Benodigde autorisaties
Taak: Ons Planning - Plannen en roosteren (Alle teams)/Ons Planning - Plannen en roosteren (Eigen teams)
Taak: Ons Planning - Roosteren (Eigen teams)
Bovendien heb je een teamlidmaatschap nodig voor het betreffende team.
Actie vastzetten op tijdstip
Het is mogelijk om in de planning aan te geven dat een bepaald zorgmoment op een specifiek tijdstip geleverd moet worden, of binnen een bepaald tijdsvenster. Dit kan handig zijn als met een cliënt een bepaald tijdstip is afgesproken voor zorg.
Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een ingepland plankaartje.
Kies voor Zet vanaf nu vast op tijd.
Er zijn nu verschillende keuzemogelijkheden:
Met op een vaste tijd geef je een specifiek tijdstip aan. Er komt een signalering (kaartje wordt rood) als de zorg eerder of later is ingepland dan dit tijdstip.
Door te kiezen voor een tijdsvenster geef je aan waarbinnen de zorg plaats moet vinden, bijvoorbeeld tussen 10.00 en 12.00 uur.
De optie na vorige actie gebruik je om het vastzetten op tijd ongedaan te maken. Het zorgmoment vindt dan weer gewoon plaats na het vorige zorgmoment.
Normaal gesproken is het vastzetten op tijd voor langere duur. Je kunt hier van afwijken door de optie Eenmalig wijzigen aan te vinken.
Sla tenslotte op door op Opslaan te klikken.
"Vastzetten op tijd" kan een gat in de planning veroorzaken. Je kunt dus wel aangeven dat een plankaartje vastgezet moet worden op bijvoorbeeld 10:30 uur. Mocht het plankaartje dat erboven staat, al eindigen op 10:00, dan betekent dit een gat van 30 minuten. Indien er een plankaartje tussen wordt gezet dat langer duurt dan de duur van het gat (inclusief reistijd), dan betekent het wel dat het plankaartje dat is vastgezet op tijd, naar een later tijdstip wordt ingepland. Er verschijnt dan een signalering dat de actie later is ingepland dan afgesproken.
Het vastzetten van een plankaartje binnen een bepaald tijdsvenster heeft geen invloed op de tijdsberekening.
Zoeken naar medewerkers in de buurt
Het is mogelijk om te zoeken naar medewerkers in de buurt. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn in geval van een calamiteit.
Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een ingepland plankaartje.
Kies voor Medewerkers in de buurt.
Vervolgens wordt een regel getoond. Als medewerkers in de buurt van de betreffende cliënt wonen, worden die hier getoond. De hoogste medewerkers worden
Zoeken naar vervangende medewerker
Als de ingeplande medewerker verhinderd is, kan je eenvoudig een selectie maken van medewerkers die op hetzelfde moment beschikbaar zijn.
Klik eerst op de naam van de medewerker waar de zorg nu op is ingepland. De medewerker wordt geselecteerd en de achtergrond wordt wit.
Klik met de rechtermuisknop op het planmoment.
Klik op Vervangende medewerker.
Vervolgens worden medewerkers met beschikbaarheid op hetzelfde moment getoond. Doordat de oorspronkelijke medewerker geselecteerd is, blijft deze staan en kan het plankaartje eenvoudig versleept worden naar een beschikbare medewerker.
Labels
In het blokplanscherm is het mogelijk om kleuren (labels) toe te voegen aan medewerkers. Dit kan handig zijn als je medewerkers in bepaalde categorieën in wilt delen, bijvoorbeeld stagiair of uitzendkracht.
Om labels in de blokplanning te gebruiken is het nodig om de labels eerst aan te maken en een betekenis te geven. Zie Roosterlabels configureren.
Om een label toe te kennen, klik je met de rechtermuisknop op de naam van de medewerker en selecteer je een label.
Om een label weg te halen, klik je met de rechtermuisknop op de naam van de medewerker en klik je op Geen.
Notitie bij een actie
Het is mogelijk een notitie te schrijven bij een specifiek planmoment. Deze notitie wordt alleen getoond in de planning. De notitie verschijnt niet op de telefoon of op prints. Notities toevoegen aan een planmoment kan handig zijn als geheugensteuntje voor planners.
Wil je een notitie die niet alleen gaat over het specifieke zorgmoment, maar over de cliënt? Voeg dan een cliëntnotitie toe.
Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een ingepland plankaartje.
Kies voor Aanpassen notitie.
Schrijf de notitie in het tekstvak en klik op Opslaan.
Notities lezen? Door met de muis op het planmoment te gaan staan verschijnt er meer informatie, waar ook de notitie terug te zien is. De notitie blijft bij het ingeplande zorgmoment zichtbaar in de volgende weken, totdat de notitie wordt verwijderd.
Logregel bij een cliënt
Wanneer een planner of roosteraar contact heeft met een cliënt, kan de communicatie worden vastgelegd in zogenaamde logregels.
Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een ingepland plankaartje.
Kies voor Voeg logregel toe.
Schrijf de logregel in het tekstvak en klik op Opslaan.
Logregels lezen? Open het cliëntvenster door met de rechtermuisknop op de naam van de cliënt te klikken en te kiezen voor Open cliënt-venster. Op het tabblad Logboek zijn de logregels terug te lezen.
Tevens zijn logregels (met geschiedenis) in te zien via het logboek in het medewerkervenster.
Brief naar cliënt
Het kan nodig zijn om een brief te versturen naar de cliënt, bijvoorbeeld als de planning wijzigt. Dit is direct vanuit het blokpanscherm te doen.
Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een ingepland plankaartje.
Kies voor Stuur brief.
Schrijf de brief en klik op Verzenden.
De brief is nog niet verzonden, maar is alleen in PDF-formaat gereed gemaakt. Je kunt de brief downloaden door te gaan naar de cliënt, en vervolgens te klikken op Communicatie. Aan de rechterkant van het scherm wordt de zojuist gemaakte brief getoond. Je kunt deze downloaden en versturen via de reguliere kanalen.
