De Virtuele Assistent is een functionaliteit die je assisteert met communicatieve en administratieve taken door middels van automatisering. Met behulp van AI leest de assistent reacties van cliënten en medewerkers, en herkent taken die kunnen worden uitgevoerd. Vervolgens kan de assistent je ondersteunen door deze taken gedeeltelijk of volledig automatisch uit te voeren om jou tijd besparen.
Alles wat de Virtuele Assistent doet is transparant. Dit geeft jou als gebruiker de controle om te overzien wat er gebeurt en bij te sturen waar nodig. De assistent is nog volop in ontwikkeling en ondersteunt momenteel twee workflows. In de toekomst komt er steeds meer flexibiliteit om de taken zo in te richten om beter aan te sluiten bij jouw werkzaamheden.
Inrichtbare opdrachten (Workflows)
De Virtuele Assistent wordt aangestuurd via opdrachten die inrichtbaar zijn. Zo wordt de opdracht van de herinnering automatisch uitgevoerd op basis van een ingestelde aantal dagen voor de afspraak op een ingestelde tijd en wordt de opdracht van het versturen van de incidentele wijziging gegeven middels een knop bij de afspraak.
Reacties classificeren (Intentiebepaling)
Wanneer een reactie binnenkomt, classificeert de assistant deze met behulp van AI. We gebruiken hiervoor een beveiligde en privacyvriendelijke variant van de techniek achter ChatGPT om te bepalen of deze reactie lijkt op een bevestiging, vraag, of annuleerverzoek over de afspraak, of iets anders.
De assistent voert de stappen uit die horen bij de gemaakte classificatie en geeft deze door aan de planner via een applicatie die te openen is bij de blokplanning. (bv. bij een reactie die lijkt op afspraak annulering, wordt de benoemde afspraak naar voren gehaald met de taaksuggestie: Annuleerverzoek).
Het is belangrijk om te weten dat de ontvanger niet vrij interacteert met de AI achter de assistent. De aansturing en de inhoud van berichten verlopen altijd middels opdrachten. Er is daarom altijd maar een specifieke set van antwoorden mogelijk die de ontvanger kan ontvangen. Deze antwoorden kunnen worden aangepast in de instellingen.
Let op
Voor de bepaling van classificatie “leest” de AI de reactie van de ontvanger om het bericht te classificeren. Mocht de ontvanger zelf persoonlijke details in een reactie toesturen, wordt dit gelezen door de AI.
We raden daarom aan om de communicatie in te stellen op een manier die de ontvanger niet aanleidt tot het delen van persoonlijke of herleidbare gegevens.
Mocht dit desondanks wel gebeuren, dan is het goed om te weten dat deze details alleen verwerkt worden om de classificatie te bepalen. De inhoud van gesprekken zijn tijdelijk zichtbaar voor jou ter na-controle en verduidelijking van de gegeven suggesties.
Binnen de applicatie bestaat de mogelijkheid om de assistant ten alle tijden te pauzeren. Wanneer de assistent is gepauzeerd, zullen de berichten niet behandeld worden door de AI. Nieuwe berichten kunnen nog wel altijd binnenkomen. Dit geeft jou controle om het gesprek handmatig af te handelen. We vertrouwen op jouw beoordeling.
Inschakelen Virtuele Assistent
Je kan als organisatie gebruikmaken van de Virtuele Assistent zodra deze extra module is aangevraagd via Ons® Diensten. Navigeer hiervoor naar Ons® DIensten > Abonnementen > Modules. Voor het gebruik van de Virtuele Assistent moet een addendum worden ondertekend. Hiervoor kun je contact opnemen met je accountmanager.
Tijdens het aanvraagproces dien je aan te geven vanaf welke datum de functionaliteit kan worden ingeschakeld.De functionaliteit moet minimaal drie werkdagen vóór de eerste van de aankomende maand worden aangevraagd om per die datum geactiveerd te kunnen worden. Je kan de functionaliteit maximaal 3 maanden van tevoren aanvragen.
