De SDB-roosterexport levert een urenexportbestand aan met daarin per medewerker per dag de gewerkte tijd. Deze export gaat er vanuit dat SDB alle verloningsberekeningen uitvoert. Omdat SDB geen verwerking van mutaties ondersteunt, worden bij iedere productie-export alle op dat moment geldige registraties geëxporteerd, ongeacht of er al een productie-export heeft plaatsgevonden. Dit geldt alleen voor het rooster-deel.
De SDB-export levert vier bestanden aan:
Roosterbestand: het roosterbestand bevat alle geregistreerde uren per medewerker.
Salarisbestand : (optioneel) het salarisbestand bevat alle gegevens rondom de salarisverwerking.
Kilometers en reisdagen : (optioneel) het reiskostenbestand bevat de eventueel ingerichte declaraties per soort, zoals kilometers en reisdagen.
Compensatie SDOMUT: (optioneel) dit bestand bevat de opgebouwde vakantie- en compensatiegegevens van medewerkers
De gegenereerde exportbestanden zijn in te lezen in het roosterpakket van SDB. Om de SDB-roosterexport in te richten, doorloop je onderstaande stappen.
Benodigde autorisaties
Voor het inrichten van de SDB-roosterexport zijn diverse autorisaties van belang bij de verschillende instellingsopties:
Informatie over benodigde autorisaties bij het inrichten van filters is te vinden in Filters in Ons: toelichting en inrichting
Informatie over benodigde autorisaties bij het configureren van een exportprofiel is te vinden in Exportprofiel aanmaken
Informatie over benodigde autorisaties bij het uitvoeren van een test- of productie-export is te vinden in Test- of productie-export uitvoeren
Filter inrichten
Kies voor een uursoortgebaseerd filter. Zie Uursoortgebaseerd filter aanmaken en bewerken voor uitgebreide informatie..
Zorg ervoor dat het filter de juiste geactiveerde uursoorten bevat met bovendien de juiste codes. De SDB-export neemt automatisch alle directe uren mee onder de code van Cliëntentijd. Het heeft dus geen nut om bepaalde directe uren juist wel of juist niet te activeren in filter, want deze komen via 'Cliëntentijd' automatisch mee. Zorg er daarbij wel voor dat de uursoort 'Cliëntentijd' geactiveerd is.
Exportprofiel configureren
Zorg ervoor dat de onderdelen uit het exportprofiel goed ingesteld staan. Algemene uitleg over het configureren van een exportprofiel is te vinden in Exportprofiel aanmaken Doorgaans wordt dit eenmalig ingesteld, waarna het profiel de basis vormt voor elke roosterexport die met behulp van het profiel gedraaid wordt.
Aanpassingen in het exportprofiel kunnen leiden tot mutaties indien er op een later moment opnieuw een export gedraaid wordt over een eerder uitgedraaide periode, met gebruik van hetzelfde exportprofiel.
De knop 'verwijderen' zorgt ervoor dat het exportprofiel gearchiveerd wordt. Het is dan niet meer te gebruiken, maar kan nog wel via de optie 'Verwijderde exportprofielen' ingezien worden, bijvoorbeeld om de gebruikte settings te checken.
Type: de naam van het type is door Ons ingegeven en kan niet veranderd worden.
Geef het exportprofiel een herkenbare naam.
Selecteer het uursoortgebaseerde filter dat bij het exportprofiel gebruikt moet worden. Dit bepaalt welke uursoorten meegenomen worden in de export.
De begindatum geeft aan vanaf wanneer gegevens volgens dit exportprofiel geëxporteerd moeten worden.
Deze bestandsnaam wordt door Ons voorgedefinieerd.
Deze bestandsnaam wordt door Ons voorgedefinieerd.
Deze bestandsnaam wordt door Ons voorgedefinieerd.
Deze bestandsnaam wordt door Ons voorgedefinieerd.
Activeer deze optie om via het bestand 'Kilometers en reisdagen' declaraties van dit type te exporteren. Staat dit vinkje uit? Dan wordt dit bestand niet gegenereerd.
Activeer deze optie om ook de kostenplaatsen van medewerkers mee te nemen. Deze komen mee in het salarisbestand.
Geef hier een code aan als het de bedoeling is om de export ook zwangerschap mee te laten nemen.
Geef hier een code aan als het de bedoeling is om de export ook ziekte mee te laten nemen.
