Voordat medewerkers kilometers kunnen registreren in de weekkaart, in Ons Vandaag of in het Medewerkerportaal, moet er een declaratiesoort aangemaakt worden. De instructies hiervoor zijn hieronder beschreven. Daarnaast moet er een instelling in de weekkaart gewijzigd worden om kilometers in de weekkaart te kunnen registreren. Zie hiervoor de handleiding over de configuratie van weekkaartprofielen.
In Ons Administratie is er een aanvullende functionaliteit beschikbaar waarmee de applicatie gemaakte kilometers automatisch berekent. Deze functionaliteit wordt nader omschreven in de handleiding automatische kilometerregistratie. Om kilometers op te kunnen geven in de applicatie, is het nodig dat hier een declaratiesoort voor aangemaakt wordt.
Declaratiesoort aanmaken
Ga naar .
Klik op Toevoegen nieuwe declaratiesoort.
Vul de diverse velden in naar keuze:
Voer een naam in.
Selecteer een begin- en einddatum (is optioneel).
Kies een pictogram.
Selecteer of de declaratiesoort als kilometers of als dag geldt.
Exportcode voor kilometers t/m 10 kilometer, of (indien voor dagen is gekozen) per dag.
Exportcode voor kilometers voor meer dan 10 kilometer.
Bedrag voor een kilometer t/m 10 kilometer, of (indien voor dagen is gekozen) per dag, in eurocent.
Bedrag voor een kilometer voor meer dan 10 kilometer in eurocent.
Voor het automatisch berekenen van de kilometerregistratie moet dit vinkje aangezet worden. Dit vinkje is alleen beschikbaar als de functionaliteit Automatische kilometerberekening is ingeschakeld.
Geef aan of de automatische kilometerberekening op basis van een auto- of fietsroute wordt uitgevoerd. Standaard staat de nieuwe declaratiesoort ingesteld op Auto.
Exportcode voor woon-werkverkeer. Als je hier een code invult wordt er tijdens het berekenen van de kilometers onderscheid gemaakt tussen de dienstkilometers en het woon-werkverkeer. Het woon-werkverkeer wordt vervolgens via deze aparte code geëxporteerd naar het salarispakket.
Bedrag voor woon-werkverkeer in centen
Vanaf versie 2026.7.0 kun je bij een kilometerdeclaratiesoort met automatische kilometerberekening het veld Maximum aantal woon-werk kilometers enkele reis invullen. Hiermee stel je het maximale aantal kilometers voor woon-werkverkeer per enkele reis in, bijvoorbeeld wanneer hiervoor in de cao een maximum geldt. Komt de automatisch berekende afstand boven dat maximum uit, dan wordt het aantal kilometers automatisch begrensd op de ingestelde limiet. Is er geen maximum van toepassing? Dan kun je dit veld leeg laten.
Wanneer de declaratiesoort van het type Dag is, heb je de mogelijkheid om het gelijktijdig berekenen van automatische kilometers uit te schakelen. Hiermee zorg je ervoor dat als iemand een dag heeft ingericht (denk aan Thuiswerkdag, Fietsdag) er niet ook nog automatische kilometers berekend kunnen worden op diezelfde dag.
