Benodigde autorisatie
Zodra de flexfunctionaliteit is geconfigureerd voor een team, dan kan de zorgmedewerker zich inschrijven op flexdiensten.
Uitgangspunten
Een flexmedewerker kan zich alleen inschrijven op een dienst als diegene voldoet aan de minimale deskundigheidseis. Een verzorgende kan zich bijvoorbeeld niet inschrijven op een verpleegkundige dienst en zal deze dienst ook niet te zien krijgen in het inschrijfscherm. Inschrijven op diensten met een lagere deskundigheidseis kan wel.
In het geval er meerdere medewerkers zich hebben ingeschreven op een dienst, bepaalt de flexroosteraar wie de aangevraagde dienst krijgt toegewezen. Zie ook: Flextoewijzingen uitzetten, annuleren of toekennen.
Indien er voor de dienst ruimte is toegevoegd voor meerdere toewijzingen, dan geldt dat de medewerker zich gewoon op de dienst kan inschrijven. Indien meerdere medewerkers zich hebben ingeschreven, zal ook het totaal aantal ingeschreven medewerkers zichtbaar zijn. Het kan dus voorkomen dat 1 medewerker zich heeft ingeschreven, maar dat er 2 medewerkers nodig zijn om de dienst op te vullen.
Navigatie
In het menu van de planning- en roosterinzage is de optie voor aangevraagd flexdiensten zichtbaar. Hiermee wordt de pagina geopend waarop uitstaande flexdiensten zichtbaar zijn waarop de medewerker zich kan inschrijven.
Overzicht
Boven in beeld is te filteren op flexaanvragen voor alle deskundigheden (jouw deskundigheid en lagere deskundigheden), of die specifiek overeenkomen met jouw deskundigheid.
De aangevraagde diensten zijn ingedeeld in de teams die de aanvragen hebben gedaan. In dit voorbeeld is dit gedaan door twee teams (Het Woolde en Thuiszorg).
Openstaande flexdiensten worden weergegeven in blokken, omrand met een stippellijn.
De diensten waarop de medewerker zich heeft ingeschreven, worden blauw gekleurd.
Per aangevraagde dienst is te zien hoeveel collega's zich hebben ingeschreven op de dienst. Bij het doorklikken naar details is zichtbaar welke medewerkers dit zijn.
Via het plus-icoon op een openstaande aanvraag, kan de medewerker zich inschrijven op de dienst. Met het kruisje is een inschrijving weer te verwijderen.
Zodra de roosteraar een medewerker heeft geselecteerd en heeft ingeroosterd, verdwijnt de aanvraag uit het flexrooster met aangevraagde flexdiensten en verschijnt deze op het rooster van de medewerker.
Bevestiging van een diensttoewijzing per e-mail
Wanneer de flexroosteraar heeft bepaald wie de dienst krijgt toegewezen, ontvangt de betreffende medewerker daarvan een e-mail ter bevestiging. De e-mail wordt naar het volgende e-mailadres gestuurd:
Het e-mailadres zoals deze is gevuld onder de personalia van de medewerker in Ons Administratie in het veld 'E-mailadres'.
Dit is wel hetzelfde e-mailadres als is ingevuld onder 'contact' in het Medewerkerportaal.
Dit is niet hetzelfde e-mailadres als is ingevuld onder 'privé e-mailadres' in Ons Administratie.
Op basis van de volgende situaties wordt een e-mail gestuurd:
Zelf ingeschreven op dienst, maar de flex-aanvraag wordt geannuleerd.
Zelf ingeschreven op dienst, maar dienst wordt aan ander persoon toegewezen.
Zelf ingeschreven op dienst, en dienst is aan jou toegewezen (bevestiging).
Op de volgende momenten wordt een e-mail met updates gestuurd:
tussen 13:00-14:00 uur
tussen 19:00-20:00 uur
Er wordt een e-mail gestuurd met updates, waarvan de laatste wijziging van de betreffende diensttoewijzing ten minste een uur oud zijn.
