In het rooster kunnen eenvoudig flexdiensten uitgezet worden door het aanvragende team. Dit kan, afhankelijk van de inrichting, gedaan worden naar een hoofdflexteam of een kernteam vanuit het aanvragende team. Het hoofdflexteam kan vervolgens die flexaanvragen doorzetten naar aanvullende flexteams.
Op basis van de inrichting in de configuratie is het mogelijk voor het aanvragende team, of voor een van de ontvangende teams, om inschrijvingen van medewerkers toe te wijzen.
Deze handelingen kunnen worden doorgevoerd via de Flex module in de gereedschapskist. Deze is alleen toegankelijk als de weergave van het roosterscherm op dienstweergave staat
Benodigde autorisaties - Taak: Ons Planning - Plannen en roosteren (Alle teams) of Ons Planning - Plannen en roosteren (Eigen teams) - Taak: Ons Planning - Roosteren (Eigen Teams)
Weergave
Dit onderdeel is alleen toegankelijk als de weergave op een dienstenweergave staat.
Flexaanvraag aanbieden aan hoofdflexteam of kernteam
Wanneer je een flexaanvraag wil uitzetten naar het hoofdflexteam of het kernteam klik je het specifieke dienstvakje aan. In de gereedschapskist wordt het volgende zichtbaar onder de optie Flex:
Voor het aanvragen is het mogelijk om de dienstinstellingen incidenteel te wijzigen. Zo kan de begin- en eindtijd van de dienst en/of de pauze en de gevraagde deskundigheid worden aangepast. Indien er zowel een hoofdflexteam als een kernteam is ingesteld voor het aanvragende team kan er via de vinkjes aangegeven worden of de flexaanvraag naar één van de twee teams uitgezet moet worden, of beide (kernteam staat in dit geval standaard aangevinkt). Via de knop 'aanvragen' wordt de flexaanvraag uitgezet naar het hoofdflexteam dat is toegewezen aan het aanvragende team.
Vervolgens is in het rooster via het f- of k-symbool zichtbaar dat er een flexaanvraag is uitgezet
Let op
Het is niet meer mogelijk om de dienst in de gereedschapskist incidenteel te wijzigen via Wijzigen wanneer er een flexaanvraag is uitgezet. Dit om te voorkomen dat de diensttijden via twee manieren aangepast kunnen worden, wat voor verwarrende situaties kan zorgen. Het kan wel worden aangepast via Flex, waarbij de aanvraag aangepast kan worden via het potlood-knop:
Deze mogelijkheid is niet beschikbaar indien er reeds inschrijvingen zijn op de openstaande flexaanvraag. De diensttijden pas je aan via Wijzigen, waarmee de incidentele wijzigingen óók van kracht zijn voor de medewerkers die bij het aanvragende team horen, dient de flexaanvraag eerst te worden geannuleerd. Dit kan via de prullenbak knop die naast de potlood-knop is bij een individuele aanvraag, of via Annuleren om meerdere aanvragen in één keer te annuleren.
Inschrijvingen aanbieden aan aanvullende flexteams
Indien er bij het hoofdflexteam aanvullende flexteams zijn geconfigureerd, is het mogelijk om via Flex in de gereedschapskist een flexaanvraag door te zetten naar één of meerdere aanvullende flexteams. Enkel de aanvullende flexteams die zijn geconfigureerd in de teaminstellingen van het hoofdflexteam zullen hier zichtbaar worden:
Vanuit zowel de tabbladen Aanvragen en Inschrijvingen is de knop Aanvraag doorzetten zichtbaar. Wanneer de roosteraar hierop klikt verschijnt de mogelijkheid om één of meerdere flexteams te kiezen. Tevens kan opnieuw de dienst incidenteel gewijzigd worden qua diensttijden, pauzetijden of deskundigheid. Deze mogelijkheid is niet beschikbaar indien er reeds inschrijvingen zijn op de openstaande flexaanvraag vanuit het desbetreffende aanvullende flexteam.
Na het doorzetten van de flexaanvraag naar het aanvragende team kan het hoofdflexteam wijzigingen op de aanvraag doorvoeren, intrekken, of een aanvraag uitzetten naar een ander aanvullend flexteam
Inschrijvingen op flexaanvragen afhandelen
Informatie bij inschrijvingen
Dienstvakjes met flexaanvragen waarop inschrijvingen zijn binnengekomen kunnen tevens vanuit Flex in de gereedschapskist beheerd worden. Onder het kopje Inschrijvingen worden alle inschrijvingen zichtbaar die binnen zijn gekomen vanuit het hoofdflexteam en, indien van toepassing, het kernteam.
Bij iedere inschrijving wordt het teamlidmaatschap van de medewerker getoond. Indien de flexaanvraag een incidentele wijziging op de deskundigheid heeft, wordt de deskundigheid van de medewerker aanvullend getoond. Daarnaast worden eventuele signaleringen ook getoond, die de roosteraar kan gebruiken om een zo passend mogelijke keuze voor de diensttoewijzing te maken.
Indien de flexaanvraag naar slechts het hoofdflexteam of het kernteam is uitgezet, dan biedt dit scherm nog de mogelijkheid om alsnog de aanvraag naar het andere team te doen:
Inschrijvingen toewijzen, verwijderen of doorstrepen
De roosteraar die de inschrijvingen op een flexaanvraag afhandelt heeft drie opties:
- Streep deze inschrijving door: Via deze optie kan de roosteraar aangeven dat een bepaalde medewerker niet als beste optie wordt geacht voor de flexaanvraag. De inschrijving van deze medewerker blijft verder ongewijzigd.
- Verwijder deze inschrijving: De inschrijving op de flexaanvraag wordt verwijderd, waarbij de medewerker die zich heeft ingeschreven vervolgens een bevestigingsmail ontvangt dat er geen diensttoewijzing heeft plaatsgevonden
- Wijs medewerker toe: Hiermee wordt de ingeschreven medewerker toegewezen en wordt de medewerker voorzien van een bevestiging per e-mail.
Inschrijvingen voorstellen of doorstrepen
Indien een inschrijving voor een flexaanvraag wordt bekeken vanuit een roosterteam waarbij is ingesteld dat die geen flexinschrijvingen mag afhandelen, dan is het enkel mogelijk om een flexinschrijving voor te stellen of door te strepen. Op die manier kan een flexroosteraar alsnog suggesties meegeven aan de roosteraar van het team dat de inschrijvingen daadwerkelijk afhandelt. Het verwijderen of toewijzen van een dienst kan enkel worden uitgevoerd vanuit een roosterteam dat deze mag afhandelen zoals is ingesteld in de teaminstellingen van het hoofdflexteam of kernteam.
- Stel deze inschrijving voor: Hiermee wordt een specifieke inschrijving uitgelicht voor het team dat de inschrijvingen afhandelt:
- Streep deze inschrijving door: Hiermee wordt de inschrijving doorgestreept, ter suggestie dat een andere optie overwogen kan worden:
