De Virtuele Assistent ondersteunt je bij communicatieve en administratieve taken met behulp van automatisering. Met behulp van AI leest de assistent reacties van cliënten en medewerkers en herkent taken die uitgevoerd kunnen worden. Vervolgens voert de assistent deze taken gedeeltelijk of volledig automatisch uit, zodat je tijd bespaart.
Alles wat de Virtuele Assistent doet, is transparant. Je houdt als gebruiker altijd controle: je ziet wat er gebeurt en stuurt bij waar nodig. De assistent is nog volop in ontwikkeling en ondersteunt op dit moment twee workflows. In de toekomst breiden we dit verder uit en krijg je meer flexibiliteit en mogelijkheden om taken in te richten, zodat ze beter aansluiten op jouw werkzaamheden.
Inrichtbare opdrachten (Workflows)
Je stuurt de Virtuele Assistent aan met inrichtbare opdrachten. Zo verstuurt de assistent automatisch een herinnering op basis van het ingestelde aantal dagen vóór de afspraak en een gekozen tijdstip. De opdracht voor het versturen van een incidentele wijziging geef je via een knop bij de afspraak.
Reacties classificeren (Intentiebepaling)
Wanneer een reactie binnenkomt, classificeert de assistant deze met behulp van AI. We gebruiken hiervoor een beveiligde en privacyvriendelijke variant van de techniek achter ChatGPT om te bepalen of deze reactie lijkt op een bevestiging, vraag, of annuleerverzoek over de afspraak, of iets anders.
Komt er een reactie binnen? Dan classificeert de assistent deze met behulp van AI. Hiervoor gebruiken we een beveiligde en privacyvriendelijke variant van de techniek achter ChatGPT om te bepalen of deze reactie lijkt op een bevestiging, vraag of annuleerverzoek over de afspraak, of iets anders.
Op basis van deze classificatie voert de assistent de bijbehorende stappen uit. Vervolgens geeft de assistent dit door aan de planner via een applicatie die je opent vanuit de blokplanning. Gaat het bijvoorbeeld om een annuleringsverzoek? Dan haalt de assistent de betreffende afspraak naar voren met de taaksuggestie ‘Annuleerverzoek’.
De ontvanger communiceert interacteert niet vrij met de AI achter de assistent. Je stuurt de assistent altijd aan via opdrachten. Daardoor ontvangt de ontvanger alleen een vaste set mogelijke antwoorden. Je kunt deze antwoorden aanpassen in de instellingen.
Let op
Voor de bepaling van classificatie 'leest' de AI de reactie van de ontvanger om het bericht te classificeren. Stuurt de ontvanger zelf persoonlijke details mee? Dan leest de AI deze ook mee. We adviseren daarom om de communicatie in te stellen op een manier die de ontvanger niet aanleidt tot het delen van persoonlijke of herleidbare gegevens.
Mocht dit desondanks wel gebeuren, dan is het goed om te weten dat deze details alleen verwerkt worden om de classificatie te bepalen. De inhoud van gesprekken zijn tijdelijk zichtbaar voor jou ter na-controle en verduidelijking van de gegeven suggesties.
Je kunt de assistent op elk moment pauzeren in de applicatie. Wanneer de assistent is gepauzeerd, behandelt de AI geen berichten. Nieuwe berichten kunnen nog wel altijd binnenkomen. Zo houd je de controle en kun je het gesprek handmatig afhandelen. We vertrouwen op jouw beoordeling.
Inschakelen Virtuele Assistent
Je kan als organisatie gebruikmaken van de Virtuele Assistent zodra deze extra module is aangevraagd via Ons® Diensten. Navigeer hiervoor naar Ons® Diensten > Abonnementen > Modules. Voor het gebruik van de Virtuele Assistent moet je een addendum ondertekenen. Neem hiervoor contact op met je accountmanager.
Geef tijdens de aanvraag aan vanaf welke datum je de functionaliteit wilt inschakelen. Vraag de functionaliteit minimaal drie werkdagen vóór de eerste van de aankomende maand aan om deze per die datum te laten activeren. Je kunt de functionaliteit maximaal drie maanden van tevoren aanvragen. De actuele kosten van deze extra module vind je in Ons® Diensten.
