Toelichting op reistijd in Ons Planning
Reistijd tussen cliëntbezoeken kan in Ons Planning op twee manieren berekend worden:
Reistijd over de weg
Hemelsbrede reistijd
Proces van berekening
Beide methoden doorlopen het volgende proces:
Dienst --> Adres van de cliënten --> Locaties van de cliënten in coördinaten, gebaseerd op het kadaster, dan wel op basis van een handmatig aangegeven locatie --> Vervoermiddel --> Indicatie van de reistijd.
Verschil tussen beide methoden
Het verschil tussen beide methoden is de berekening van de tijd tussen de locaties (o.b.v. coördinaten). Bij 'reistijd over de weg' wordt de berekening uitgevoerd door een extern ontwikkeld algoritme, genaamd OSRM. Bij de 'hemelsbrede reistijd' berekent Ons Planning de reistijd, op basis van de hemelsbrede afstand in combinatie met de gemiddelde snelheid van een vervoermiddel en de weging van een gemiddelde factor om de tijd van hemelsbrede afstand om te zetten naar een (zo goed als mogelijke) meer realistische berekening. In elke situatie zal de hemelsbrede afstand korter zijn dan de daadwerkelijke afstand, maar hoeveel dat verschilt is niet nauwkeurig te bepalen met deze methode, waardoor gebruik gemaakt wordt van een achterliggende formule.
Welke methode kies je wanneer?
Wij adviseren om gebruik te maken van de methode 'reistijd over de weg'. Deze methode geeft in meer gevallen een nauwkeurigere schatting dan de hemelsbrede berekening. Wil je als organisatie invloed hebben op de gemiddelde reistijden, met als gevolg dat individuele reizen grotere verschillen met de werkelijke reistijd hebben, dan kan je overwegen om gebruik te maken van de hemelsbrede berekening.
Verklaring van verschillen met de praktijk
Bij beide methoden zal de berekende reistijd in veel situaties afwijken van de praktijk. Ondanks de meer nauwkeurige berekening van 'reistijd over de weg', zullen ook daar verschillen zijn met de daadwerkelijke reistijd. Dit kan komen door:
Verschil van de daadwerkelijke verkeerssituatie met de situatie waar de berekening rekening mee kan houden (route-omleidingen, verkeersopstoppingen/files, weersinvloeden, etc.).
Verschillen in online tools onderling (OSRM, Google Maps, Apple Maps, ANWB routeplanner, Via Michelin, etc.) waardoor het maken van een vergelijking tussen Ons Planning met een van de andere tools (op hetzelfde of op een ander moment) vaak zal resulteren in verschillen.
Overige informatie
Reistijd over de weg: De navigatiesoftware wordt regelmatig geüpdatet om kaartdata actueel te houden. Grotere wegwerkzaamheden worden hierin meegenomen. Live verkeersinformatie is niet beschikbaar.
Reistijd over de weg: De navigatiesoftware heeft kaartdata beschikbaar van Nederland, België en Duitsland, zodat ook in grensgebieden de beste route aangeboden kan worden.
De berekende reistijd wordt naar beneden afgerond in hele minuten waarbij alles onder de 60 seconden resulteert in 0 minuten.
Reistijd over de weg ondersteunt alleen de door OSRM ondersteunde vervoermiddelen. Kies in de gevallen waarin je een niet-ondersteund vervoersmiddel gebruikt voor de hemelsbrede reistijdberekening.
Woon-werkverkeer wordt niet meegerekend.
Als er bij 'Reistijd over de weg' op enig moment geen verbinding met de routeplanner (OSRM) kan worden gemaakt, dan wordt de ingevoerde snelheid van het vervoermiddel als backup-methode gebruikt.
Voor V&V planschermen wordt de bepaling van het vervoermiddel, de dienst gebruikt. Voor HV (blok)planschermen, wordt het vervoermiddel van de medewerker toegepast.
Vervoermiddelen beheren
Benodigde autorisatie
Taak: Toegang tot Ons Planning - Applicatiebeheer
Stappen
Ga in Ons Planning naar . Je komt in het overzicht van vervoermiddelen terecht:
Als je een bestaand vervoermiddel aan wilt passen, klik je op Aanpassen. Als je een nieuw vervoermiddel wilt aanmaken, klik je op Vervoermiddel toevoegen. De opties die verschijnen zijn hetzelfde:
Bij vervoermiddelen die zijn geconfigureerd voor Reistijd over de weg, wordt de ingevoerde snelheid alleen gebruikt als er geen verbinding met de routeplanner kan worden gemaakt.
