In dit artikel wordt omschreven hoe je cliëntpassen koppelt, passen inneemt, pasoverzichten bekijkt, een pastoekenning wijzigt, speciale passen instelt en een reeks passen toevoegt.
Een reeks passen toevoegen
Voordat een pas van een cliënt gekoppeld kan worden, moet eerst een reeks van passen beschikbaar zijn in het systeem. Dit is in principe een eenmalige actie.
Ga naar Beheer > iO-Hardware > Toevoegen (onder cliëntpassen).
Een reeks van pasnummers moet worden ingevoerd. Het nummer van de cliëntpassen staat op de achterkant van de passen. Klik tot slot op opslaan. De reeks passen is nu ingevoerd.
Pas koppelen aan cliënt
Zoek een cliënt op: onder tabblad algemeen is te zien dat de cliënt nog geen pas heeft. Klik hier op het plus icoon om een nieuwe pas toe te voegen.
Voer de gegevens in: selecteer de pas die aan deze cliënt gekoppeld moet worden en voer de datum en tijdstip in vanaf wanneer deze koppelen plaats moet vinden. Het kan namelijk zo zijn dat de pas al bij een cliënt aanwezig was en er al zorg geregistreerd is op de pas met het nummer, terwijl deze administratief nog niet aan deze cliënt was gekoppeld.
Klik op toekennen wanneer de gegevens kloppen.
Je ontvangt nu een bevestiging dat de pas is gekoppeld.
In het overzicht van de cliënt is nu te zien welke pas is gekoppeld.
Pas innemen van cliënt
Zoek cliënt op: onder tabblad algemeen is te zien welke pas gekoppeld is. Klik hier op Oude pas innemen.
Als een cliënt meerdere passen heeft, selecteer dan eerst het gewenste pasnummer dat ingenomen moet worden; er verschijnt in dat geval een dropdown-menu.
Voer de datum en het tijdstip in vanaf wanneer de pas niet meer aan de cliënt gekoppeld is. Klik hierna op vrijgeven.
Je ontvangt nu een bevestiging dat de pas is ingenomen.
Pasoverzicht bekijken
Het pasoverzicht vind je door te navigeren naar:
Door een pasnummer in te voeren, kan gezocht worden op een enkele pas.
Door een cliënt te selecteren, wordt de pas geselecteerd die aan de betreffende cliënt is gekoppeld.
Door in te voeren wat de status is, wordt een overzicht gegenereerd met alle passen met de betreffende status.
Door te klikken op zoek worden alle passen van de betreffende selectie weergegeven. Vanuit dit overzicht kan je door klikken op een pas om te zien aan welke cliënt deze pas gekoppeld is en gekoppeld is geweest.
Pastoekenning wijzigen
Het kan zijn dat een pas te vroeg of te laat aan een cliënt is gekoppeld, of dat de pas aan een andere cliënt moet worden gekoppeld. Dit kan aangepast worden via het pasoverzicht door het betreffende pasnummer op te zoeken.
Er zijn 3 manieren om de pas toekenning te wijzigen:
Alleen aan een andere cliënt koppelen. De datum/tijd is correct.
Alleen de datum/tijd aanpassen. Cliënt is correct.
Zowel cliënt als datum/tijd aanpassen.
Als er in de gekoppelde tijd registraties voorkomen, worden deze ook in het voorkomende geval overgezet naar de andere cliënt. Dit geldt echter alleen zolang als de registraties niet zijn gefiatteerd, dan is alleen handmatige correctie nog mogelijk.
Speciale passen instellen
Speciale passen worden gebruikt om tijd te registreren, anders dan cliëntentijd, zogeheten indirecte uren. Het kan bijvoorbeeld zijn om kantoortijd te registreren.
Ga naar Beheer > iO-hardware > Uitgeven (onder speciale passen).
Gegevens invoeren: Voer een nieuw of vrijgegeven pasnummer in en selecteer de gewenste indirecte uursoort. Klik vervolgens op uitgeven. Wanneer de medewerker de pas scant, zal de tijd op de betreffende uursoort geregistreerd worden.
Gebruik beëindigen: Het beëindigen van het gebruik van de speciale pas geschiedt via de optie Innemen (onder speciale passen). Dit wordt vastgelegd met de actuele datum/tijd. Wijzigen hiervan kan eventueel op de gewone manier via 'pas toekenning wijzigen'.
