Eerstelijnszorg: declareren of factureren via PM304

1. Maak een nieuw exportprofiel aan voor de PM304. Ga naar Beheer > Export en klik onderaan de lijst op Toevoegen.
   

2. Voer een naam in voor het exportprofiel.

3. Kies bij het type voor PM304.

4. Geef onderaan de datum op vanaf wanneer het profiel geldig moet zijn. 

5. Klik op Opslaan om het profiel op te slaan.

Met dit profiel worden standaard alle disciplines geëxporteerd. Dit kun je aanpassen door op het profiel te klikken en in de dropdown bij Discipline een keuze te maken. Je kunt dit bij dit profiel geen filters selecteren.

Vanaf 1 januari 2025 geldt de nieuwe standaard GDS801 voor het declareren van behandelingen. Dit betekent dat PM304 vanaf dat moment niet meer gebruikt kan worden voor behandelingen met een behandeldatum in 2025 of later. De behandeldatum binnen een traject bepaalt namelijk welke standaard van toepassing is:

• Behandelingen met een behandeldatum tot en met 31 december 2024 worden via PM304 gedeclareerd.
• Behandelingen met een behandeldatum vanaf 1 januari 2025 worden via de GDS801 gedeclareerd.

Het is dus vanaf 1 januari 2025 niet meer mogelijk om de PM304-export over maanden in 2025 te draaien. Het is in 2025 nog wel mogelijk om de PM304 te draaien over 2024, bijvoorbeeld voor correcties of nabetalingen. Als je de PM304 toch over 2025 draait, krijg je de volgende foutmelding te zien: Niet mogelijk om export te starten. De PM304 is afgesloten per 01-01-2025. Om eerstelijnszorg te declareren vanaf 01-01-2025 gebruik de GDS801. 

1. Ga naar Beheer > Export.
2. Zoek naar het exportprofiel dat is aangemaakt voor eerstelijnszorg (PM304). Bekijk de handleiding Eerstelijnszorg: configuratie van declaratie en facturatie voor meer informatie over het aanmaken van een exportprofiel.
3. Klik op Start export achter het exportprofiel. De opties voor de export worden weergegeven:
4. Selecteer het tijdsvenster, of het een test- of productie-export betreft en de boekingsdatum. Als de export ingepland moet worden, dan kun je dit invullen bij Uitvoeren op. De beschrijving van de export kan worden bewerkt. We adviseren om altijd eerst een test-export uit te voeren voordat je een productie-export uitvoert. Bij de test-export kun je de uitvallijst controleren en eventuele fouten herstellen voordat je de productie-export uitvoert. 
5. Kies voor welke debiteuren de export uitgevoerd moet worden. De debiteuren die rechts staan worden meegenomen in de export. Door op de bovenste twee pijltjes (>>) te klikken, selecteer je alle debiteuren in één keer.
6. Klik op de knop Start export

Zodra de export gereed is, zijn er minimaal 2 bestanden zichtbaar:

• PM304-exportbestanden (*.acs): Per verzekeraar (UZOVI-code) wordt één bestand gegenereerd.
• Een Excel-rapportage zichtbaar met daarin leesbare inhoud van de exportbestanden. 

Na het genereren van een export moeten de bestanden aangeleverd worden bij VeCoZo. Dit kan via de Berichtenbox of handmatig (download in dat geval het exportbestand en upload deze zelf bij VeCoZo). 

Om facturen naar cliënten te kunnen versturen, is het nodig om een handmatig factuurprofiel aan te maken. Zie daarvoor de handleiding Factuurprofiel- en sjabloon configureren. Het maken van een handmatig factuurprofiel werkt op dezelfde wijze. Kies als bron (te exporteren registraties) Eerstelijnszorg. Het selecteren van een filter is niet nodig.

Nadat de declaratie of factuur is gemaakt, en er worden wijzigingen gedaan in registraties van de betreffende periode, dan zullen deze mutaties als credit/debet worden behandeld. Om de mutaties te verwerken in de declaraties, is het nodig om te declareren met inbegrip van de oude periode. Alleen op die manier worden ook mutaties geëxporteerd.

Zodra de PM304-bestanden zijn aangeleverd, worden PM305-retourbestanden door de verzekeraar gemaakt. Deze worden vervolgens via VeCoZo beschikbaar gesteld en kunnen in de applicatie ingelezen worden via Beheer > Berichten inlezen. Deze berichten bevatten informatie over de status van de declaratie. Deze is geheel goedgekeurd, afgekeurd, of deels goedgekeurd. Hiermee is het proces vergelijkbaar met de AW319/AW320.Via het factuuroverzicht (Beheer > Facturatie > Factuuroverzicht > PM304 eerstelijnszorg) kun je het overzicht van declaraties per declaratieregel bekijken.

Deze afspraak is uitsluitend gemaakt met betrekking tot retourcode 0613 'Prestatie is niet (volledig) declarabel volgens de verzekeringsvoorwaarden'.

Als een regel met een afwijkend bedrag is goedgekeurd, dan is dit per regel te zien. In bovenstaand voorbeeld zie je dat bij cliënt B Atient de regel van 16,26 voor slechts 6,26 vergoed wordt. Door de regel aan te vinken en vervolgens op de knop Doorboeken naar cliënt te klikken, wordt het verschil (in dit geval 10,00) in het systeem aangegeven, zodat deze bij de eerstvolgende handmatige facturatierun aan de cliënt gefactureerd wordt.Het verschil kan ontstaan vanwege een verschil tussen het opgegeven tarief en het met de verzekeraar afgesproken tarief. Ook kan het verschil ontstaan als de verzekeraar een declaratie heeft ontvangen, maar waarbij de verzekeraar aangeeft dat de cliënt de factuur moet betalen. Als dat voor het volledige factuurbedrag het geval is, wordt 0,00 toegekend en moet het volledige bedrag op deze wijze bij de cliënt gefactureerd te worden.De geel gearceerde regel behoort tot dezelfde behandeling als de deels afgekeurde regel. In dit voorbeeld komt dit omdat producten PEZ-5000 en PEZ-5001 gelijktijdig onder dezelfde behandeling gedeclareerd worden. Hierdoor zijn voor deze regel geen verdere acties nodig.

Als een gedeeltelijke factuurregel naar de cliënt gefactureerd wordt, dan wordt er een pictogram van een cliënt met een verwijzingspijl voor de betreffende factuurregels weergegeven.

Voor een PM305-retourbericht binnen de PEZ is het mogelijk om de cliëntfacturen ongedaan te maken. Selecteer de juiste factuurregels en gebruik de knop Doorboeken naar cliënt ongedaan maken.