De naam en snelheid zijn verplicht. De minimale reistijd en afronding zijn optioneel. De reistijd van een dienst wordt bepaald door de snelheid en minimale reistijd, en afgerond volgens de opgegeven waarde.
Maak je het standaard vervoermiddel aan, selecteer dan ook de optie Standaard vervoermiddel. Dit vervoermiddel wordt dan standaard ingevoerd bij het aanmaken van een dienst. Verder kun je kiezen welke afbeelding voor het vervoermiddel moet worden gebruikt.
Rond reistijd af op: Geeft aan in welke eenheden de afronding plaatsvindt.
Voorbeeld: Als hier 5 minuten wordt ingesteld, wordt een reistijd van 14 minuten geregistreerd als 15 minuten.
Minimale reistijd: Geeft aan hoeveel tijd ten minste gerekend wordt tussen twee bezoeken.
Voorbeeld: Als de daadwerkelijke reistijd 8 minuten is en als is ingesteld dat de minimale reistijd 10 minuten is, dan wordt er 10 minuten gerekend.
Extra tijd: Is bedoeld als tijd die aanvullend op de berekende reistijd wordt gerekend. Gebruik dit in situaties waar, naast de berekening van deur tot deur, er ook extra tijd voor de medewerker nodig is om bij de cliënt te komen. Voorbeelden hiervan zijn het parkeren van de auto en het te voet verplaatsen in een appartementencomplex.
De extra ingestelde tijd wordt pas gerekend vanaf het tweede cliëntbezoek in de route. Voor het eerste cliëntbezoek wordt nooit reistijd berekend.
Voorbeeld: Als de reistijd 12 minuten is en er 5 minuten extra reistijd is geconfigureerd, dan is de reistijd van het bezoek 17 minuten.
Als je gebruikmaakt van Automatische kilometerregistratie, wordt de optie Declaratiesoort weergegeven. Zie Automatische kilometerregistratie configureren voor meer informatie.
Klik op Opslaan.
Vervoermiddel aan medewerker koppelen
Benodigde autorisatie
Taak: Ons Planning - Plannen en roosteren (Eigen teams)
Stappen
Het vervoermiddel wordt in de V&V-schermen gebruikt voor signalering. Als een medewerker bijvoorbeeld een fiets heeft, terwijl het vervoermiddel voor de dienst een auto is, dan volgt een signalering. Voor medewerkers die ingepland worden in de blokplanning, geldt dat het aan de medewerker gekoppelde vervoermiddel de reistijd tussen opeenvolgende bezoeken bepaalt.
Ga in Ons Planning naar een medewerker.
Klik bij de medewerker onder Persoonlijke Gegevens op 'Voorzie deze medewerker direct van een vervoermiddel'.
Selecteer een vervoermiddel uit de lijst en voer een begin- en einddatum in. De einddatum is optioneel.
Klik op Toevoegen.
Vervoermiddelen bij medewerkes zijn ook in te zien via het medewerkervenster, een handige pop-up die in het rooster of in het planscherm zelf op te roepen is bij de medewerker. Deze gegevens zijn vooralsnog nog niet aan te passen in deze pop-up. Uitleg over deze pop-up is te vinden in Medewerkerinformatie in het rooster- en planscherm bekijken
Reistijd over de weg gebruiken
Configuratie en gebruik bij V&V planning
Ga naar
Configureer een vervoermiddel. Kies bij Reistijdberekening voor Over de weg.
Koppel de diensten die gebruik gaan maken van reistijdberekening over de weg, aan dit vervoermiddel. Ga naar het hoofdmenu, .
Nadat een dienst aan een vervoermiddel is gekoppeld dat is gebaseerd op reistijd over de weg, maakt de planning gebruik van reistijdschattingen op basis van kaartdata. Elke route moet dan eerst opgehaald worden bij de navigatiesoftware. Het systeem doet dit automatisch, maar dit kan even duren.
Als het systeem de reistijd over de weg berekent, knippert het vervoermiddel:
Voor bezoeken waarbij de reistijd nog niet bekend is, wordt een tilde (~) en een tooltip met daarin een waarschuwing weergegeven. In die gevallen wordt eerst nog de reistijd op basis van hemelsbrede afstand weergegeven:
De reistijd die wordt weergegeven op het scherm, wordt niet automatisch vernieuwd. Als de icoontjes knipperen, berekent het systeem de reistijd op de achtergrond. Je ziet deze informatie echter pas op de pagina, nadat je de pagina vernieuwt.
