Benodigde autorisaties
Je hebt de taak Algemene instellingen beheren nodig om de kostenplaatsconfiguratie te kunnen doen (bestaande kostenplaatsen aanpassen en nieuwe toevoegen).
Je hebt de taak Organigram beheren nodig als je alleen kostenplaatsen binnen het organigram wilt toevoegen, wijzigen en verwijderen
Stappen
Er zijn een tweetal stappen die doorlopen moet worden.
De configuratie van de in de applicatie beschikbare kostenplaatsen.
Selectie van de kostenplaats in het locatiegram en organigram; de kostenplaatstoekenning.
Kostenplaatsconfiguratie
Navigatie en overzicht
Ga naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Kostenplaatsconfiguratie. Op deze plek zijn kostenplaatsen zichtbaar die in de applicatie te selecteren zijn.
Standaard zie je alleen de op dit moment actieve kostenplaatsen. Dat houdt in; de kostenplaatsen waarvan de begindatum voor vandaag liggen, en de einddatum na vandaag (of leeg) is. Kostenplaatsen die oorspronkelijk (voor versie 2022.8) aanwezig waren in de applicatie kennen een begindatum van 1-1-1970, tenzij dit handmatig is aangepast.
Configuratie
Je kunt een kostenplaats toevoegen via het plus-icoon, of een kostenplaats wijzigen met het wijzig-icoon.
Identificatienummer: Het identificatienummer van de kostenplaats. Deze wordt bijvoorbeeld gebruikt om de kostenplaats in externe paketten te herkennen.
Naam: Dit is de naam van de kostenplaats om de herkenbaarheid te vergroten.
Begin- en einddatum: Hier leg je de datums vast waarop deze kostenplaats in de applicatie toe te passen is. De begindatum moet gevuld zijn; de einddatum mag leeg blijven.
Je mag maar 1 kostenplaats met hetzelfde identificatienummer op een moment in tijd gebruiken. Je kunt dus niet twee kostenplaatsen hebben waarvan het identificatienummer 999 is, waarbij de datums (deels) overlappen. Je mag wel hetzelfde identificatienummer gebruiken als de datums niet overlappen.
Als een kostenplaats niet gebruikt dient te worden; geef dan een juiste einddatum hieraan mee. Verwijder de kostenplaats alleen als het een ongebruikte kostenplaats is die bijvoorbeeld foutief is ingevoerd.
Organigram of locatiegram instellen
In het locatiegram of organigram selecteer je een of meerdere kostenplaatsen voor een locatie of team. Ga naar Beheer > Instellingen > Organigram / Locatiegram.
Hier kun je meerdere kostenplaatsen selecteren, mits de datums waarop deze geldig zijn, niet overlappen. Als er niks wijzigt, dan selecteer je 1 kostenplaats. Als je de einddatum leeg laat, dan loopt de kostenplaatstoekenning oneindig door.
Voorbeeld meerdere kostenplaatsen
Vanwege wijzigingen in de organisatiestructuur wil je in 2023 een andere kostenplaats voor een locatie gebruiken dan in 2022. Je kunt dan bij Locatie A zowel Kostenplaats X als Kostenplaats Y configureren. Voeg beide kostenplaatsen toe, waarbij je voor kostenplaats X het hele jaar 2022 selecteert en voor kostenplaats Y heel 2023.
Afhankelijke processen
Let er op dat het maken van wijzigingen gevolgen heeft voor gekoppelde processen zoals financiële exports. Het met terugwerkende kracht wijzigen van de kostenplaats zal leiden tot credit- en debetregels.
Organigram
In het organigram zijn de volgende instellingen te maken:
Naam: De naam van de organisatorische eenheid (team).
Identificatie: 'Uniek' nummer wat je mee geeft aan de organisatorische eenheid.
Kostenplaatsnummer: Hier zijn de kostenplaatsten uit de configuratie te selecteren.
Kostenplaats is team van medewerker: Alle kosten die gemaakt worden, worden geboekt op het team van de medewerker.
Poolteam: Voor het instellen van een kostenplaats in combinatie met een poolteam is dit artikel opgesteld.
Handmatige keuze kostenplaats: Indien deze optie geselecteerd is, wordt er gekeken naar de journaliserings-instellingen. Zie ook: Diverse facturatie instellingen.
Kostenplaats op basis van cliëntlocatie: Indien deze optie is geselecteerd, worden de kosten op de locatie van de cliënt geboekt. Indien deze optie niet beschikbaar is; neem dan contact op met Nedap healthcare Support. De optie kan dan worden ingeschakeld.
Locatiegram
In het locatiegram is onder Toegekende kostenplaatsen de kostenplaatstoekenning te maken.
Kostenplaatsen per uursoort (poolteam)
Het is mogelijk om per indirecte uursoort ervoor te kiezen om de geregistreerde tijd daarvan altijd te boeken op het poolteam. Dat is handig wanneer je indirecte uren boekt op een dag dat je ook directe uren hebt gehad.
Zie voor meer informatie:
