Het kan voorkomen dat een roosteraar geen medewerker uit het team kan inroosteren. Met Ons® Flexroosteren kan de roosteraar een medewerker zoeken die de niet ingevulde dienst kan gaan opvullen.
Ons® Flexroosteren is niet standaard inbegrepen in Ons® Plannen & Roosteren. De module is op aanvraag te activeren, waarbij aanvullende kosten gelden (op een testomgeving is het kostenloos). Over deze aanvullende kosten kan je het beste informeren bij de accountmanager. De functionaliteit is aan te vragen via een ticket op het supportportaal.
Ons® Flexroosteren is iets anders dan Zelfroosteren. Flex- en zelfroosteren zijn afzonderlijk en in combinatie met elkaar te gebruiken. Zie Toelichting op Zelfroosteren voor meer informatie.
Basis flexproces
Met de flexfunctionaliteit kan de roosteraar van een wijkteam een dienst laten uitvoeren door het flexteam door in het roosterscherm een flexmedewerker aan te vragen. Medewerkers die lid zijn van het flexteam kunnen zich voor deze diensten inschrijven via de planning- en roosterinzage. Enkel diensten waarvoor de medewerker een passende deskundigheid heeft kunnen door diegene worden gezien. De roosteraar van het flexteam ziet vervolgens deze inschrijving en krijgt aanvullende informatie te zien, zoals eventuele overschrijdingen van CAO of ATW regels, om zo de meest geschikte medewerker toe te kunnen wijzen aan de dienst. Uiteindelijk zal Ons® Flexroosteren de toegewezen medewerker een bevestiging per e-mail sturen, alsmede een kennisgeving naar de overige medewerkers die zich hadden ingeschreven dat ze de dienst niet toegewezen hebben gekregen.
Uitgebreide flexproces
Op basis van jullie eigen procesinrichtingen is het mogelijk om het flexproces in Ons® Plannen & Roosteren uitgebreider in te richten. Zo kunnen er redenen zijn voor een roosteraar om een flexaanvraag naar een regioteam uit te zetten, of direct naar een externe pool van flexmedewerkers (al dan niet via een externe partij).
Ons® Flexroosteren geeft de mogelijkheid om een flexaanvraag door meerdere flexteams op te laten vangen via verschillende lagen. Hiermee kan het flexproces volledig naar eigen wens worden ingericht. Er zijn echter ook beperkingen om te voorkomen dat het proces té complex wordt. Daarom is er gekozen om in de basis altijd een 'boom-structuur' te blijven hanteren. Op deze pagina zijn ook inrichtingsvoorbeelden te zien, waaruit deze structuur wat duidelijker naar voren komt.
We gebruiken de volgende definities voor de verschillende soorten teams:
- Roosterteam: Een "normaal" team dat door geen enkel team als flexteam geselecteerd is.
- Kernteam: Een team met vaste groep medewerkers dat los staat van de flexibele schil, waar een flexaanvraag apart naar uitgezet kan worden. Waarbij het beheer volledig bij het Roosterteam ligt.
- Hoofdflexteam: Een team dat als flexteam geselecteerd is door een roosterteam. Dit team kan meerdere aanvullende flexteams hebben. Meerdere roosterteams kunnen hetzelfde team als hoofdflexteam selecteren. Het beheer van de flexaanvragen ligt hier met name bij de flexroosteraar.
- Aanvullend flexteam: Een team dat als flexteam geselecteerd is door een hoofdflexteam. Dit team kan verder geen aanvullende flexteams meer hebben.
In onderstaande afbeelding vind je een voorbeeld van hoe een uitgebreid flexproces er uit kan zien. Afhankelijk van de inrichting van het flexproces bij een zorgaanbieder kan dit er anders uit zien.
Inrichtingsvoorbeelden
Omdat het uitgebreide flexproces in Ons® Flexroosteren diverse inrichtingen ondersteunt, zijn er dus ook veel keuzes beschikbaar waar de zorgorganisatie mee aan de slag kan. Hierdoor ontstaan er in de praktijk diverse terminologieën die onderdelen van het flexproces kunnen beschrijven. Het kan zijn dat de inrichtingsvoorbeelden qua naamgeving niet overeen komen met jullie werkwijzen. Toch kunnen ze helpen om een conceptueel beeld te krijgen over hoe de verschillende flexlagen ingericht zouden kunnen worden. We hopen dat het principe van een 'boom-structuur' duidelijker wordt via deze voorbeelden. Het is daarop mogelijk om zelf te bepalen waar een bepaalde laag van het flexproces in deze structuur thuishoort.
Voorbeelden van uitgebreid flexprocess zonder gebruik van kernteam
Voorbeeld 1
In voorbeeld 1 worden diensten vanuit het Roosterteam 'Het Rozenblad' direct aangeboden aan een centrale flexpool. Alle flexaanvragen worden dus direct uitgezet naar het Hoofdflexteam.
Het hoofdflexteam heeft twee aanvullende flexteams ingesteld: een aanvullend flexteam waarin bekende uitzendkrachten zitten en een aanvullend flexteam waarmee diensten worden uitgezet naar een externe partij (die de openstaande flexaanvraag ophaalt via een API-koppeling). Het hoofdflexteam bepaalt welke dienst naar welk aanvullend flexteam wordt uitgezet (en om welke redenen).
Voorbeeld 2
In voorbeeld 2 wordt als hoofdflexteam een regio flexpool gebruikt. Vanuit daar kan de flexaanvraag uitgezet worden naar de centrale flexpool, of aan andere flexpools met externe medewerkers. Op deze manier wordt een centrale flexpool dus niet als hoofdflexteam gebruikt, maar als aanvullend flexteam, net zoals de externe flexpools.
Voorbeeld 3
In voorbeeld 3 is het hoofdflexteam een beheerlaag, waaraan enkel roosteraars zijn toegevoegd en geen flexmedewerkers. Via dit team worden flexaanvragen doorgezet naar passende aanvullende teams. De centrale flexpool is hierin dus geen hoofdflexteam, maar een aanvullend flexteam.
Inrichtingsvoorbeelden voor uitgebreid flexproces met kernteam
Voorbeeld 4
In voorbeeld 4 is een vergelijkbare opzet te zien als in voorbeeld 2, waarbij een kernteam is toegevoegd. Het kernteam is hierbij een team met dezelfde medewerkers als het aanvragende team, waarbij tevens een selectie aan vaste invallers is toegevoegd. Zo kunnen openstaande diensten eerst worden aangeboden aan deze selecte groep medewerkers. Indien nodig kan de dienst alsnog worden aangeboden aan de flexpool.
Voorbeeld 5
In voorbeeld 5 is een decentrale flexpool als kernteam ingericht, waarbij een openstaande dienst eerst wordt aangeboden aan een aparte groep medewerkers voordat deze naar de centrale flexpool wordt doorgezet.