Activeer deze optie om uitbetaalde vakantie- en compensatiesaldi aan te leveren. Staat het vinkje onder 15 uit? Dan worden deze gegevens in het salarisbestand aangeleverd. Staat het vinkje onder 16 aan? Dan worden de gegevens aangeleverd via een apart Compensatie SDOMUT-bestand. Daarnaast moet je de juiste exportcodes invullen onder 'Exportcode uitbetaalde vakantieuren (16) en 'Exportcode uitbetaalde compensatieuren' (17). Deze codes moeten corresponderen met de codes die binnen SDB herkend worden.
Zie 14
Zie 14
Zie 14
Geef hier het klantnummer in zoals de organisatie bij SDB bekend is.
Geef hier aan of er per maand of per periode geëxporteerd moet worden.
Geef hier aan of alle directe uren via cliënturen geëxporteerd moeten worden (via het filter) of dat per directe uursoort gekeken wordt of deze geëxporteerd moet worden.
Met deze optie wordt het periodenummer gebruikt waarvan de basissalarissen worden uitbetaald. Het periodenummer van de export wordt opgehoogd met 1. Wanneer deze optie niet ingeschakeld is, wordt het periodenummer van het rooster waarvan de gegevens afkomstig zijn geëxporteerd.
Voer hier (kommagescheiden) de exacte naam in van het contracttype dat niet geëxporteerd moet worden.
Voer hier de nummers van de organisatorische eenheden in (kommagescheiden) zodat gegevens van hieraan toegewezen medewerkers niet geëxporteerd worden.
Activeer deze optie om regels te groeperen op basis van de kostenplaats van de medewerker per dag.
Om de gegevens definitief te slaan, klik op Opslaan.
Testexport uitvoeren
Draai eerst een testexport en controleer of de gegenereerde bestanden goed aangemaakt zijn en de gewenste output bevatten.
Uitleg hierover en over het oplossen van mogelijke fouten in het export-resultaat is te vinden in Het draaien van een test- of productie-export.
Productie-export uitvoeren
Zijn de gegevens uit de gegenereerde test-exportbestanden in orde? Draai dan vervolgens de productie-export. Uitleg hierover en over het oplossen van mogelijke fouten in het export-resultaat is te vinden in Het draaien van een test- of productie-export.
Het exportprofiel houdt een historie bij van eerder uitgedraaide gegevens. Als een productie-export wordt gestart, wordt deze export vastgelegd. Sommige gegevens worden bij een volgende export over dezelfde periode dan niet meer opnieuw uitgedraaid, zoals bijvoorbeeld declaraties. Bij een testexport wordt niets vastgelegd. Testexports kunnen dan ook zonder problemen vaker uitgedraaid worden, zonder dat dit gevolgen heeft.
Gegenereerde bestanden in SDB verwerken
De gegenereerde bestanden zijn te downloaden en in te lezen en te verwerken in het eigen SDB-roosterpakket.
Dienstverbandnummers: oude formaat vs nieuwe formaat
Binnen SDB Salaris is een wijziging doorgevoerd in de nummering van medewerkers. Omdat de medewerkernummers worden aangepast en het dienstverband hierin wordt verwerkt, veranderen de posities in het SALMUT-bestand. In Ons Administratie heb je nu de keuze om de dienstverbandnummers via dit nieuwe formaat of het oude formaat te exporteren.
Oude formaat
Oude formaat SDB Er werd gewerkt met maximaal 7 posities voor het nummeren van dienstverbanden. Als een werknemer twee of meer contracten bij dezelfde werkgever had, dan kwam dat onder twee verschillende nummers voor.
Voorbeeld voor een medewerker met personeelsnummer 3075 in SDB: 006080003075501 5 00 5700000#571800#0942000##
Nieuwe formaat
De werknemer heeft een maximaal 7-cijferig nummer voor zijn persoon. Ieder dienstverband krijgt een volgnummer van 1 positie, dat met een slash / aan het werknemernummer wordt toegevoegd. In de SDB-koppeling wordt een extra positie hiervoor gereserveerd. In totaal heb je dan maximaal 10 posities.
In de nieuwe situatie wordt het personeelsnummer in SDB: 3075/1. Dit wordt dan als volgt in het bestand weergegeven: 006080003075501 0100 5700000#571800#0942000##