Als je het planscherm opent nadat reistijd over de weg is geactiveerd, zijn er nog geen reistijden bekend en worden er veel tildes weergegeven. Het systeem is dan bezig met het berekenen van de reistijden en werkt deze daaropvolgend bij. Na verloop van tijd zijn alle routes bepaald en worden er geen tildes meer weergegeven.
Configuratie en gebruik bij HV (blok)planning
Ga naar
Configureer een vervoermiddel. Kies bij Reistijdberekening voor Over de weg.
Koppel de medeweker die gebruik gaat maken van reistijdberekening over de weg, aan dit vervoermiddel.
Nadat een medewerker aan een vervoermiddel is gekoppeld dat is gebaseerd op reistijd over de weg, maakt de blokplanning gebruik van reistijdschattingen op basis van kaartdata. Elke route moet eerst opgehaald worden bij de navigatiesoftware. Het systeem doet dit automatisch, maar dit kan even duren.
Voor bezoeken waarbij de reistijd nog niet bekend is, wordt een tilde (~) en een tooltip met daarin een waarschuwing weergegeven. In die gevallen wordt eerst nog de reistijd op basis van hemelsbrede afstand weergegeven.
De reistijd die wordt weergegeven op het scherm, wordt niet automatisch vernieuwd. Als de icoontjes knipperen, berekent het systeem de reistijd op de achtergrond. Je ziet deze informatie echter pas op de pagina, nadat je de pagina vernieuwt.
Als je het blokplanscherm opent nadat reistijd over de weg is geactiveerd, zijn er nog geen reistijden bekend en worden er veel tildes weergegeven. Het systeem is dan bezig met het berekenen van de reistijden en werkt deze daaropvolgend bij. Na verloop van tijd zijn alle routes bepaald en worden er geen tildes meer weergegeven.
Reistijdstatistieken bekijken
Met deze functionaliteit kan de hemelsbrede reistijd met reistijd over de weg worden vergeleken. Deze vergelijking kan alleen gemaakt worden voor een vervoermiddel waarvoor reistijd over de weg aan staat. Voor deze vervoermiddelen kunnen beide verschillende vormen van reistijd berekend en vergeleken worden.
Selecteer het team waarvan je de reistijdstatistieken wilt inzien.
Klik in het dashboard onder in beeld op Reistijdstatistieken.
Het kan even duren voordat de applicatie alle gegevens heeft opgehaald (aan '~' herken je dat er informatie op de achtergrond wordt opgehaald). Vernieuw de pagina om te controleren of alle reistijden beschikbaar zijn.
Selecteer de gewenste week en vergelijk de weergegeven informatie.
Optioneel: Klik op Download Excel bestand om een Excel-bestand met daarin alle reistijdinformatie te downloaden.
Probleemoplossing incorrecte reistijd
De reistijd is een benadering. De werkelijke reistijd is afhankelijk van de gekozen route, de verkeersdrukte en eventuele omleidingen. Het zal dus altijd zo zijn dat de reistijd die Ons Planning berekent, niet overeenkomt met de werkelijke reistijd.
Wel is het mogelijk de werkelijke reistijd beter te benaderen. Het advies daarbij is om na te gaan wat over het algemeen de afwijking is op basis van een aantal werkelijke situaties uit je eigen planning.
Structureel te hoge of lage reistijd (alleen voor hemelsbrede berekening)
Is de algemene afwijking zodanig dat Ons Planning te veel reistijd berekent, dan kun je de reistijd in Ons Planning korter maken door het vervoermiddel sneller te maken.
Berekent Ons Planning te weinig, dan kan dit aangepast worden door het vervoermiddel langzamer te maken.
Incidenteel onjuiste reistijd
Situatie herkennen
Een dergelijke situatie kan op verschillende manieren worden herkend, in ieder geval aan het volgende:
In het overzichtskaartje van de route staat één bolletje op grote afstand van de overige bolletjes.
Het aantal kilometers in de route is meer dan verwacht.
De reistijd is langer dan verwacht of dan normaal is voor de route.
Als je wilt achterhalen welke cliënt de veroorzaker is, klik je op het bolletje. De cliënt behorende bij het bolletje licht dan in de route geel op.
Oorzaak
Er is een verkeerde postcode ingevoerd, of;
De postcode wordt door de kaartsoftware niet herkend (nieuwbouw). Hierdoor komt het soms voor dat de locatie ver weg, of zelfs in het buitenland weergegeven wordt.
Oplossing
Je kunt de locatie van een adres van een cliënt aanpassen. Hiermee plaats je handmatig een speld op de juiste locatie op de kaart. Die locatie wordt vervolgens gebruikt voor de reistijdberekening.
