dienstinformatie en de mogelijkheid om in te schrijven op de dienst. Na het inschrijven is het mogelijk om met dezelfde knop weer uit te schrijven op de dienst.
Bevestiging van een diensttoewijzing per e-mail
Wanneer de (flex)roosteraar heeft bepaald wie de dienst krijgt toegewezen, ontvangt de betreffende medewerker daarvan een e-mail ter bevestiging. De e-mail wordt naar het volgende e-mailadres gestuurd:
- Het e-mailadres zoals deze is gevuld onder de personalia van de medewerker in Ons Administratie in het veld 'e-mailadres'.
- Dit is wel hetzelfde e-mailadres als is ingevuld onder contact in het Medewerkerportaal.
- Dit is niet hetzelfde e-mailadres als is ingevuld onder privé e-mailadres in Ons Administratie.
Op basis van de volgende situaties wordt een e-mail gestuurd:
- Zelf ingeschreven op dienst, maar de flex-aanvraag wordt geannuleerd.
- Zelf ingeschreven op dienst, maar dienst wordt aan ander persoon toegewezen.
- Zelf ingeschreven op dienst, en dienst is aan jou toegewezen (bevestiging).
Op de volgende momenten wordt dagelijks een e-mail met updates gestuurd:
- tussen 13:00-14:00 uur
- tussen 19:00-20:00 uur
Er wordt een e-mail gestuurd met updates, waarvan de laatste wijziging van de betreffende diensttoewijzing ten minste een uur oud zijn.
